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企業への返信メールの正しい書き方とマナー・ベストなタイミング

初回公開日:2018年01月25日

更新日:2018年12月13日

記載されている内容は2018年01月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

就活では企業からメールが送られてくることも多く、それに対して上手に返信しなければなりません。企業からのメールの返信も評価されていますし、正しいマナーを守ってメールに返信することが大切です。今回は企業からのメールへの返信マナーなどをご紹介します。

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企業への返信メールの書き方とポイントは?

企業への返信メールの書き方とポイントは?

就活では企業からメールが送られてくることも多く、それに対して返信しなければならないことも多いです。就活中は面接だけではなく、企業からのメールの返信なども評価の対象になっていますので、高評価を得るためには正しいメールマナーを身に付けておかなければなりません。 企業からのメールに正しく返信できていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になってしまいます。就活をより有利に進めていくためには、正しいメールマナーを身に付けるのは必須のことであり、企業からのメールにいかに上手に返信できるかが重要になります。 企業からのメールに返信して好印象を与えるためには、さまざまなポイントがあります。正しいメールの書き方などを知って、企業に好印象を与えていきましょう。

新卒

新卒

就活で求められるメールマナーはビジネスマナーに照らし合わせたものですので、社会人として正しいマナーを守って企業からのメールにも返信しなければなりません。そのため新卒の就活でも社会人と同じレベルでマナーを守ってメールを送らなければなりませんが、必ずしもすべてのマナーが守れていなければならないわけではありません。 企業の人も就活生がメールに慣れていないことは分かってしますし、最低限のマナーさえ守れていれば、返信メールでもマイナスの印象を与えることはそれほど多くはありません。最低限のメールマナーは身に付けておかなければなりませんが、それ以外に関しては言葉遣いなどを丁寧にすることを心がけていれば大丈夫です。 返信メールのマナーも学びながら、言葉遣いには特に注意して、企業に丁寧な印象を与えられるように工夫しましょう。

転職

新卒の就活の場合は、ある程度のミスは許されますが、転職の場合は細かい点まで正しくメールマナーを守って、企業のメールに返信しなければなりません。ビジネスマンにとってメールのマナーは必須のものですし、メールのスキルがなければ効率的に仕事を進めることはできません。 デキるビジネスマンとデキないビジネスマンの違いはメールに表れると考えられることも多いですし、細部までこだわって企業のメールには返信する必要があります。メールマナーが身に付いていることは大前提として考えられますので、できていない場合のみマイナスの評価となります。 転職の返信メールで企業に好印象を与えるためには、プラスアルファの工夫が必要です。マナーをしっかり守った上で、企業を気遣う言葉などを含めてメールを返信していきましょう。

好印象を与える企業への返信メールの書き方のポイントと例文は?

好印象を与える企業への返信メールの書き方のポイントと例文は?

就活中は企業とメールでやりとりをする機会も多く、メールマナーも評価の対象として見られていますが、ただ事務的なやりとりを捉えて企業とメールをしている人は多いです。企業とのメールはお互いに用件さえ伝わればいいので、事務的に済ませても問題ありませんが、それでは好印象を与えることはできません。 事務的なメールではマイナスの印象を与えることはなくても、プラスに働くこともなく、選考を有利に進めることもできませんので、少しでも有利に進めるためには企業への返信メールで好印象を与えることが大切です。 返信メールは正しいメールマナーで送ることに加え、細かい気遣いを見せることで、好印象を与えることができます。メールのやりとりで企業に好印象を与え、就活をより有利に進めていきましょう。

件名

企業からのメールに返信するときには、件名にも注意が必要です。ビジネスメールでは件名も重要視されており、件名は必ず付けてメールを送信しなければなりません。件名のないメールは失礼ですし、件名がないことで企業でも何のメールか分からず、対処に困ってしまう場合もあります。 企業を困らせないためにも正しい件名を付けることが大切であり、件名は簡潔に記すことが大切です。面接の案内への返信であれば、「面接の件について」など、内容を簡潔にしたものを件名に記しましょう。 また返信の場合は、企業が送ってきたメールの件名を変えず、そのまま使用するのもおすすめです。そのまま使用していれば、何のメールかも分かりやすいですし、返信メールであることがすぐにわかるので企業でも対処がしやすくなります。

