「至急」の意味とは？使い方や例文・言い換え表現もあわせて紹介

出典: MBAとタイプする手の写真素材 - ぱくたそ

顧客とのやり取りの手段として使われることの多いメールですが、顔が見えず、声のトーンも分からないため、正しい話法で臨む必要があります。「至急」をどのような言葉に言い換えて使うと丁寧な表現になるのでしょうか。 ここでは、メールでの「至急」の活用法についてお伝えします。

「至急」という言葉は、簡単な言葉に思えて実は使い方が非常に難しい言葉の一つです。「至急ご対応ください」といった表現の場合、強い印象を与えてしまいます。 急いでいることを相手に伝える場合は、「恐れ入りますが」や「大変申し訳ございませんが」など、最初にクッション言葉を入れることで印象を和らげられるでしょう。

何度もお願いしたけれど回答が得られず期限が迫ってきているときに、メールで「至急連絡を下さい」を使います。この場合は、催促したメールだけで相手が対応できるようにする必要があります。 「本日午後13時までに回答しなければならないため、至急連絡を下さい」のように、なぜ「至急」なのか、その理由と期限を相手に明確に伝えることが重要です。

「至急」という言葉を使うと、どうしても相手にプレッシャーを与えてしまいます。メールの最後に「この期限でご都合が悪い場合はご相談ください」などを書き加えれば、期限に間に合わない場合でも相手から相談しやすくなります。 このように、相手の状況に配慮した文面を加えることで、相手に寄り添った対応ができるでしょう。

ビジネスにおいて、基本的にメールは毎日何通も届きます。メール一覧には件名のみが表示されるため、送ってきた相手や件名に急ぎの文言が入っているかどうかで、優先順位が変わる可能性があります。 回覧や連絡を早急に行いたい場合は、メールの件名に「至急」の言葉を入れ、相手に急いでいることが伝わるようにしましょう。

相手に急いで対応して欲しいときに「至急」という言葉を使うことで、印象が強くなり過ぎてしまうことがあります。 その場合には、「優先して進めていただくことは可能でしょうか？」のような別の表現に言い換えると良いでしょう。疑問形にすることで、配慮していることが相手に伝わります。

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