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給与明細書のテンプレート|エクセル・注意点|保管期間/電子化

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給与明細書について、テンプレートリンクの利用や明細書の見方、開け方などを紹介します。紛失した場合の再発行の方法や、源泉徴収票、賃金台帳との違いについても触れています。また、処分の方法としてシュレッダーをおすすめしていますので、是非参考にして下さい。

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給与明細書のエクセルのテンプレートリンク

給与明細書のエクセルのテンプレートリンク

給与明細書のエクセルのテンプレートリンクは、インターネットで検索するとヒットします。書式は色々とありますが、使いやすいテンプレートなり、記載項目が充実しているなど、使い勝手の良いフォーマットを使用することがおすすめです。 フォーマットをそのまま使用することも良いですが、使いやすいように編集できることもエクセルを利用するメリットですので、一から給与明細書を作成するのが煩わしいと感じている方は、エクセルテンプレートリンクを利用することで、作業量を軽減させることもできます。

給与明細書での注意点や対処法

給与明細書での注意点や対処法

保管期間

給与明細書の保管期間の定めはありません。給与明細書は個人情報ですので、保管には細心の注意を払う必要があります。給与に関する書類で賃金台帳は保管期間が3年と定められています。源泉徴収簿は7年の保管期間が定められていますので、給与明細書の保管は必要ありませんが、賃金台帳と源泉徴収簿は保管の必要があります。 賃金台帳に給与明細書の情報が記載されていることもありますので、給与明細書は保管する必要性はなく、後に確認する場合、賃金台帳や源泉徴収簿でカバーできることもあるでしょう。法的な解釈では、給与明細書の保管の定めはありませんが、賃金台帳と源泉徴収簿は保管して下さい。 賃金台帳、源泉徴収簿は年末調整の際に必要となる資料で、保管期間は異なりますが資料の保管が法的に義務付けられています。しかし、給与明細書は法的な保管は求められておらず、給与明細書の情報は、賃金台帳にも源泉徴収簿にも反映されるという繋がりがあります。

電子化

給与明細書を電子化してデータで管理する会社が増えています。電子化するメリットとして、紙で渡すことがなくなり、プライバシー保護の観点では従業員には有難いと感じる部分があるでしょう。ただし、電子化するリスクもあり、特にデータ管理を重要視しなければなりませんので、システム会社へ外部委託してデータ管理することもあります。 クラウドシステムの開発により、仕事をクラウド上で進めることも普及しつつありますので、給与明細書をクラウド上で情報を提供することで、明細書を紙から電子化へ移行する会社も増えています。

紛失

給与明細書を紛失した場合、紛失したものが見つかることが望ましいですが、どうしても見つからないこともあります。紛失するケースとして、紙媒体の給与明細書は手渡しでもらうことが多いため、カバンに入れたつもりがなかったり、会社内で自分のデスクに入れたつもりがなかったり、大事に保管しようとして保管場所を忘れてしまい紛失に繋がるという可能性もあるでしょう。 給与明細書を紛失した場合を想定して、発行方法を紙媒体からクラウドに移行させる会社が増えています。クラウド上で給与明細書を発行するメリットは、紛失防止が一番に挙げられ、明細書をプリントアウトしたり、データを保存することも自己責任にはなりますが、どこで紛失したということは回避することが可能です。 紛失してしまったら、どこで紛失したか記憶を辿る必要もあり、結果見つからなかったということもありますので、クラウド発行にする会社は、今後増えていくことと予測されます。

給与明細書の開け方

給与明細書は封筒の中に封された状態で渡すことが多く、封切することで給与明細書を開けることができます。給与明細書は個人情報ですので、他の従業員がいるところで封切りすることは避けて下さい。 給与明細書の開け方として、封された箇所をカッターナイフで切る方法が、きれいに開けることができ、給与明細書もきれいな状態で確認することができます。手で封された箇所を開ける方法もありますが、開け方に失敗して給与明細書も一緒に破ってしまう恐れもありますので、きれいに開けるとしたら、カッターナイフを使用することをおすすめします。

給与明細書の見方

給与明細書の見方は、総支給額の基本給・手当(通勤手当・資格手当・職能手当など)から、社会保険料と源泉所得税を差し引かれた金額が手取り金額です。給与明細書の書式によっては見方は異なりますが、基本的な考え方として総支給額から社会保険料と源泉所得税を差し引いた金額が給与として支給されます。 正社員とパートによっても、給与明細書の見方が異なります。正社員は、基本給・手当の総支給額に、社会保険料(厚生年金・健康保険・雇用保険)と源泉所得税が記載されます。パートは勤務時間や給与の金額によっては、社会保険料の雇用保険が差し引かれたり、源泉所得税が控除されることもあるでしょう。社会保険料も源泉所得税もかからない場合は、総支給額が手取り金額となるパートの人もいます。

