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覚書の雛形とポイント|反社会的勢力排除/不動産取引契約の注意点

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「覚書」の書き方、書く時のポイント、目的別にどのような覚書があるのかを紹介して、その覚書の書くべき内容についてまとめました。雛形もいくつか紹介しています。ビジネスシーンに必要な覚書の書き方を、わかりやすく解説しています。

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覚書の雛形とポイント

覚書の雛形とポイント

ビジネスの場で、企業間または企業と個人の間で、契約が結ばれる前に「覚書」が作成されることがあります。また契約内容を確認するためだけの書類ではなくて、契約書として効力を持つこともあるのが「覚書」です。 ビジネスシーンでは欠かせない書類ですが、いざ作成しようと思うと簡単にはいきません。「覚書」は当事者同士で交わされる約束の証ですから、双方にとって大切な書類です。 この記事では「覚書」について解説して、書くためのポイントとその雛形をご紹介します。また状況別の覚書の書き方も紹介しますので、あらゆるシーンで役に立つでしょう。

覚書とは

「覚書」の元々の意味は、必要な事柄を忘れないように書き留めた書きつけのことで、簡単に言えば、メモのことです。しかし、企業間で交わされる「覚書」は、この意味よりも、もう少し重い意味になります。 企業間で契約を交わす前に、契約事項や内容を整理するために、この書類が作成されます。契約を締結させるために必要な事項を文書にしてまとめたのが「覚書」ですから、当事者双方の合意が必要です。 「覚書」は、書式や形式としては契約書に近いものと考えられていますので、当事者がそれぞれ署名(又は記名)捺印して、各自1通づつ所持します。そして、すでに作成した契約書の内容を変更したり、変更事項があればそれを足す際にも用いられることがあります。そのため「覚書」は契約書の補助的書類ではありますが、それと同時に、一般的に法的な効力を持つ書類とも考えられています。

「覚書」は「契約書」となにが違うのか

「契約書」は、当事者双方が、契約する内容を行使するための権利を行使するために交わされる書類です。「契約書」に記された内容は、必ず行使されなくてはいけません。 ところで「契約書」というと硬さが感じられると思われる場合、「覚書」が作成されます。 「覚書」といっても、契約の際に確認された契約事項をただ書き留めることだけにとどまりません。その内容がしっかりしていれば、「契約書」と何も変わりがありませので、「覚書」に記載された権利は行使することができますし、また義務も果たさなければなりません。 ただ「上記の事柄を行使するよう努力する」という条項が添えられることが多いため、その場合は、契約事項を強制されることはありません。

覚書のポイント

覚書のポイント

「覚書」では、必ず記載されるべき文言や項目があります。それには5つあります。 1.日付け 2.合意内容 3.文頭には、甲ОΟОΟΟと乙ОΟОΟΟは以下の事項に関して合意、確認、または承認したたという一文。 4.当事者双方の署名捺印 上記の事項がすべて記載されて、それぞれが一通を所持することになります。 2の合意内容ですが、その詳細は、契約書に倣った項目順で記載されて、期日や条件を明白にします。努力目標があれば、それもはっきりと明記します。一番のポイントは、「覚書」では、あいまいな表現を排除することです。あいまいな表現があると、後々契約内容を行使するときに、当事者間で解釈の違いが生まれて、問題になる可能性があるからです。 では、契約を合意したときに交わされる覚書の雛形を紹介します。

覚書の雛形(契約合意の場合)

【一般的な覚書の雛形】 覚書 甲○○○と乙○○○は、以下の事項に関して合意した 。 〔合意内容の詳細〕 以上をもって、合意した証として、本書面を2通作成し、甲乙署名捺印の上、各々1通を所持する 。 平成○年○月○日 甲 住 所 会社名 役職 氏名______印 (自署又は記名/捺印) 乙 住 所 会社名 役職 氏名______印 (自署又は記名/捺印) 以上

反社会的勢力の排除条項に関する覚書の雛形と注意点

反社会的勢力の排除条項に関する覚書の雛形と注意点

企業は反社会的勢力、つまり暴力団と関わるべきではないと、政府は平成19年6月19日に犯罪対策閣僚会議幹事会で公表しました。また平成22年以降から、すべての都道府県で、暴力団排除条例が制定されています。 こうした動きを受けて、新規契約をする際に、契約を交わす当事者同士が、反社会的勢力とは関わりをもたない旨を記した覚書を交わし、それは反社会的勢力の排除条項に関する覚書と呼ばれています。

