欠席連絡メールの書き方と例文｜会の目的別注意点（結婚式）

標題：〇月〇日内定者懇親会の欠席につきまして 株式会社○○○○ 人事部 人事課 ○○○○ 様 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ○○大学○○学部○○学科の○○○○です。面接の際はお世話になりました。 内定者懇親会へのご案内いただきましてありがとうございます。 大変残念なのですが、○○のため、参加をすることができません。 次回の機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。 （署名）

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喪主や個人の家族から葬儀などの連絡が来る場合があります。これらは結婚式や内定式、その他食事会などの会とは大きく異なる点として、「出欠確認を取るための連絡ではない」と言うことです。食事の準備など人数の把握が必要なものではなくあくまでも「お知らせ」としての意味合いが強いという特色があります。 そのため必ずしも返信をしなくてはならないわけではなく、返信メールにしても葬儀の準備などで忙しい相手に送るわけですので長文よりは簡潔なものが好ましいです。「この度はご愁傷さまです」からはじめ、葬儀の連絡へのお礼、欠席の旨とその理由、最後に「末筆ながら、故人のご冥福をお祈りさせていただきます。」と締めくくれば問題ありません。 親しい相手、行きたかったけど都合で行けなかった場合は、当日に「弔問」、四十九日までに「香典」を郵送で送るのが望ましいです。

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飲み会や食事会の連絡、および返答をメールでする幹事も最近では当たり前のことです。日時や会場などの履歴が招待客に残ること、そして出席の連絡も後から見直すことができ、幹事側からしても大変便利なツールです。 忘年会は社内の会であれば、期限内に出欠の連絡を滞りなくすれば特段気を付けることはありません。気を付けなくてはいけないのは社外や取引先などからのお誘いの場合です。会社を代表してお誘いを受けているわけですので、その対応によってはその後の会社同士の関係性の悪化を招いてしまう可能性があります。 他の欠席メールと同様行きたいけれどいけないという点をしっかりと表すことが第一です。欠席の理由としては仕事や家族の都合などが当たり障りなく聞き入れてもらえるでしょう。ほかの飲み会の予定があるなどの理由は相手によっては不愉快に感じることがありますので使わないほうが無難です。

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送別会も忘年会と同じく基本的なマナーにのっとります。送別会を欠席するときに気を付けたいのは送別される人がいるということです。飲み会の主賓の金額はその他の者で割ることが多く、また送別者への花やプレゼントなどの贈り物をすることもあります。そういったものについて確認を一言入れておくことで幹事側から言いづらいことを聞くことができます。 【例】 ・「当日の○○さんの会費については部内で折半にされますか」 ・「○○さんへのプレゼントなどの費用については一人いくらになりますか」 欠席のメールを送ると同時に送別される主賓にも欠席の謝罪の旨を申し出るとさらに良いでしょう。

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部活動や卒業校のOB会・同窓会も、一昔前は往復はがきや封書が一般的でしたが、時代に合わせメールが増えるようになり、最近ではSNSの機能を利用する幹事もいます。年代が幅広くなるOB会では、SNSよりメールや手紙がまだ主流です。 こちらを欠席する場合も、基本マナーを守ってメールをしましょう。取引先などではないため、特に欠席の理由まで詳しく述べる必要はなく「仕事で」や「都合により」などの大雑把な文言でかまいません。 幹事と年代が離れており面識がなければビジネスライクのメールでかまいませんが、面識のある先輩からの直のお誘いの場合は「○○先輩にお会いしたかったのですが、残念ながら○○のため欠席いたします」など相手に対しての一文を添えることで欠席連絡をやんわりとした印象にすることができます。 また、もう今後出るつもりがないのであれば、その旨を伝えてメーリングリストなどから外してもらいましょう。

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いわゆる「ママ友」の会の会合、ドラマなどの印象もあり「断ったら何を言われるか」と心配しているママさんも多いのではないでしょうか。ドラマのような話はごく一部ではありますが万が一のこともありますし、何より大切なお子さんが絡む内容ですので「親しき中にも礼儀あり」を心がけ最低限のマナーは外してはいけません。 ママ友の会のお誘いを断るときは下記の点に気を付けましょう。 ・幹事に対しての心遣い（誘いへの感謝、欠席への謝罪、幹事業務への労い） ・「行きたい」けれど「どうしても外せない用事（都合）」があることを強調する ・次は参加したい旨、また誘ってほしいということを一言添える 特に最後のポイントですが、また誘ってほしい旨を伝えずに終わってしまうと「誘われるの迷惑だったかしら」と次からお誘いがかからなくなってしまう可能性があります。関係を継続していきたい相手であれば、忘れずに伝えるようにしましょう。

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総会の種類にもよりますが、基本的には前述のマナーと、ビジネスメールにおけるルールを外さないようにしましょう。村役場総会など一部の顔見知りで行われる規模のものであればもっと砕けたメールでもよいでしょう。 総会では何かの決定事項をすることが多く、その際欠席をしてしまうとその決定には票を入れることができなくなってしまいます。どうしても出席できないが当日の議題に対して言いたいことがある、という場合は当日の出席者に委任をします。委任状がある場合は記入をしますが、ない場合には欠席連絡とともに委任の旨、委任相手伝えておきましょう。