宛先

宛先

企業からのメールに返信する場合は、いきなり本題を切り出すのはマナー違反です。これは就活だけではなく、ビジネスメール全般に言えることであり、最初に必ず宛先を記さなければなりません。 企業のアドレスにメールを送っている以上、企業外の人が見ることはありませんが、企業にはさまざまな人がいますし、一つのアドレスを共有して使用していることも少なくありません。そのため誰宛てに出されたメールか分からなければ、企業でも対処が難しくなる場合も多いです。 宛先として必要なのは企業名、部署名、わかる場合は担当者名です。担当者名は絶対ではありませんので、分からない場合は省略しても構いません。担当者個人に対して送る場合は、必ず個人名まで記しましょう。

宛名

企業へのメールでは宛先を明記するだけではなく、宛名についても記入しておかなければなりません。誰宛てに出されたものかがわかることも大切ですが、それだけではなく、誰が出したメールなのかがわかることも大切です。 宛先が分かっても誰が出したものか分からなければ対処のしようがない場合もありますし、場合によっては迷惑メールと判断され削除されてしまう可能性もあります。企業へメールをするときには、差出人名を明記することが大切ですので、自身の名前は必ず記しておきましょう。 また新卒の就活の場合は、氏名だけではなく、大学名、学部名、学科名などまで記入することが大切です。どこの大学、学部、学科に所属しているのかを書き、さらに個人名を明記しましょう。

挨拶

挨拶

企業へのメールでは挨拶文を含めて送ることも大切であり、挨拶がなくいきなり本題に入ってしまうとマナー違反になります。挨拶はいわば本題に向けての導入の部分でもありますので、企業へメールをするときは必ず含めるようにしましょう。 またこれは就活だけではなく、ビジネスでも同じことが言えますので、就職後も忘れないようにしなければなりません。企業へのメールでの挨拶としてはさまざまなフレーズが考えられますが、汎用性が高くおすすめなのは「お世話になっております」です。 これは初めてメールをするときでも使用できますし、さまざまなシーンで使用することができます。「いつもお世話になっております」、「いつも大変お世話になっております」など、より丁寧にすることもできますので、シーンに合わせて上手に使い分けていきましょう。

署名

企業へのメールに返信する場合は、メールの最後には署名をつけなければなりません。署名は単に個人名を記しただけのものではなく、個人名や大学名、学部、学科名の他に、住所や電話番号、メールアドレスなどの連絡先までを記します。 これは就活だけではなく、ビジネスメールでも必要ですし、返信だけではなく、自身から企業へメールを送信する場合にも必要です。署名はメールの機能に保存しておけば、返信時に自動的につけることもできますので、事前にテンプレートを作成しておくのがおすすめです。 また就活中に使用していたものでも、一部をいじればそのまま就職後にも使用できます。企業のメールに返信する際は署名を付けるのは忘れがちですので、自動で付けるように設定しておきましょう。

書き出し

書き出し

企業からのメールに返信する場合には、書き出しにも注意を払う必要があります。書き出しからいきなり本題に入るのは失礼ですので、最初は企業の宛先を明記し、その後に宛名を記して差出人が誰であるかを明記します。 またこの際に挨拶文も含める必要があり、挨拶文+自己紹介が正しい書き出しとなります。返信メールでは書き出しで宛先を明記しますが、企業への宛先を記入すれば、必ず改行してから宛名を記しましょう。 返信メールでは読みやすさも大切ですので、情報がごちゃごちゃしないように適宜改行しておくことが大切です。また書き出しで間違えやすいのが、企業への宛先の敬称です。最終的な送り先によって御中となるのか様となるのかは違いますので、間違えないよう注意しましょう。

締め

企業からのメールに返信する場合のメールの構成としては、宛先や宛名、挨拶などの導入、本文、締めの挨拶となります。本文だけで終わらせてしまうのは印象がよくありませんので、最後には必ず締めの挨拶を含めましょう。 締めの挨拶に関しては、企業からのどのメールに返信するかによって異なります。お礼のメールであれば、取り急ぎお礼を伝えたく、メールを差し上げました、などになりますし、何のメールに返信するかでフレーズは違います。 返信する内容に合わせて締めの挨拶を使い分けることが大切ですが、定型表現もありますので、それを使用するのもおすすめです。締めの挨拶では「貴社ますますご清栄を祈念しております」などが定型表現になりますので、迷ったときはそれを使用しましょう。

ケース別企業への返信メールの文例は?