反社会的勢力の排除条項に関する覚書の注意点

反社会的勢力の排除条項に関する覚書を作成する場合の注意点は、二つあります。 1つは、契約の当事者双方が、反社会的勢力ではないことを表明することです。もう1つは、反社会的勢力であることが判明した場合には、該当当事者に対し無条件で契約を解約できることです。 では、この覚書の雛形を紹介しましょう。ただしこの雛形には考えられるすべての契約事項はかかれていませんので、どのような契約事項にするかは、当事者同士で吟味してから記載するようにしてください。

反社会的勢力の排除条項に関する覚書の雛形

【雛形】反社会的勢力の排除に関する覚書 ○○(以下甲という)と○○(以下乙という)は、甲乙間で締結済みまたは将来締結する一切の契約(以下、これを本契約と呼ぶ)に関して、以下のとおり覚書を締結する。 1.甲および乙は、それぞれの相手方に対し、次の各号の事項を確約する。 (1) 自らが、暴力団、暴力団員、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋、社会運動標ぼうゴ口、特殊知能暴力集団等(以上を一括して以下、「反社会的勢力」という。)ではないこと (2)自らは、第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的で、反社会的勢力を利用していると認められる関係を有しないこと (以下、確約内容を記載する) 2.甲または乙一方について、上記に該当した場合、本契約を解除する。 本覚書成立の証として本書2通を作成し、甲、乙記名捺印のうえ各1通を保有する。 ××年×月×日 甲○○ 捺印 乙○○ 捺印

不動産に関する覚書の雛形と注意点

不動産に関する覚書の雛形と注意点

収益物件の運用で、入居者などと交わされる覚書は、当事者同士が、その物件に関して交わされる確認事項を記載した書類です。入居当時に交わされた契約内容の変更や、退去時に原状回復するための費用についてなど、さまざまな覚書が交わされます。 また、地主と交わされる覚書ならば、近隣住民との境界線の問題や月ぎめ駐車場に関する契約などで、利用者と話し合いが行われて、それを覚書として残します。 覚書作成の注意点は、確約される内容を明確に明記すること。当事者それぞれの署名と捺印がなされて、日付を記入。そして必ず二通作成されて、当事者が各一通所持することです。 不動産に関する覚書なら、下記のような雛形がいいでしょう。

不動産に関する覚書の雛形

【不動産に関する覚書の雛形】 ○○に関する覚書 ○○に関して、甲△△と乙△△は、下記のとおり合意する。 〔合意内容の詳細〕 本覚書に記されていない事項については、民法やその他の法令及び、商習慣などに従い、両当事者協議の上で取り決めを行うものする。 その証として本書2通を作成し、署名押印の上、各々その1通を保有するものとする。 ××年××月××日 甲○○ 署名・捺印 乙○○ 署名・捺印

覚書の内容別の注意点

覚書の内容別の注意点

社名変更

取引先の企業が社名を変更した場合に、登記簿上で、その法人が同一の企業だと一致すれば、すでに交わされた契約の効力はそのまま維持されます。つまり、社名を変更する前は、旧社名で契約を交わしていましたが、社名変更後、新しい社名で契約書類を交わしても、それぞれの契約内容は守られます。 しかし実際の取引きでは、相手との関係を考慮して、覚書が交わされることがあります。取引相手が、覚書や契約書類上の社名を統一したいという要望があれば、新社名を記載した書類を作り直す必要があるでしょう。 またすでに交わされた覚書または契約書に、「社名変更時は契約をし直す」という条項が盛り込まれていたら、覚書は新しく作成されなくてはなりません。 社名変更により、覚書の作り直しが求められた場合は、臨機応変に対処しましょう。 すでに明示した一般的な覚書の雛形を参考に、覚書を作成してみてください。

費用負担

費用負担に関する覚書は、契約を交わす当事者双方が、どれだけの費用を請け負うのかを確定する覚書です。 この覚書でポイントなるのは、当事者双方が契約内容を確定したことを認める書名と捺印がある事はもちろんですが、支払われる費用の目的を詳細に明記して、費用はどれほどの額なのかが記されていることです。そして、その費用がいつまでに支払われるべきなのかの支払い期日も必要でしょう。支払い方法も大切で、銀行振り込みを利用するのであれば、口座名と金融機関名、口座番号も明記されます。 また支払いが遅れた場合など問題が起こった場合の対処に関する項目があっても構いません。最後に、この覚書が締結の証として二通作成されて、各一通を所有者が保持することが記されていることを確認しましょう。

