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一般事務の仕事内容と例|未経験者・地方公務員・営業事務との違い

職種研究

企業で働く女性の職種の代名詞とも言える一般事務ですが、実際にどんな仕事内容なのかと言われると良く分からないのが現実ではありませんか?コピーやお茶煎れなんて古いです。一般事務がどんな仕事をしているのか、どんなスキルが必要なのかご紹介します。

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一般事務の仕事内容とは?

一般事務の仕事内容とは?

一般事務とよく耳にしますが、実際どんな仕事をしているのでしょうか。電話対応、お茶の準備に手紙の発送など、なんとなくは想像できますが、きちんとした仕事内容は意外と知らないのではないでしょうか。 これから一般事務に応募しようと考えている方も、単純に一般事務はどのような仕事なのだろうと疑問を持っている方もにも、これを見ていただければ分かります。一般事務の仕事内容を詳しくご紹介します。

ファイリング

企業が営業を行うにあたり、多くの書類が発生します。確認が終わったら破棄する書類もあれば、保存期間が決められている書類もあります。そういった書類をファイリングし、管理することも一般事務の仕事内容のひとつです。

郵便物の発送

郵便物の発送

郵便物を受け取り、関係部署ごとに分別し配布したり、社外への郵便物を取りまとめて発送するのも一般事務の大事な仕事内容です。 切手やハガキをまとめて購入したり、書留や内容証明を送ったりすることもあるので郵便局の行きつけになれます。

消耗品の管理

消耗品の管理

事務用品やコピー用紙など、消耗品の管理や購入も一般事務が行うことが多いです。金額が高額になると上司の決済を貰ってから、一般事務が発注を行うというのが一般的ですが、その仕事内容は企業によってさまざまです。

勤怠管理

勤怠管理も一般事務が行う企業が多いです。各部署の休暇届や残業状況などを給与締め日に合わせて集計し、上司に報告するというのが一般的な仕事内容です。

伝票入力

伝票入力も一般事務の仕事です。売上伝票・支払伝票・納品書などの伝票データを毎日入力し、1日ごとや1週間ごと、1ヵ月ごとなどに集計し各部署へ配布するのが一般的な仕事内容です。

書類作成

社内への通達や、社外へのお知らせの書類を作成するのも一般事務の仕事です。仕事内容は、社内行事の連絡だとか、取引先に送る年末年始のあいさつなどです。こういった書類や文章は上司から頼まれ一般事務が行うことが多いです。

名簿作成

名簿の作成も一般事務が行うことが多い仕事です。社印名簿や得意先、仕入先などの名簿を作成し、変更があればその都度更新します。社印名簿なら部署別に、仕入先なら仕入れの種類別など、分かりやすい名簿を作成することが仕事内容と言っていいでしょう。

エクセル

エクセル

一般事務の仕事内容を考えるとエクセルは必須です。前項でも説明しましたが、名簿を作成したり書類作成などでもエクセルを使用します。エクセル・ワード・パワーポイントくらいは基本的な使い方を覚えておきましょう。

未経験でも出来るの?

一般事務の仕事内容は雑務のようなものも含みますので、専門的なスキルが必要というわけではありません。そういう意味では未経験でも問題ありません。とは言ってもパソコンが使えるなどのITスキルは必須です。また電話対応なども行いますので、一般的な社会常識がなくては勤まりません。

男性

一般事務と言うと女性のイメージが強いですが、男性の一般事務がないわけではありません。ただ求人などでは「一般事務」ではなく「事務職」と書かれていることが多いでしょう。 小さな会社ですと、1人の仕事内容が多岐に渡るケースも珍しくありません。営業の男性が一般事務もこなすといったこともあります。

女性

一般事務は女性だけの仕事というわけではありませんが、やはり割合は圧倒的に女性が多い職種です。しかし仕事内容として女性のみが行うといったことはありません。 一般事務の仕事内容は社内のほとんどの部署と係わります。電話対応でも社外の人とファーストコンタクトをとるのも一般事務です。そのようなことから、男性よりやわらかい印象を与える女性のほうが重宝されるとも言えます。

一般事務の業種別仕事内容

一般事務の業種別仕事内容

一般事務とひとことで言いますが、業種が変わればその仕事内容も変化があって当然です。職種が変わると一般事務の仕事内容はどう変わってくるのか、業種別に見ていきましょう。

郵便局

郵便局の大きさや立地によってだいぶ変わってきますが、電話対応や入力作業が主な仕事内容です。また場合によっては窓口対応なども必要になってきます。 窓口で切手の販売や、郵便物の受け取りなどお客さまを相手にすることもあります。お客様が居るのに、一般事務なのでできませんとは言えません。

