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内定辞退の電話のかけ方|時間/期限/言い方・注意点・理由の例文

内定後

内定辞退の電話はどのようにすればいいのか。内定辞退の電話という重い内容なだけに気が重くなっている方も多いのではないでしょうか。この記事では内定辞退の電話について説明していきます。内定辞退の電話の仕方を知りたいという方はぜひ読んでみてください。

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内定辞退の電話のかけ方

内定辞退の電話のかけ方

就職活動をがんばって、欲しかった内定をようやく手に入れた喜びは大きいです。そしていくつか内定を取ることができると会社を選択する幅が広がってうれしい限りです。 しかし、実際に入社する企業はそのうちの1社に絞らなければいけません。そうなると必然的に出てきてしまうのが、せっかくもらった内定を辞退しなければいけない企業です。 内定をもらえたのは、採用するために書類審査から面接、内定に至るまで貴重な時間を割いて行ってくださった企業のおかげです。だからこそ、断りの電話を入れるとなると気も重く、ついつい後回しにしたくなってしまうものですが、必ず最後まで誠意をもって対応しましょう。

内定辞退の電話をする際の言い方

内定辞退の電話をする際の言い方

内定辞退の電話をする場合の言い方やセリフですが、基本的な流れはまずその会社の面接を受けて内定をもらった者であることを伝え、自分の名前を名乗ります。そして人事担当者に取り次いでもらいます。担当者が電話に出たら再度同じようにに名乗り、必ず本題に入る前に今電話が大丈夫かどうか相手の都合を聞きます。 相手からOKが出たら早速本題です。相手の時間を長く取らせてしまうのはよくないのでためらわず、早速本題の内定辞退をしたいという旨を明確に伝えます。 内定を辞退させていただきたいとはっきりと伝えることが重要ではありますが内定辞退をしたいとだけ言ってしまうと角が立って聞こえるので必ず内定を頂きありがたいという旨、内定辞退を申し訳ないという旨も合わせて伝えましょう。 そして理由を尋ねられた場合は他の会社に内定が決まったなどだいたいの理由は会社側も想定の範囲内なので正直に答えましょう。

電話の話し出し方例

「お世話になっております。私、先日御社より内定を頂きました○○大学の○○と申します。人事部の○○様(名前が分からなければ人事担当者様)はいらっしゃいますでしょうか。」 担当者が出たら再度名乗る「私、先日御社より内定を頂きました○○大学の○○と申します。先日は内定を頂きましてありがとうございました。」 電話が長くなってしまうとよくないのですぐに要件に入ります。「御社から内定を頂き大変感謝しております。ただせっかく内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。」 このあと何か聞かれた場合は応えますが自分から話し出さなくて大丈夫です。

電話の終わり方例

内定辞退の意思を伝えたあと相手から何か聞かれた場合は応え、何か提出書類などの指示があった場合はしっかりメモを取りましょう。 相手の話が終わり電話を切る前にはもう一度、内定辞退を了承してくれたことへの感謝や内定辞退の電話となってしまったことへの申し訳ないという気持ちをしっかり伝えましょう。 最後は「大変勝手なお願いとなってしまいがご了承いただきましてありがとうございました。このたびはせっかく内定を頂いたにも関わらず辞退させていただくことになり大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。」 そして電話が終わってホッとしても、電話はすぐに切らずに相手が切るのを待ってから切る、しばらく間をあけてから切るなどすぐには電話を切らないようにしましょう。

電話をする期限

電話をする期限

会社側の都合もあるので内定辞退を決めたらなるべく早めに電話をしましょう。 内定辞退の期限としては入社2週間前までと法的にはなっています。法的には2週間前までならば内定辞退が可能です。 ただ入社の前に入社承諾書や内定承諾書の提出を求める企業が多いです。これはこの会社に入社しますよと約束するような書類です。内定が出てから一定期間の間に提出することが求められます。承諾書を出した後だと内定辞退ができないというものではないですが、内定辞退の電話をする場合は内定承諾書や入社承諾書を提出する前までにした方が無難です。 内定辞退の電話は企業が新しい採用者を探さなければいけない都合上もちろん早い方がいいので内定辞退を決めたら先延ばしにせずすぐに電話をしましょう。

