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ご報告の意味・使い方や例文|結婚/妊娠/退職・注意点|遅れた

言葉の意味

ご報告はものごとを知らせ伝えるという意味の言葉で、改まった場で使うことの多い言葉です。ご報告はご報告したいことがらが起きて一か月以内には、直接、メール、手紙などでつたえるようにしましょう。遅れてしまっても気づいた時点で速やかに行いましょう。

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ご報告の意味

ご報告の意味

ご報告というのは、しらせつげることという意味の報告という言葉に、丁寧な表現の「御」をつけた形の言葉です。目上の相手が行う報告や、目上の相手に対して自分が行う報告のことを意味している言葉です。 改まった場で使われることが多く、職場での報告事や結婚、出産、退職、引越しなど人生の節目となる出来事を報告する際に『ご報告』と銘打つことが多く、その使い方について今一度しっかりと知っておきましょう。

状況別でのご報告の使い方や例文

改まった場や人生の節目となる出来事を人に知らせ伝えるときに使う『ご報告』ですが、その状況別での使い方を例文を使って、それぞれ確認していきましょう。

結婚

結婚

『結婚のご報告』芸能人が結婚するときによく見られるブログのタイトルですが、このように文章で結婚を知らせるときに、結婚のご報告という使い方をよくします。 メールのタイトルを『結婚のご報告』として、○月○日に結婚いたしましたと報告するとスマートな伝え方になります。結婚のご報告をするのなら挙式後一か月以内にはご報告するようにしましょう。

妊娠・出産

妊娠・出産

妊娠・出産のご報告はデリケートな問題です。おめでたいことには間違いないのですが、妊娠したからといって無事に出産できるとは限りませんし、もしそうでなかった場合にはご報告をしてしまった場合、ダメであった報告もしなくてはなりません。 このため妊娠した場合のご報告は安定期を過ぎてから、妊娠によって迷惑をかけたり出産で休暇を取ることが考えられる職場と、親しい友人や親族のみにとどめておくのが賢明です。 出産後は何かと忙しくなってしまいますが、生まれた子供の写真と名前を入れたハガキなどで『○月○日に○グラムの元気な男の子を出産したことをご報告します』といったご報告を行えば、ご報告を受けた側も嬉しい気持ちになれることでしょう。

退職

退職をご報告する場合には退職の2~3週間前までには伝えたいです。社内に限らず仕事で関わっている人に対してもきっちりと報告を行いましょう。メールでは失礼ということはなく、退職までには引継ぎなどもありますので、その準備期間も考えご報告を行うようにしましょう。 メールでも口頭でもご報告の時には、退職理由が何であっても『一身上の都合』とするのがマナーです。

引越し

引越しの報告はハガキで行うことが一般的です。引越し前後は忙しくバタバタすることも多いですが、引越しすることは事前に決まっています。引越しが決まった時点で準備をしておくとスムーズなご報告ができるでしょう。

ご報告する場合の書き方や注意点

ご報告する場合の書き方や注意点

ご報告はいろんなツールによって行うことができます。広く一般に知らしめたいときにはブログなどを使って行うこともできます。特定の人に当てて行うときには、メールやハガキを送ることでのご報告も一般的です。 続いてはいろいろな方法でご報告をするときの注意点や、ご報告が遅れてしまったときの対処法についてみていきましょう。

ブログ

ブログでのご報告を行うのは、芸能人などが行う結婚のご報告や、店舗の移転など、その物事を広く知らしめたい場合に考えられます。多くの人に知らせたいときには、ブログという手段はうってつけです。 ブログでご報告を行うときには、その対象は世界中の人々です。ネット上でのご報告は、誰に見られるか分からないという点を意識しなければなりません。すなわち誰が見ても失礼のない、意味のわかる文章でご報告を行うことが重要です。

メール

メールでのご報告は気軽に行うことができ、遠くに住んでいる人やしばらく連絡を取っていない人にでも簡単に行えるいい手段です。 メールでご報告をすることもごく一般的なことで、特に失礼なことではありません。しかし本来は直接伝えたかったということを文面に入れておくと、誰が読んでも気持ちのいいご報告の文章になるでしょう。

手紙

手紙でのご報告は、遠く離れたところに住む人へのご報告の手段として一般的です。手書きで書かれたご報告の文面は温かみがあり、ご報告を送られた相手も嬉しく感じることでしょう。 しかしながら、手紙でのご報告の場合も本来は直接会って伝えたかったということを、一言添えておくと丁寧で失礼がありません。誰が読んでも失礼のないものにし、ご報告したいことがらが起きてから一か月以内には送るようにしましょう。

はがき

はがきでのご報告も手紙同様、離れたところに住む人へのご報告の手段としてよく使われています。手紙との違いは、書くことのできるスペースの違いです。はがきは書くスペースが限られています。 そのため、はがきでご報告を行う場合には簡潔でなくてはなりません。ご報告でいちばん大事なのは、ご報告の内容を正確に伝えることです。はがきでは写真を添えて、分かりやすい報告にするといいです。 結婚であれば結婚式の写真、出産であれば赤ちゃんの写真など写真を添えることで、分かりやすいご報告のはがきとなります。

遅れた

ご報告が遅れてしまった場合にはどうするべきなのでしょうか。ご報告が遅れてしまったからといってご報告をしないままでいるのは、遅れたご報告をすることよりも大変失礼です。 ご報告が遅れてしまった場合には、「ご報告が遅れてしまいましたが」と遅れてしまったことを詫びる一言を必ず添え、遅れてしまったことに気づいた時点で、なるべく早くご報告を行うようにしましょう。 可能であれば直接ご報告ができたほうがよいですが、それがかなわない場合にはどのような手段でのご報告でも構いませんので、なるべく早く行える手段を考えましょう。

ご報告との違い

ご報告との違い

ご報告と似た言葉に、ご連絡と報告があります。これらの言葉とご報告とはどう使い分ければいいのでしょうか。ご報告と似た言葉とそれらの違いについてみていきましょう。

ご連絡

ご報告とご連絡の違いはその伝える内容にあります。報告は結果を知らせるときに使い、連絡は結果を知らせるだけでなく、大きな意味で知らせるという意味をもっています。 また報告は、上司などの目上の立場の人の指示で行ったことがらの結果を、下のものから伝えるというもので、連絡は上下関係は問わずに使われることも特徴です。

報告

報告とご報告の違いは見たとおりで『ご』がついているかどうかです。報告の丁寧な表現がご報告です。会議や目上の人に対して報告する場合には「ご報告させていただきます」と枕詞を置いてから報告内容を話しだすとよいでしょう。 単に報告という場合には、同僚と話す場合や立場が同等の人と話すときに用いられます。こういったときにまでご報告としてしまうのは、不自然で丁寧すぎる印象を与えてしまいます。丁寧であればどんなときでも失礼でないという考えはやめましょう。 その場に応じた言葉遣いができるということは、仕事を行う上でとても大事なことです。

ご報告は忘れずにしよう

ご報告は忘れずにしよう

ご報告をきちんと行うということはビジネスマンとしてだけではなく、社会人として持っておきたい常識です。ご報告は、ご報告したいことがらが起きて一か月以内にするのがいいでしょう。 ご報告の手段は、直接会ってしなければならないものではありません。ブログやメール、はがきや手紙を使ったご報告も一般的です。直接伝えられない場合には、「直接伝えられなくて申し訳ありません」という一言が添えられていると丁寧なご報告になります。 ご報告が遅れてしまった場合にも、そのままにせず気づいた時点で速やかに行うようにしましょう。

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