欠席連絡メールの書き方と例文｜会の目的別注意点（結婚式）

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誰しも一回はビジネスでの会合や式典、結婚式などに招待を受けたことがあるでしょう。そんなかしこまったものでなくともビジネスシーンに出れば避けて通れないのが忘年会や送別会などの食事会・飲み会などです。このようなお誘いの際、一昔前であれば手紙や電話、もしくは社内であれば回覧などでその出欠を取っていたことでしょう。 しかし昨今のビジネスシーンではインターネット、特にメール発展が目覚ましく、仕事上の連絡ツールとしての役割は手紙など紙ベースのものをしのぎかなりの割合を担っています。お誘いや会合のお知らせなどがメールでやってくるのは今や当たり前になりました。 どうしても欠席をしなくてはいけない時に、失礼に当たらないような欠席連絡のメールとは、どのような点に気を付けて作成すればよいのでしょうか。目的や相手に合わせて、さまざまなシチュエーションの欠席連絡メールの作り方をご紹介します。

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欠席のメールにはさまざまな種類がありますが、守らなくてはならない書き方のマナーが存在しています。当たり前のマナーですが、メールという気軽なツールを使う際に、もっとも注意すべきポイントでもあります。以下に記述する欠席のメールのマナーを、改めて確認しておきましょう。 欠席と分かった時点でなるべく早く連絡をしますが、その際にお誘いに対しての感謝の意を必ず示します。また、欠席することを明確に述べるとともに、欠席することに対して謝罪を一言入れてください。最後に、本当は参加したかったという意思を伝え、次回また誘ってほしい旨を付け加えます。 これらを踏まえたうえで、次にご紹介する目的別の注意点を参考にしながら、欠席のメールを作成してみましょう。

題名：○○会欠席のご連絡 ○○株式会社 営業部　○○○○様 平素より、大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。 先日は○○会へのご案内をいただき誠にありがとうございました。 誠に残念ですが、○○（理由）により欠席させていただきたいと存じます。 大変申し訳ありません。 （今後このような機会がございましたら、ぜひ参加いたしたいと思いますので、またのお誘いを心よりお待ちしております。※結婚式や葬式では絶対にNG） メールにて恐縮ですが、○○を心よりお祈り申し上げますとともに取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。 （署名）

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挙式や披露宴の出欠確認は、招待状と返信はがきで行うと思われがちですが実はそうではありません。招待状は最終確認であり、事前に新郎新婦から招待客側にスケジュールなどの調整が入ってることがほとんどです。 招待状の返信はがきは形式的な書類のためマナーにのっとって記入しますが、事前確認のメールの場合は基本的に友達同士の気遣いを忘れないようにすれば細かいルールはありません。飲み会とは違って「行けたら行く」などのあいまいな返答をせず、可か不可を速やかに返信します。 結婚式の招待を断るときには、 ・誘いに対する感謝、欠席に対する謝罪の意 ・残念である、行きたかったという態度 ・可能であれば当日電報などを送る といった点に注意するようにしましょう。 はがきでの出席連絡をした後の欠席は基本的にNGです。どうしようもない理由により欠席せざるを得ない場合は、メールではなく誠意をもって電話などで伝えましょう。

結婚式よりもフランクな結婚式の二次会や、挙式を親族だけで挙げた人が後日行うような結婚パーティーではどうでしょうか。こちらも新郎新婦本人からの誘いであれば、相手への気遣いを忘れないようにすれば特段問題はありません。メール本文の中では神経質になることはありませんが忌み言葉の多用は避けましょう。 二次会などの場合、幹事を友人に委託している場合もあります。そのような場合面識のない人からメールが来ることがありますので、丁寧に返信しましょう。メールの題名は残すかわかりやすいものにし、「二次会の件だ」と言うことが幹事に一目でわかるようにします。 返信自体は出欠確認ですので形式的で構いません。「残念ながら欠席いたします」としたうえで、友人である新郎ないし新婦には改めて欠席の謝罪の連絡を入れてあげるとなお良いでしょう。

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今や内定者と企業側とのやり取りやお知らせも、多くの企業がメールで行っています。内定者から企業に送るメールの注意点は次のようなものがあります。 ・用件だけでなく、「お世話になっております」などの一言と、学校名（学部学科）と氏名を述べる ・気づいたらすぐに返信をする（まだ正式に返事ができない場合も「確認して後日ご連絡します」など、メールを見たことをまずは返信する） ・件名はそのまま残すほうが見逃されにくい 基本的に内定者関連の行事は必ず出席しましょう。特に内定式や研修などは入社後の仕事の一環でもあります。しかし留学や学校の定期試験などどうしてもずらすことのできないものがあったり、身内の不幸などの突発的な理由の場合は失礼に当たらないよう速やかに、理由を添えて欠席の連絡をします。また、直前の場合は電話で連絡しましょう。