ケース別企業への返信メールの文例は?

就活では企業からのメールに返信する機会も多いですが、返信する内容はさまざまです。企業からはさまざまなメールが送られてきますし、それに合わせて返信メールの内容も変えていかなければなりません。 返信メールはテンプレートはあるものの、すべての場合で使用できるわけではありませんので、企業からのメールの内容をよく読み、それに合わせて返信していくことが大切です。メールのマナーがきちんと守れていないのは当然NGですが、メールのマナーが守れていたとしても、企業からのメールの内容と返信の内容が正しくかみ合っていなければ意味はありません。 企業からのメールには内容に合わせて正しく返信することが大切ですので、ケース別の返信メールの文例などを知っておきましょう。

お礼

お礼

企業にお礼のメールを返信する場合に最も重要なのはお礼の気持ちを伝えること、そして今後の抱負を伝えることです。単にお礼の気持ちを述べるだけでは印象が薄いので、今後の抱負も伝えて、企業の志望度の高さや仕事への熱意の高さなどをアピールすることが大切です。 また単にお礼の言葉を述べるだけでは気持ちは伝わりませんので、詳細な感想を伝えて送ることが大切です。面接のお礼のメールを返信する場合であれば、「面接をして頂こありがとうございました。面接中の○○様の○○というお話が大変印象に残り~」などのように具体例を挙げて感謝の気持ちを伝えることが大切です。 漠然とお礼の言葉を並べるだけではなく、できるだけ具体的に感謝を伝えていきましょう。

確認

企業からのメールに対して、何らかの確認を行うために返信する場合は、疑問点を正しく書くことが大切です。説明会の開催日時などについての確認であれば、「説明会では〇時より開催となっておりますが、場所は御社の企業内でしょうか?それとも外部の会場でしょうか?お忙しい中、大変恐縮ではございますが、ご回答よろしくお願いします。」など疑問点を明確にしておきましょう。 また確認のメールであっても、企業に手間をかけさせることは確かですので、企業を気遣う言葉を含めることが大切です。確認のメールに返信してもらうのは当たり前のことではありませんので、必ず企業を気遣う言葉を含めて、丁寧な印象を与えて高評価を獲得していきましょう。

企業からの案内メールへの返信の書き方と例文は?

企業からの案内メールへの返信の書き方と例文は?

企業からの送られてくるメールにはさまざまな種類がありますが、就活中で多いのが、面接や説明会などの案内のメールです。これらの案内メールは送られてきた時点で参加が決定していますので、必ずしも返信しなければならないわけではありません。 返信をしないからといって、マイナスの印象を与えることはありませんし、返信をする暇がなければ無理に返信する必要はないでしょう。案内メールは返信は必須ではありませんが、返信しておくことで好印象を与えることができる場合もあります。 また参加日が複数指定されている場合などは、参加を確定させるために返信をしなければなりません。就活中は案内メールをもらうことが多いので、好印象を与えるためにも上手な返信の方法を知っておきましょう。

会社説明会

会社説明会

○○株式会社人事部御中 いつもお世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。この度は会社説明会のご案内を頂き、誠にありがとうございます。〇月〇日の〇時より、御社で行われるものについて参加したいと考えております。会社説明会を通じて多くのことを学びたいと考えておりますので、当日はよろしくお願いします。末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。 会社説明会の案内メールでは、いつのどこで行われる説明会に参加するのかを明記し、説明会への意気込みを伝えることが大切です。これは企業から日程が指定されている場合でも同じですので、指定されている場合も繰り返し参加日時を記し、間違いのないように伝えていきましょう。

面接

○○株式会社人事部御中 いつもお世話になっております。〇月〇日の〇時より面接のお約束を頂いております、○○大学商学部の○○と申します。この度はお忙しいところ、面接のご機会を頂き、誠にありがとうございます。面接に向けてさらに努力を重ね、本番で実力を発揮できるよう準備を進めて参りたいと考えておりますので、当日はよろしくお願いします。末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。 面接の案内に返信する場合も、いつの面接に参加するかを伝えることが大切です。面接をしてもらうことへのお礼と当日への意気込みや抱負を記して、面接へのやる気の高さをアピールしていきましょう。

企業へ返信メールを送る際のマナーは?