電話をする時間

電話をする時間

電話はメールや手紙と違いあとで手が空いたときに対応できるわけではないので、相手の都合のよい時間を考えなければいけません。忙しい時間帯は会社や業種によって変わってきますが内定辞退の電話をかける際時間帯はいつがよいのでしょうか。 基本的には始業間際、お昼休み、終業時間間際の一般的に忙しいと思われる時間帯は避けるべきです。(始業時間から1時間以内、お昼の時間帯、終業までの1時間。)その会社の就業時間にもよりますが、忙しいと思われる時間帯に電話をかけるのは避けましょう。

内定辞退の電話連絡の際の注意点

内定辞退の電話連絡の際の注意点

内定辞退の電話をする際に気を付けなければいけないこととメールや手紙で内定辞退の連絡をしなければいけなくなった場合の方法を解説していきます。正しく的確にかつ相手側に失礼のないように内定辞退の連絡をしましょう。

メールや手紙

メールや手紙

内定辞退の連絡は電話でするのが基本ですので、まずは会社に電話を入れましょう。電話を入れたものの担当者と話すことができず、取り急ぎ内定辞退の連絡をするという場合や電話で連絡したものの正式な文書でほしいといわれた場合、指定された形式に応じてメールや手紙を使います。ここでは内定辞退の電話以外での伝え方をご紹介します。

メールや手紙での内定辞退の書き方

まずメールなら件名に、手紙ならタイトルを「内定辞退のご連絡」とし、内定辞退の連絡であるということを明記しましょう。忙しい最中にメールや手紙を見たときに何について書いてあるのかがすぐにわかることが重要ですので結論を先に述べます。 そしてメールは本文、手紙の場合は左上に宛名「○○株式会社人事部○○様」のように会社名、部署名、担当者名を書きます。書く内容としては、内定を頂きありがたいという旨、内定辞退したいという旨、貴重なお時間を面接などに割いて頂いて内定をもらったにもかかわらず内定辞退をすることに申し訳ないという旨を書きます。 そしてメールや手紙での連絡になってしまうことにご了承くださいという内容、再度感謝の気持ちを伝え、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げますという文章で締めくくります。最後はメールの場合は署名、手紙の場合は敬具で締めてから大学名と名前を書いて完成です。

メールや手紙での内定辞退の書き方例

(手紙の場合は拝啓、時候の挨拶を入れてから) 私、内定の通知をいただきました○○大学の○○です。(「先ほどお電話をさせていただいたのですが、お忙しいようでしたのでメールにて失礼いたします。」) この度は御社の内定を頂きまして誠にありがとうございます。 大変嬉しい限りではございましたが、検討の末、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。 書類審査から面接、内定に至るまで貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。 本来、直接お詫びをするべきではございますがメールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。(手紙の場合は不要です) 採用に関わってくださった皆さまには心より感謝しております。最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

電話をかけたが担当者不在

電話をかけたが担当者不在

もし電話を実際にかけてみた時に担当者が不在というのはよくあることです。せっかく気合を入れて電話をかけたのに不在だった場合、内心ホッとしてしまうこともありますがホッとしている場合ではありません。 内定辞退の電話をかけて担当者不在と伝えられたら、その際にその場で「改めてかけ直させていただきますので、いつごろお戻りかお伺いできますでしょうか」や「いつごろがご都合よろしいでしょうか」などと担当者の戻り時間であったり、担当者の都合のいい時間を聞いておきます。 あとで電話をかけ直す際に担当者の都合のいい時間にかけることができるので忘れずに聞いておきましょう。

担当者からの折り返しの提案を受けたら

内定辞退の電話をして担当者が不在となると相手側から「担当者からお電話かけ直しましょうか」と電話の折り返しの提案を受けることもあるでしょう。しかしそこは丁重に断ってください。 折角わざわざ電話をかけ直してもらったのにそこで内定辞退の話をしなければならないとなると余計に気まずい思いをすることになるのでそこは丁寧にお断りしましょう。またせっかくもらった内定を辞退する電話なので必ず自分から改めて電話をかけます。 内定辞退をするということ自体、書類審査から面接、内定に至るまでに今まで費やしてきた時間や労力、新しい採用者を探してまた採用しないといけないことにかかる時間や労力などいろいろかかります。なので相手の手をなるべく煩わせないためにも丁寧に断り改めて自分から内定辞退の電話をしましょう。

