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ビジネスメールでの質問の書き方の注意点と例文|件名/締め・就活

初回公開日:2018年01月30日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2018年01月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

ビジネスメールで質問をする際には適切な書き方と注意点があり、社会人が特に気を付けなければいけないです。ビジネスメール一つで自分自身や自分が所属している印象を変える事になってくるため、ビジネスメールを書く事に慣れていない人がいれば今の内に練習しておくと良いです。

メールをする事に関して

社会に出て仕事をしていくと他の会社の人とメールのやり取りをする事がかなり多くなるため、前もって正しいメールの仕方を熟知しておかなければいけないです。その理由としてはメールのやり取りを適切にできなければ相手の印象を悪くして、自分が所属している会社のイメージまで変えてしまう可能性があるからです。 もしこれから社会に出る人がいれば、メールのやり取りだけでも一人前にできるように何回も練習すると適当です。実際に正しいメールの仕方は練習すれば習得する事ができるため、あまり心配し過ぎなくても良いです。したがってこれから社会に出る人は現段階で正しいメールの仕方を身に付けていなくても、少しずつ自分の手でやっていけば大丈夫です。

メールがどこまで重要か

社会で働くにはメールがとても重要ですので、決してメールを甘く見ない方が良いです。それはやはり社内や社外に関わらず、メールのやり取りは必須になっており、適切に使う事ができなければ社会人として上手くやっていけないからです。そうは言っても改善していけば適切にメールを扱えるようになるから、心配する必要性は無いです。 それに最近では適切なメールの作成の仕方もインターネットや書籍で探せば出てくるため、それらを使用すれば大丈夫です。だからメールが苦手な人であってもメールのやり取りは上達する~から、積極的に取り組んでいけば良いです。

ビジネスメールでの質問の書き方の注意点と例文

ビジネスメールで質問をする時には、どういう書き方をすれば良いかに注意しなければいけないです。それはやはり適切な書き方をしないと相手に失礼な態度を取ってしまう事になり、関係が悪化する可能性があるからです。そうなると関係の修復も難しくなるため、ビジネスメールで質問をする際の適切な書き方を前もって理解しておくべきです。 実際にビジネスメールでの質問の書き方の注意点を知ったとしても最初の段階だとそう簡単に実践する事は困難だから、例文を参考にする方が良いです。その理由としては例文を見れば、どういう風に書くと適切かを自分の目で理解できて、直に学ぶ事ができるためです。したがって例文も参考にして、質問の正しい書き方を習得するべきです。

件名

ビジネスメールでの質問をする際の件名の書き方に関しては無題にするのではなく、質問に絡めた内容にするべきです。なぜならそのメールを受け取った相手も無題だと実際に読まなければ何の内容かがわからなく、手間がかかるためです。相手になるべく手間をかけさせないためにも、特に件名は大事になってきます。 実際に勤めている人は普段から多くの業務をこなさなければいけないため、非常に時間が惜しくなっています。一分一秒無駄にする事はできないから、ビジネスメールを読む時も意識的に早く読もうとしています。その際に無題だと何の用件かがわからず、質問である事を理解するまでにも時間がかかってしまうため件名は無ければいけないです。 したがって件名があるかどうかで相手に与える印象や相手の時間をどれだけ取らせるかが変わってしまうため、ビジネスメールで質問を送る際には件名には充分に気を遣うべきです。

締め

ビジネスメールでの質問をした時の締めの書き方は、「この質問のご回答よろしくお願いします」や「恐縮ですが、ご回答いただければ助かります」などにすれば良いです。特に質問の回答をお願いする側の人は、なるべく相手に対して敬意を払わなければいけないです。だから締めに何を書くかについても充分に気を付けるべきです。 ビジネスメールにはただ単に質問の内容だけを書くのではなく、相手に対しての経緯を払う音やお礼を伝える事もかなり大切になってくるためどういう書き方をすれば適当かを前もって理解しておく必要があります。そうすれば実際に自分がビジネスメールで質問を書く際になったとしても大丈夫で、適切な内容を書く事ができます。

社内

ビジネスメールでの質問を社内の人に送る時の書き方の注意点はもし知っている顔の人だとしても一社会人として接するようにして、社外の人に送る形式と同じにする事です。それはやはり質問を受ける側も丁寧な言葉遣いをされていなければ質問に答える気も無くなり、積極的に協力する事はできなくなるからです。 実際に「○○についてご教示いただければ幸いです」や「○○の事を教えていただけませんか」などの言葉で質問をすれば快く快諾してくれて、自分の知りたい事を教えてくれます。だから社内の人であったとしても礼儀を忘れないようにして、適切な言葉を使用していくべきです。

就活で企業にメールで質問するときのマナー

就活をしている学生は特に企業にメールで質問をする時が多くなってくるため、その場合にどういう質問を送れば良いかについての適切なマナーを学んでおくべきです。それはやはり相手企業側としてはメールのやり取りをしっかりとできるかも見ていて、本当に自分の企業に欲しい人材かを見ているからです。 メールで質問をする際に少しでもマナーを守れていなければ、マナーを全然守れない学生と判断されてしまう可能性があるから充分に気を付けるべきです。だから相手企業にメールを送る機会がある際には前もって適切なマナーを身に付けておき、メールで相手企業の印象を下げさせないようにする事が大切になってきます。

件名

就活で企業にメールで質問する時の件名に関しては質問の事を書けば良いのだけれど、なるべくコンパクトに纏める事です。それはやはり件名が長いとメールを読む側としても大変で、良い印象をあまり受けないためです。そうなってしまうと就活を進める中で支障をきたす事も出てくるため、件名の長さについては注意する方が良いです。 特に件名については相手に何の用件でメールを送ったかがわかれば良いため、そんなに深く考える必要は無いです。そうは言ってもただ単に文章を連ねると長くなってしまうから、いらない所は省くべきです。それを繰り返していけば自然に文章がコンパクトに纏まり、相手に実際にメールを送ったとしても迷惑をかけなくても済みます。

締め

就活で企業にメールで質問する時の締めの言葉に関しては「どうぞよろしくお願いいたします」や「恐縮ですが、ご回答をいただければ助かります」を書けば良いです。実際にメールの最後に一文加えるだけでも印象が違ってくるため、締めの言葉を付け加えてみると良いです。そうすれば相手も質問に快く応えてくれて、自分が疑問に感じていた事を解決できます。 就活をしている学生にとっては締めにどういう言葉を使えば良いかは中々難しい部分になってくるのだけれど、そういう時にはビジネスメールの書き方を参考にするべきです。ビジネスメールの書き方であれば相手の印象を下げる事はほとんど無く、安心だからです。

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