企業へ返信メールを送る際のマナーは?

企業へ返信メールを送る場合には、さまざまなことに気をつけなければなりませんが、まずは最低限のマナーを守ることが大切です。基本的なメールのマナーが守れていなければ、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いですし、選考でも不利になってしまいます。 選考でどれだけ高評価を与えることができても、メールのマナー次第ではマイナスの評価となってしまいますので注意が必要です。メールの返信マナーは就活中だけではなく、就職後にも役立つものですし、身に付けておくことで得らえるメリットは大きいです。 就活は就職後に向けての準備の期間でもありますし、社会人に向けてのスキルを身に付けることも大切です。企業へのメールの返信マナーを身に付けて、就活を上手に進めていきましょう。

いつまでに送るか

企業へのメールに返信する場合は、いつまでに送るかということも大切です。企業からメールがくればいつでも返信していいわけではなく、基本的には24時間以内に返信することが大切です。メールの返信は早ければ早いほど印象が良くなりますし、企業への優先度の高さも伝わり好印象です。 反対にメールの返信が遅くなければ企業への優先度が低いと判断されてしまい、マイナスの印象を与えてしまいますので注意しましょう。メールの返信は早いに越したことはありませんので、就活中はこまめにメールをチェックしておくことが大切です。 メールの返信が遅れてしまった場合は、謝罪の気持ちを伝えてから返信することが大切です。

ベストなタイミング

ベストなタイミング

企業からのメールはできるだけ早く返信することが大切ですが、返信する時間帯にも注意が必要です。メールは自身の都合でいつでも返信することができますが、深夜や早朝などの非常識な時間ではマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。 深夜に企業からのメールに気づいたとしても、すぐに返信するのではなく、翌日になるのを待ってから返信するのが無難でしょう。返信のベストなタイミングとしては、午前中から日中にかけてです。 メールチェックの時間は人によって違いますが、始業後すぐに行われる場合が多いですし、日中でも確認することは多いです。企業への返信は午前中の時間を意識しておきましょう。

メールが遅れる場合

企業へのメールの返信が遅れてしまう場合は、謝罪の気持ちを伝えてから本題に移ることが大切ですが、あまりに遅れてしまった場合は、メールによっては返信しない方がいい場合もあります。 返信が必須のものであれば、どれだけ遅くなっても返信しなければなりませんが、お礼の気持ちを伝えるメールなど必須でない場合は、時間が経過してから送るとマイナスの印象を与える可能性があります。 お礼メールは必ずしも必要なものではなく、送らないからといってマイナスの印象を与えることはありません。送信が遅いことで、企業への優先度の低さを露呈させることにもなりかねませんので、返信が遅れた場合は不要なメールに関しては送らない方が無難でしょう。

企業からのメールを引用して返信

企業からのメールに返信する場合は、企業から送られてきたメールの本文を全文引用して返信することが大切です。返信メールでは何に対しての返信なのかがわかるようにしておく必要がありますので、本文を引用しておくことで、返信の目的を明確にすることができます。 また引用して本文を確認しながら返信文を考えることで、伝えるべき内容を間違う心配も減ります。連絡ミスなどを防ぐためにも、企業からのメールは全文引用してから返信するようにしましょう。

企業への返信メールで好印象を勝ち取ろう

企業への返信メールで好印象を勝ち取ろう

企業への返信メールのマナーや例文などを紹介しましたが、就活ではメールのマナーも評価の対象となっていますので注意が必要です。メールのマナーが身に付いていなければ選考でも不利になってしまいますし、就職後も困ってしまうことが多いです。 企業のメールに上手に返信することで、好印象を与え、選考でも有利になりますので、正しいメールマナーを身に付けて、就活をスムーズに進めていきましょう。

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