電話をする前に事前準備を

電話をする前に事前準備を

会社に内定辞退の電話をするとなると気も重く、さらに内容が内容なので異常に緊張して頭が真っ白になってしまって言葉が出てこない、何を言っているのか自分でも分からないくらい支離滅裂になってしまう、焦ってしまい失礼な話し方や相手への配慮を欠いた話し方になってしまうなどの可能性もあります。 それを防ぐためには電話をする前にまず何を言うのか、どのようにいうのか、内定辞退の理由を何にするのかなどしっかりと頭の中を整理して流れをシミュレーションをしてみるのもいいでしょう。また不安が残るようであれば紙に書き起こすなど電話をしながら何を言うのかが見れるようにしておくともっと安心でしょう。 しっかりと事前準備をして、採用してくれた会社への感謝を忘れずかつ恐れることなくはっきりと内定辞退したいという旨を伝えましょう。

内定辞退の理由の例文

内定辞退の理由の例文

ここでは内定辞退の理由を実際に回答用の例文をあげながら、具体的に紹介していきます。例文を参考にどのように理由を話すのかを考えておきましょう。また理由をとくに述べる予定がないという方も理由を聞かれる可能性もありますので、聞かれたととき用に答えは準備しておくと無難です。 理由が特に重要というわけではありませんが、スマートかつシンプルに内定辞退に至った理由を答えて、気持ちよくスムーズに目的の内定辞退の電話を終えましょう。今回は内定辞退の考えられる理由として「他社への就職が決まった」、「留年が確定した」、「一身上の都合」、「給料」の4つを具体例とともにご紹介していきます。

他社への就職

他社への就職

一番よくある内定辞退の理由が他社への就職です。他社への就職が決まって内定を辞退する場合、理由を一身上の都合として伏せてもいいのですが会社側も他社への内定が決まったので内定辞退をされるというのはよくあることなのでそこまで恐れる必要はありません。他社への内定が決まったとはっきり伝えましょう。 その際に特にどの企業に内定をもらったのかは伝える必要はありません。企業名は伏せて大丈夫です。シンプルに「せっかく内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、御社の内定を辞退させていただきます」と伝えましょう。

他社への就職が理由の例

他社への就職が決まったことが理由で内定辞退をすることになったとき、電話でどのように理由を述べればいいのか、いくつか具体的に例文を挙げていきます。 「御社の他に応募していた企業からも内定を頂き、検討の末、御社を辞退させていただくことになりました。」 「他に応募していた企業からも内定を頂き、そちらが自分のやりたかったことにより近い会社であったため辞退させていただくことになりました。」 「御社の他に並行して選考が進んでいた企業からも内定の連絡があり、この度は御社を辞退させていただくことを決断致しました。」 他社への就職が決まったことが理由の場合、詳細は聞かれてから答えられる部分だけ答えます。まずは他社から内定をもらったという理由をはっきりと伝えましょう。

一身上の都合

一身上の都合

内定辞退の理由が一身上の都合としたい場合特に詳しく事情を述べる必要はありません。 会社によっては一身上の都合とは何なのかを聞いてくることもあります。もし詳細を突っ込んで聞いてきた場合、どのように答えるのかは答えを用意しておきましょう。「詳細に関しては大変申し訳ございませんが、お伝えすることができません。」と答えても結構ですが、それでは企業が納得せずさらに突っ込んで聞いてくることもあります。 なので例えばその理由が他社への就職が決まった場合、留年が決まった場合などは隠さず、正直に理由を述べた方が話が手っ取り早く終わる可能性もあります。相手企業が理由を聞くまで諦めそうにない場合は、理由を何かしら述べるのが得策でしょう。

一身上の都合が理由の例

内定辞退の理由を一身上の都合としたい場合、電話でどのように述べればいいのかを例文とともにお伝えします。 「せっかく内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、一身上の都合のため、内定を辞退させていただきます。」 「御社の内定を頂き大変うれしい限りではございますが、検討の末、内定を辞退させていただくことを決断致しました。」 内定辞退の理由を一身上の都合とする場合、細かく述べる必要はありません。「一身上の都合」や「検討の末」などとシンプルに述べましょう。