地方公務員

地方公務員の一般事務のことを正確には「一般行政事務」と言います。地方公務員の一般事務の仕事は多岐多用です。市役所や県庁などに勤務する人だけでなく、公立の学校や美術館・博物館・福祉施設など、警察だって地方公務員です。 どこに配属されるかで仕事内容は大きく変わってきます。配属場所によっては、机でパソコン入力と言った誰もが想像する事務職とは違った仕事内容になることもあります。

クリニック

クリニック

大きなクリニックや病院ですと、医療事務や医局事務を別に置くところもあります。そういうクリニックですと、一般事務の仕事内容は書類整理やデータ入力、備品の管理など一般の企業とさほど変わりません。 しかし、限られた人数で業務を行っている、小さなクリニックだと一般事務が医療事務の仕事を兼ねることもあります。

会社

会社の一般事務こそが、誰もが想像する「一般事務の仕事」ではないでしょうか。その仕事内容は、電話対応・会議の準備・データ入力・郵便物の受け渡しおよび送付・文書作成・お茶淹れなどです。中には「雑用じゃないか」というような内容まで多岐に渡ります。

建設業

建設業

建設業では工事ごとに費用を計上するなど業界ならではのルールがありますが、基本的には会社の一般事務と仕事内容は大きく変わりません。 伝票整理や帳簿の作成・発注処理・請求書の発行・書類の発送・電話対応などが主な仕事となるでしょう。

介護施設

介護施設での一般事務の主な仕事内容は介護報酬請求業務です。介護施設はこの報酬が収入にもなっているため重要な仕事と言えます。それに加え、電話対応や施設の備品の管理・発注なども発生してきます。 施設によっては現場の仕事を手伝うケースもあるので、デスクワークのみとも言い切れません。どうしても現場の仕事はしたくないと言うのであれば、就職の際にはきちんと仕事内容を確認しておくことが大切です。

会計事務所

会計事務所の一般事務の仕事内容はデータ入力作業が主になってきます。しかし、少人数の個人事務所のようなところでは、所長のさじ加減ひとつで仕事内容は変わってきます。経理事務を兼任することもあれば、会計士の補佐なども仕事内容に含まれることがあります。

職務経歴書の一般事務の仕事内容の書き方例文

アピカ 職務経歴書 SY101 B5
アピカ 職務経歴書 SY101 B5

転職する際などに必要になってくる職務経歴書の書き方の例文をご紹介します。 職務経歴書 ○○年○○月○○日現在 氏名 ○○ ○○ 職務要約 総務部において、一般事務全般を経験してきました。人事および総務業務に必要な資料の作成から備品管理、社内研修サポートなど、事務に関する幅広い業務を担ってきました。 職務経歴 ○○年○月~現在(在籍期間:○年○カ月) 株式会社×× 総務部に配属(正社員) 事業内容:精密機器用部品の製造・販売 資本金:7000万円 従業員数:90名 担当業務 人事・勤怠管理業務(入社・退社手続きなど) 給与計算(残業時間・休日出勤日数の算出) 売掛金業務(売上伝票の入力・請求書発行・入金処理など) 社内備品の管理・発注業務 来客応対、電話応対 資格・PCスキル PCスキル Word Excel Power Point 資格 実用英語技能検定2級 秘書検定2級

求人で一般事務の仕事内容はどう書けばいい?

求人で一般事務の仕事内容はどう書けばいい?

一般事務の求人をする際にどう書けば希望する人事が応募してくれるのでしょうか。やはり、どの部門でどのような仕事を行うのか、持っていて欲しいスキルは書かなければいけません。ただ一般事務として求人しても仕事内容が分からなければ尻込みしてしまいます。例文を挙げてみましょう。 仕事内容 総務部門での事務を担当します。主な仕事は、社内文書の作成・管理・保管、電話・来客応対、郵便物の発送・収受、事務用品の管理、人事・福利厚生関係事務です。 パソコン(ワード・エクセル)で簡単な文書や表・グラフを作成できる方を希望します。 必要な経験 ワード、エクセル(表計算・グラフ作成)操作経験のある方

一般事務と営業事務の違いって何?

一般事務と営業事務どちらもよく耳にする職種ですが、どう違うのでしょうか。電話対応や休暇のお知らせと言った文書作成など会社全体の業務に関する仕事をするのが一般事務です。それに対して営業事務は、営業担当者の補佐や売上伝票の入力など営業部門での仕事となります。 しかしこれはあくまでも一般論であって、企業によっては仕事内容は営業事務でも一般事務というところもあります。実際に一般事務と営業事務の仕事の線引きは難しく、企業によっては曖昧と覚えておきましょう。

一般事務は縁の下の力持ち

一般事務は縁の下の力持ち

一般事務の仕事内容を見てきましたがいかがでしたか。特別な専門知識が必要なわけではありませんが、さまざな社内外の人と接しなければいけません。コミュニケーション能力やパソコンスキルが必要となってきます。 備品がないとか、書類の書き方が分からないとか、なんだかんだ社員から頼りにされる存在です。まさに会社の縁の下の力持ちではないでしょうか。

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