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業務日報の書き方や例文|エクセル/ワード/アプリ・注意点|保存期間

更新日:2020年08月14日

書き方・例文

業務日報の書き方が分からない、上手く作れないで困っていませんか。自由だからこそ難しい業務日報ですが、自分に合った書き方が決まれば、毎日の仕事が充実していきます。今回は、業務日報の基本的な書き方や管理の仕方、上手く書くコツなどをご紹介します。

業務日報をどうやって書くか

「業務日報」と一言でいっても形式も、作り方は人によって違います。しかし、自由度が高いほど何を書いていいのか分からなくなってしまったり、どうやって作ればいいのか悩んでしまいます。自分の仕事に合う形式はどのようなものなのか、どのような内容を書けばよいのか、悩んでいる人は最初に以下の6つの作成の方法を読み、形式の合う業務日報を探してみましょう。

1、エクセルでの作成

エクセルでの業務日報は、まず最初に、表の上部に日付・所属・自分の氏名、その隣には、提出先の部署と上司の氏名を入れる欄をつくりましょう。出退勤も仕事場によっては必要となります。また、必要により印(部長、課長、係長、担当)を押すことのできるような欄をつくり、そこから本題に入りましょう。 本日の業務内容は時間ごとに区切り、必要によって進歩率や業務概要、担当者の確認欄を書くスペースを残しましょう。そして一番下には、本日の反省点や所感を入れます。上司によってはコメント欄を設けることでコメントや今後の役に立つことをいただけます。 また、営業などの仕事では、最初に本日の予定や、最後の欄に明日やるべきことの欄をつくることで、朝礼の際に共有がスムーズになるため、つくると良いでしょう。

本日の活動内容の例

書類作成の仕方は、時間+業務内容+業務概要で書くとつくりやすいでしょう。下記に例を載せておきますので、参考にしてみて下さい。 [例]9時~10時:ミーティング各担当の進行状況確認 11時~12時:N社の企画担当と打ち合わせ●●様

2、ワードでの作成

ワードの業務日報も、先に説明したエクセルと同じように表を作り、時間、活動内容(特記事項)、反省点や所感を記しましょう。ワードで表を作ることが苦手な方は、ビジネス文書のように「1、活動内容」「2、特記事項」という形で見出しを付けてつくりましょう。 ただし、このような形で作成する場合も、長い文章で書くのは読みにくくなる原因になります。箇条書き形式で書き、簡潔に分かりやすい報告をしましょう。

3、アプリでの作成

アプリでの業務日報では会社でまとめて管理をしていることも多く、すでに何を報告するのかどのように報告をするのか決まっていることが多くあります。BeWorks、Filed Plus、nipoのアプリではもともと定められている必要事項や設問に合わせて入力することで報告ができるようにつくられています。 また、nanoty、houren.soというアプリでは写真の添付、または写真をメインに説明することも可能であることで、複雑な説明も一目でわかるような報告が可能になります。 他にも多様なアプリがありますが、gamba!というアプリなどでは最初に日報のテンプレートを自分で作成し、その後は項目ごとに入力するだけで完成できるようにするものもあります。業務日報では、会社の定められたアプリを使うことで間違えないでしょう。

4、アクセスでの作成

Access DE 業務日報 EX というソフトウェアで業務日報を作成する場合は、まず初めに業務日報、業務情報、基本設定、CSVインポート、ユーティリティという5つのメニューそれぞれの中から、必要な項目を選び、フォームを決めるところから始まります。初心者では難しいと感じますが、1度フォームが完成すれば、簡単な操作で使用することができます。 ただし、最初に当はまる項目の無いものを自分でカスタマイズするには、アクセスの知識が必要になるため、得意でない人で会社で決められていない場合は、慣れるまでExcelを使う方がやりやすいでしょう。膨大な種類の商品や顧客情報などのデータを使用しないのであれば、ワードやエクセルの作成で十分です。

5、メールでの作成

メールでの業務日報では、件名に自分の所属と名前を入力するところから始めます。上司がメールで溢れている場合などは「本日の業務報告」のように、送られてすぐに要件が一目でわかるようにすると良いでしょう。本文の一番最初には部署名・担当者名を正確に書きます。「お疲れ様です。」「本日の業務を報告いたします。」などの文言を添えて、業務内容、現在の状況、所感を記していきます。 このとき、【業務内容】や【所感】のように、小さな見出しを付け、簡潔にまとめていきましょう。特に業務内容では時間ごとにまとめるか、緊急性の高い物からまとめるなどの順番を決めておくと良いでしょう。 最後に、本文は「以上」という言葉で締めくくり、自分の所属と名前、そして内線やメールアドレスなどの連絡の取れるものを記せば完了です。会社でフォームが決まっている場合もあるので注意しましょう。

メールでの書き方全体例

件名:本日の業務報告/経理部●●(名前) 本文:経理部長●●(名前)お疲れ様です。本日の業務を報告いたします。 1.業務内容 9時~9時30分、ミーティング 9時30分~12時、帳簿整理 2.所感 経理1課との連携がうまくいかなかった。 以上 経理部●●(名前) 内線 ●●-●●●(連絡の取れるもの)

6、手書きでの作成

初回公開日:2018年02月27日

記載されている内容は2018年02月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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