留年が決まった

留年が決まった

留年が決まったことによって内定辞退をする場合ですが、もしその会社に未練があるなら直接担当者に会って留年によって内定辞退をせざるを得なくなった旨を伝えましょう。 会社によっては秋入社にしてくれたり、次の年の新卒と一緒に入社という代替案を出してくれる可能性もあります。直接会って話をすると誠意が伝わり、話がスムーズに進みます。そしてあなたの株が上がればあなたにとっていい話があることもあります。 恐れずに真摯に向き合えばいい結果に結びつくこともありますので、まだ就職活動は続いている気持ちで好印象を残せるようにしてみましょう。いい結果に結びつかなかったとしてもやるだけやれば悔いなく、次に進むことができます。 またその会社特にに未練もなく、留年を理由に内定辞退をするという場合も正直に「留年が決まってしまったため内定辞退をさせていただきます」と電話できちんと伝えることが大切です。

留年が決まったことが理由の例

留年が決まったことが理由で内定辞退の電話をする場合の理由の述べ方の例をご紹介します。留年が理由だと述べた後、企業が卒業まで待ってくれるのかをもしその企業に未練があるなら聞いてみましょう。 「卒業に必要な単位足りず、恥ずかしながら留年が確定してしまいました。私自身の努力不足の結果でありながらどうしても御社で働きたいという思いを捨てきれずにいます。大変心苦しいお願いではございますが、卒業まで入社を伸ばしていただくことは可能でしょうか。」 「大変申し訳ございませんが、留年が確定してしまったため、御社の内定を辞退させていただくことになりました。」 シンプルに留年が確定したことを包み隠さず伝えましょう。

給料の問題

給料の問題

内定辞退の理由が給料面での問題の場合は、正直に給料面で納得がいかないので内定辞退をしますとは言わないようにしましょう。すでに募集要項に書いていてそれを見て同意の上応募した前提ですし、給料が満足できないなどというのは相手の気持ちもよくありません。 相手を配慮した言い方で内定辞退の電話をするためには、給料面で納得がいかない以外の理由を述べるかこの際理由を述べずに辞退する旨を伝えます。 もし内定辞退の連絡をした際に給料面での問題かなどと突っ込んで聞かれた場合、もし給料以外は何の問題もない、給料が何とかなるなら内定辞退を考え直してもいいというのであれば相談をしてみてもいいでしょう。しかし自分から内定辞退の連絡の際に開口一番給料が満足ではないと率直な言うのは避けましょう。少なくとも企業側が何か突っ込んできてからです。

給料が理由の例

給料面が満足せず内定辞退する電話をかける場合は、給料が納得できないというのはよくありません。でも理由を述べたいというときはどのように言えばいいのでしょうか。 給料面で納得がいかないということは、給料面で納得がいかないため他の会社に就職したいということになるので、「他社に就職をすることにした」という内容で述べるか「検討の末」とざっくりと答えましょう。 「他の応募した企業からもいい返事を頂きまして、自分のやりたいことや将来などいろいろな観点から考えさせていただきました結果、御社の内定を辞退させていただくことを決断致しました。」 「これまで就職活動をさせていただいた中での、検討の末、御社の内定を辞退させていただくことに致しました。 「検討の末、御社の内定を辞退させていただくことになりました。」 決して給料とは言わないことが無難に内定辞退の電話をするポイントです。

内定辞退の連絡は早めにしよう

内定辞退の連絡は早めにしよう

今回は内定辞退の電話のかけ方について解説してきました。内定辞退の電話はシンプルに伝えるのが一番です。内定辞退の連絡を後回しにしても何もいいことはありません。 企業側も内定辞退者が出ることで新しい人を採用したり、予定などを変更したりといろいろしなければならないことが出てきます。内定辞退をすることが確定したらできるだけ早く会社に電話をすることが大切です。 内定辞退をする企業は、採用しようと評価して内定をくれた企業です。その企業に対する感謝の気持ちをきちんと伝えます。そして採用するために費やされた時間や労力を無駄にしてしまうことになるので必ず申し訳ないということを言葉で忘れずに伝えます。 そのうえで後悔しない会社選びのためにも、よりよい自分の将来のためにも内定辞退をしたいという旨をはっきりと伝えましょう。 また内定辞退をすることが決まれば後回しにすることなく早めに連絡をしましょう。

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