契約変更

契約変更

契約変更の覚書とは、あらたに覚書を交わすことと変わりません。すでに契約されていた内容を見直して、改めて加えられたり、削除されるなどの新しい事項を盛り込んだ書類です。 契約変更の覚書の多いのが、納期の変更を求めてくる場合や、料金などの費用負担に変更があった場合です。小さな変更でも、後々のトラブルを避けるために、文書にして残しておきましょう。 契約変更の覚書を作成する時の注意点は、変更前の元の契約書をよく見て、変更する時の条件があるかどうかを確認することです。 「本契約及び個別契約の内容の変更は、当該変更内容につき事前に発注者受注者協議の上、別途、書面により変更契約を締結することよってのみこれを行うことができる」といった条項があれば、それに沿った流れで契約変更ができます。この場合は、発注者と協議する場を設けることが、契約変更には不可欠です。

産業廃棄物

産業廃棄物に関する覚書の場合、文書の大きさが決めることが大切です。内容によって必要とされる文書の大きさが変わり、またその覚書が2号文書もしくは7号文書の場合は、印紙が必要になるからです。 契約期間が三ヶ月以上になると、継続契約の扱いになるため7号文書で、処分委託契約の場合、請負契約になるため2号文書が使われます。また契約金額が計算されるのなら、記載金額がある文書ということで2号文書になり、記載金額が記されないのであれば7号文書で4000円分の印紙を添付することが決まりとなっています。 記載金額は、必ずしも金額がいくらになるのかを明確に記載されている必要はありません。金額を明示できるのであれば、処分されるものに対して、数量や単価などを記すこともできます。 覚書に記される内容によって、用いられる文書が変わりますので注意しましょう。

業務委託

業務委託

まず、業務委託契約には二種類あることを知っておきましょう。委任・準委任契約と請負契約があります。どちらも依頼者が受託業者に業務を任せるということには変わりません。 しかし委任契約は、任された業務を遂行するための行為に責任が問われますが、一方、請負契約は、任された業務を成し遂げた結果に責任が問われます。 その点を重視した上で、業務委託契約に関する覚書を作成する時のポイントは、次のようになります。 ・業務内容を明確にすること。 ・遂行業務を善良な管理者の下で遂行させることをはっきりさせること。 ・業務委託料の支払い方法と期日を明確に記載。 ・依頼者が受託業者にノウハウや顧客情報などの有用性の高い情報を提供する場合は、秘密保持の義務。 一時的にせよ、雇用契約とと実質的に変わらないことがあるため、保険費用の負担などの義務を負う可能性もあるので、特に業務内容の明確化が重要です。

損害賠償

契約によって定められた債務が、契約を交わした当事者の一方が履行しなかったり、不法行為をした場合は、損害賠償請求を行うことができます。その損害賠償についての覚書を交わすときの注意点は、次のようなことがあります。 ・債務者の故意と過失を限定すること。つまり、債権者が損害賠償を請求できる範囲を限定します。言い換えれば、債務者が負わなければならない損害賠償責任範囲を定めます。 ・損害賠償の予定金額を明記すること。もしも損害賠償請求がされたときに、どれほどの額の賠償金を支払えるのかを明示します。大概は、損害賠償金は、○○円以内というように、上限が示されます。 ・損害賠償請求ができる期間の定めること。いつまでも債務者を損害請求に縛らないようにするための措置です。 以上のことを明確にして、損害賠償契約にかかする覚書を作成します。

守秘義務

守秘義務

守秘義務に関する覚書は、秘密情報の漏洩を防ぎ、秘密情報が漏洩した時の損害を防ぐのに有効的です。 この覚書に明記されるべき事は、守秘義務の目的です。「規取引検討のための情報を授受するため」などが考えられますが、目的が明確でないと、もしも守秘義務が守られなかった場合に、別の目的を勝手に仮定して、その目的のためなら守秘義務を守らなくてもいいはずだと言って、言い逃れをされる可能性が出てくるからです。 つぎに、守秘義務の定義です。守秘義務がどの範囲に及ぶのかをはっきりさせます。そして、守秘義務が守られなかった場合は、どのような対象がなされるのかも明記します。契約が一方的に解約されるなどが、一般的な対処内容でしょう。 最も重要なのが、守秘義務が厳重に守られるべきだと明示することです。このために交わされる覚書ですから、この一文が抜けてしまっては、守秘義務の覚書として成立しないからです。

支払条件

支払い条件に関する覚書には、支払い者と受取人を明確にして、何に対して支払う義務があるのかも明記します。そして支払う金額、支払い方法と期日をはっきり明示させることが必須です。 誰が誰に、何のために、どうやって、いつまで、いくら支払うのかを明らかにすることで、その後に支払い関係で問題が起こったとしても、対処することができるでしょう。

覚書は、契約書と変わらない効力があることを忘れずに

覚書が、契約書の補助書類のように扱われることもありますが、その内容次第では、契約書と変わらない効力があります。ですから、覚書だからといって、安易にサインをするようなことはせず、内容を吟味して、本当にそれで双方が納得しているのかを確認してから署名、捺印をするようにしましょう。

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