給与明細書の捨て方

給与明細書の見方は、総支給額となる基本給、手当(通勤手当・資格手当・職能手当など)から、社会保険料と源泉所得税を差し引いた金額が、手取できる受給額です。会社で働いている場合、正社員とパートで給与明細書の記載項目が異なることがあります。 正社員の場合、社会保険料(健康保険・厚生年金・雇用保険)と源泉所得税が総支給額から控除されますが、パートの場合、勤務時間や給与支給額によっては、社会保険料のうち雇用保険だけ控除され、源泉所得税も控除されることもありますが、雇用保険も源泉所得税もかからないこともあります。 総支給額から社会保険料と源泉所得税を差し引かれた金額が手取り金額と考え方が一番わかりやすいです。会社によっては、手当が充実していることもありますし、会社に損害を与えたことによる罰金が科されて、給与から控除されることもあるでしょう。分からないことは給与担当者に問い合わせることをおすすめします。

処分方法・個人情報保護について

給与明細書の処分方法として望ましいのは、シュレッダーにかけて給与明細書を粉々にして処分することです。シュレッダーは、紙を粉々にすることで元の状態が分からないようにするため、個人情報や機密情報を処分なり破棄する場合に、シュレッダーを利用することが多いです。 会社では紙を処分する時は情報漏えい対策として、シュレッダーを使用することが義務化されているところもあります。近年では、会社だけでなく一般家庭でもシュレッダーの需要が増えており、一般家庭では置き場所に限りがありますので、小さいシュレッダーの需要が多いです。 給与明細書を捨てるということは、ゴミとして出ることになりますので、個人情報漏えいのリスクが伴います。

給与明細書の再発行の方法

給与明細書を従業員に発行する義務があることは法的に義務付けされています。ただし、再発行については、会社によって発行することもあれば、発行しないこともあるでしょう。給与明細書の再発行についての法的観点は、再発行の定めがないため、会社に委ねられることになります。再発行できるかどうかは、給与担当者に相談することをおすすめします。 再発行をお願いした場合、再発行の必要性を問われますので、まずは、給与担当者に相談して下さい。

給与明細書との違い

源泉徴収票・賃金台帳について、給与明細書との違いについて紹介します。

源泉徴収票

源泉徴収票は、一年間の給与収入額、社会保険料、源泉徴収税額が記載された書類です。 平成28年分の源泉徴収票からマイナンバーを記載することが義務化され、マイナンバーについての取扱いの整備が急務となっています。源泉徴収票は12月に年末調整がありタイミングで、発行されることとなり、従業員に発行する分、居住している市町村役場に提出する分、場合によって法定調書と一緒に税務署に提出することもあります。 給与明細書との違いは、給与明細書は一か月分の給与、社会保険料、源泉所得税についての情報が記載された書類ですが、源泉徴収票は、一年分の給与収入、社会保険料、源泉徴収税額が記載された書類です。似てるようですが記載されている情報は、一か月分と一年分ですので大きな違いがあります。

賃金台帳

賃金台帳は、従業員の一年分の給与情報を月別に細分化した資料です。基本的には一枚のシートに一年間の給与の金額、社会保険料、源泉所得税が記載されるようになっていますので、一目で毎月の給与情報を確認できる資料が賃金台帳です。 給与明細書との違いは、給与明細書は毎月分の給与情報だけを従業員に発行しますが、賃金台帳は従業員には伏せておく資料ですので、従業員に見せる見せないの違いがあることと、毎月分だけの給与情報が記載されている給与明細書に対し、賃金台帳は年間通して毎月の給与情報を確認できますので、給与情報が毎月分しか確認できない給与明細書とは大きな違いがあります。

給与明細書は紛失に気をつけよう

給与明細書は紛失に気をつけよう

給与明細書は、毎月給与支給日に会社から発行される給与情報が記載されている書類です。発行形態は紙媒体で発行する会社が多いですが、クラウドシステムの開発により、クラウド上で給与明細書を発行する会社も増えています。クラウド上で発行することで、紙媒体の経費削減と紛失リスクを回避できるメリットがあります。 紙媒体の給与明細書を紛失した場合、再発行できるかどうかは、会社の給与担当者に相談して下さい。給与明細書の再発行は法的な定めがなく、会社によって再発行することもあれば、再発行しないこともあるからです。毎月発行される重要な個人情報でもありますので、紛失には気をつけながら、処分する場合はシュレッダーを使用することをおすすめします。

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