IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

内定辞退の電話のかけ方|時間/期限/言い方・注意点・理由の例文

更新日:2020年07月18日

内定後

内定辞退の電話はどのようにすればいいのか。内定辞退の電話という重い内容なだけに気が重くなっている方も多いのではないでしょうか。この記事では内定辞退の電話について説明していきます。内定辞退の電話の仕方を知りたいという方はぜひ読んでみてください。

内定辞退の電話連絡の際の注意点

内定辞退の電話をする際に気を付けなければいけないこととメールや手紙で内定辞退の連絡をしなければいけなくなった場合の方法を解説していきます。正しく的確にかつ相手側に失礼のないように内定辞退の連絡をしましょう。

メールや手紙

内定辞退の連絡は電話でするのが基本ですので、まずは会社に電話を入れましょう。電話を入れたものの担当者と話すことができず、取り急ぎ内定辞退の連絡をするという場合や電話で連絡したものの正式な文書でほしいといわれた場合、指定された形式に応じてメールや手紙を使います。ここでは内定辞退の電話以外での伝え方をご紹介します。

メールや手紙での内定辞退の書き方

まずメールなら件名に、手紙ならタイトルを「内定辞退のご連絡」とし、内定辞退の連絡であるということを明記しましょう。忙しい最中にメールや手紙を見たときに何について書いてあるのかがすぐにわかることが重要ですので結論を先に述べます。 そしてメールは本文、手紙の場合は左上に宛名「○○株式会社人事部○○様」のように会社名、部署名、担当者名を書きます。書く内容としては、内定を頂きありがたいという旨、内定辞退したいという旨、貴重なお時間を面接などに割いて頂いて内定をもらったにもかかわらず内定辞退をすることに申し訳ないという旨を書きます。 そしてメールや手紙での連絡になってしまうことにご了承くださいという内容、再度感謝の気持ちを伝え、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げますという文章で締めくくります。最後はメールの場合は署名、手紙の場合は敬具で締めてから大学名と名前を書いて完成です。

メールや手紙での内定辞退の書き方例

(手紙の場合は拝啓、時候の挨拶を入れてから) 私、内定の通知をいただきました○○大学の○○です。(「先ほどお電話をさせていただいたのですが、お忙しいようでしたのでメールにて失礼いたします。」) この度は御社の内定を頂きまして誠にありがとうございます。 大変嬉しい限りではございましたが、検討の末、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。 書類審査から面接、内定に至るまで貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。 本来、直接お詫びをするべきではございますがメールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。(手紙の場合は不要です) 採用に関わってくださった皆さまには心より感謝しております。最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

電話をかけたが担当者不在

もし電話を実際にかけてみた時に担当者が不在というのはよくあることです。せっかく気合を入れて電話をかけたのに不在だった場合、内心ホッとしてしまうこともありますがホッとしている場合ではありません。 内定辞退の電話をかけて担当者不在と伝えられたら、その際にその場で「改めてかけ直させていただきますので、いつごろお戻りかお伺いできますでしょうか」や「いつごろがご都合よろしいでしょうか」などと担当者の戻り時間であったり、担当者の都合のいい時間を聞いておきます。 あとで電話をかけ直す際に担当者の都合のいい時間にかけることができるので忘れずに聞いておきましょう。

担当者からの折り返しの提案を受けたら

内定辞退の電話をして担当者が不在となると相手側から「担当者からお電話かけ直しましょうか」と電話の折り返しの提案を受けることもあるでしょう。しかしそこは丁重に断ってください。 折角わざわざ電話をかけ直してもらったのにそこで内定辞退の話をしなければならないとなると余計に気まずい思いをすることになるのでそこは丁寧にお断りしましょう。またせっかくもらった内定を辞退する電話なので必ず自分から改めて電話をかけます。 内定辞退をするということ自体、書類審査から面接、内定に至るまでに今まで費やしてきた時間や労力、新しい採用者を探してまた採用しないといけないことにかかる時間や労力などいろいろかかります。なので相手の手をなるべく煩わせないためにも丁寧に断り改めて自分から内定辞退の電話をしましょう。

電話をする前に事前準備を

会社に内定辞退の電話をするとなると気も重く、さらに内容が内容なので異常に緊張して頭が真っ白になってしまって言葉が出てこない、何を言っているのか自分でも分からないくらい支離滅裂になってしまう、焦ってしまい失礼な話し方や相手への配慮を欠いた話し方になってしまうなどの可能性もあります。 それを防ぐためには電話をする前にまず何を言うのか、どのようにいうのか、内定辞退の理由を何にするのかなどしっかりと頭の中を整理して流れをシミュレーションをしてみるのもいいでしょう。また不安が残るようであれば紙に書き起こすなど電話をしながら何を言うのかが見れるようにしておくともっと安心でしょう。 しっかりと事前準備をして、採用してくれた会社への感謝を忘れずかつ恐れることなくはっきりと内定辞退したいという旨を伝えましょう。

次のページ:内定辞退の理由の例文
初回公開日:2017年12月29日

記載されている内容は2017年12月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

関連タグ

アクセスランキング