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内定先へのメールの書き方のポイントと例文|挨拶/終わり方

更新日:2020年08月28日

内定後

内定先へのメールはどのように送るべきか不安はありませんか。ビジネスメールは一見難しく見えるかもしれませんが、基本的な流れやポイントを押さえてしまえばとても簡単です。今回は内定先へメールを送る際の基本的なルールをまとめました。

ビジネスメールでは署名を入れることが必須です。メールの一番下に名前や所属、連絡先を記載します。内定先へのメールには以下のような署名を付けましょう。 ----------------------------------- 氏名 ○○ ○○ 所属 ○○大学 ○○学科 電話 ×××-×××-××× mail  △△@△△.com -----------------------------------

内定先へのメールの内容別の注意点

ここまで見てきたとおり、ビジネスメールでは基本的なメールの書き方が一通り決まっています。次は、内定先へメールを送る際のポイントを内容別に見ていきましょう。

返信

内的先とのメールのやり取りは基本的に、自分の返信で終わるようにします。このように内定先には常に丁寧な対応を心がけましょう。 また、その際、内定先の担当者から示された日時や場所などの重要な情報がある場合は、了解の意思だけでなく「内定式の集合は、○月×日に△△ホールということで承知いたしました。」などと内容を繰り返して返信しましょう。このようにすると丁寧な印象になるだけでなく、お互いの認識にずれがないことを確認することにも繋がります。 もちろん、内定先からの内容が「承知いたしました。よろしくお願いいたします。」といった短文で、それ以上返信しようがない場合には、無理に返信を送る必要はありません。ケースバイケースで対応しましょう。

質問

内定先へ何か質問がある場合は、謙虚な姿勢でメールを送りましょう。具体的には、「仕事が忙しいなか、自分の質問に答える時間を割いていただく」という意識をもち、それをメールでも表現すべきだということです。 例えば、挨拶を書き終わったところで「お忙しいところ、失礼いたします。」「お忙しいところ大変恐縮ですが、」など前置きになる言いまわしを使うと、その姿勢がよく伝わります。メールの結び部分でも、この言いまわしを再度使うのが有効です。

年賀

年末年始が近づいてくると、内定先へ挨拶をしたほうがよいか迷う場合もあるでしょう。基本的には、内定先へわざわざ挨拶をする必要はないでしょう。その理由は、会社は年末年始は何かと忙しく手一杯になる状況が多く、内定者からきた挨拶に対応する時間を現実的になかなかとれないことが多いからです。 もちろん内定先へきちんと挨拶をすることは正しいことであり、挨拶を受けた内定先からも丁寧でしっかりした人物だという印象が強くなるでしょう。ただ、内定先は内定者から挨拶があるかどうかをいちいち気にしているわけではないため、「挨拶をしなければならないのだろうか?どんな挨拶をしたらいいのだろう」と悩むような場合には、挨拶をしなくても何の問題もありません。

研修参加

内定先から研修についての連絡があった場合は、すぐに内容を確認してなるべく早く返信をするようにしましょう。返信期限の記載があり、その期間が長い場合でも重要なメールへの返信は早いに越したことはありません。社会人になると連絡が速い人はそれだけで高評価を得られる場合もあります。

メールアドレス変更通知

メールアドレスに変更があった場合は早急に内定先に連絡をします。この場合は新しいメールアドレスからメールを送信し、タイトルの先頭部分にあなたの名前を記載するとよいでしょう。仮にメールを送って1週間以上たっても内定先から返信がない場合、内定先であなたのメールが見落とされている可能性があるため、電話連絡をしてメールアドレス変更が伝わっているか確認しましょう。 また、メールアドレスに限らず、履歴書などに記載した内容に変更があった場合は、同様にすぐに連絡をしなければなりません。

お礼メール

内定の連絡を受けたとき、内定期間中の研修がおわったときなど、内定先へお礼のメールを送る機会は多くあります。お礼メールでは「ありがとうございました」という文言のほかに、具体的な自分の考えを添えると印象がさらにアップします。 例えば、研修のお礼の場合は「その研修で自分がどのように成長できたか」などを書くといいでしょう。ただし、あまり長くならないよう簡潔に述べることが大切です。 また、お礼のメールは必ずすぐ送るようにしましょう。少し時間が空いてしまうと、少しルーズな印象を与えてしまうかもしれません。とはいえ、お礼のメールは必須のものです。少し期間が空いてしまった場合は、お礼のメールが遅くなった背景を「学業で忙しかった」などなるべく具体的に挨拶部分に混ぜるとよいでしょう。

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初回公開日:2018年01月04日

記載されている内容は2018年01月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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