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得意先と取引先の違い・挨拶文の書き方|気をつかう相手

ビジネスマナー

取引先との違い・挨拶文の書き方コツは|気をつかう相手に対しての対応とは根本には相手に対しての配慮である。ビジネスマンなら身に着けておきたいスキルです。今回は取引先との違い・挨拶文の書き方コツは|気をつかう相手に対しての対応とはでご紹介します。

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気をつかう相手に対しての対応とは

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得意先と取引先の違いはご存知ですか。特に新しい取引先へ挨拶文を送る際に押さえておきたいのがビジネスマナーです。先方に挨拶文を送るときに失礼がないようにしっかり把握することでビジネスマンとしてのレベルもみられる場面になります。それによって取引先から得意先になることも考えられる大事なことです。 そこで得意先と取引先の違いと挨拶文の書き方について押さえておきましょう。

得意先と取引先の違いは何か

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会社にとって得意先を確保することは利益を生むために必要であり、大きな強みを得ることが可能になります。 逆に得意先がないと会社として運営をしていくには安定した利益を生みにくいことになります。そういった面から会社の業績に直結する得意先には気を配る必要があります。 では得意先とはなにかというと、取引の回数が多い企業を指します。取引の回数が多ければそれだけ利益にもつながります。また、得意先を失うということは会社にとって大きな損失につながり、得意先の規模によっては会社の存続にも大きく影響することから最も気をまわし、気を遣わなければならないと言えます。 一方の取引先ですが取引をしている会社すべてを指します。なので得意先も同じ取引先になります。ただ、取引先を売上という観点から見ていくと明らかな売上の差があります。こういったところから会社は大きな有益が生まれる取引先を得意先としています。

得意先と取引先は1年で取引回数に差がある

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得意先と取引先の大きな違いとして取引の回数があります。得意先の場合は、取引先の中でも普段から取引をしているため取引の回数は多くなります。しかし、取引先の場合は取引対象が広く、年に1度の取引だとしても取引先ということになります。そういった面から取引先の年間の売上は得意先よりも少なくなるのが基本になります。

売り上げの違いはいくら

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得意先と取引先には、売上の違いがあります。得意先では普段からの取引があり、売上も上がります。しかし、取引先の中には年に数回しか取引しないような取引先もあります。仮に取引先は月の売上で100万以上の得意先もあれば、取引先で月の売上が10万といったこともあります。 例えこのような取引先であっても継続的にサービスを提供していくことで、得意先になっていくこともあるため得意先も取引先も区別せずどちら大切であると心がけていきましょう。 例としてはまめに連絡をしたり、コンタクトを取ることも必要です。肝心なのはどちらも大切なパートナーであり、得意先や取引先の利益になるようにすることが結果として会社の利益に繋がることになります。

気を遣う相手にはどう接するべきか

「気を遣う」を辞書で調べると「配慮すること」とか「心を配ること」とあります。会社勤めをしていると思い浮かぶのはビジネスマナーになります。ビジネスマナーは「気配り」が根底にありさまざまな人とのコミュニケーションが求められるビジネスシーンにおいては必須の要素になります。「差がつくビジネスマナー」としての気配りが大切です。 気を遣う人は相手の立場になって考えることができる人というのが基本です。自分中心ではなく、相手がどうしたら喜んでくれるのか考え、相手の行動に対して先回りして動くなど、相手の立ち場に立った思考ができる人といえます。ビジネス面では大事なことです。 ただし、それを感じられても行動しなければ気配りとして表れません。気配りができる人とは、相手の立場になり考えた行動ができる人になります。行動するにあたりある程度のマナーを身に付けている必要もあります。

堂々と自信をもって

気を遣うときに恥ずかしがる必要はありません。相手の立場になり考えるところまでができても嫌がられたらどうしようや失敗してしまったらどうしようと構えてしまう人が多いのが現状であるといえます。 気を遣う人であるためには、ある程度の自信を持って接するのが大事です。意識をして背筋が伸ばし、まっすぐ人を見て、服装もきちんとする。これを心がけましょう。 他人に気配りができる人は、自分にも気を配ることができています。自分をきれいに見せることは自分への気配りと言えますが、気分よくすごしてもらうために相手に対して清潔感を持って接することは同時に、相手への気配りです。 自然にこのような動きができる方は、この時点で一歩抜きんでる印象がありますし、自分へ気を配りは自分を向上させようと考えている人です。先方との会話でも毎回同じ話をしないようにきちんと情報を仕入れたりと、内面も抜かりなかったりします。

得意先と取引先はどちらも大切にすること

得意先と取引先には違いはありますがどちらも、ビジネスにおいての大切なパートナーであることには間違いはありません。弊社のミスや不手際でパートナーである得意先や取引先の関係を解除されてしまうことはマイナスにです。どちらに対しても丁寧かつ親切な対応と取引が大切です。

得意先へのあいさつ文の礼儀を伝える

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得意先への挨拶文を送付する機会は多々ありますが、その際にどのような挨拶文で書き始めると、相手に失礼なく好印象を持ってもらえるのでしょうか。今回は、挨拶文の書き方のポイントを紹介していきます。

時候でご挨拶をする時の注意点は

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時候は季節の言葉を入れる事で文章に季節感が出て清潔な印象を与えます。特に挨拶文には欠かせないポイントのひとつになります。ビジネス文書では「時下」を使って「このところ」「今現在」などの意味合いがあるので春夏秋冬を問わず使うことができます。 それ以外では季節の言葉はある程度決まった文章を用いても良いですし、自分なりに感じた季節を書き添えても個性が表現できて好印象です。 しかし、毎回のように「拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」このようにしていると堅苦しくなります。そこは「いつも大変お世話になっています」の方が自然で良いです。 このように感謝の文言は、取引先とどれ程の関係であり、どれほど連絡を取り合っているか、どれ位の親密度かによって使い分けていく必要があります。

感謝の言葉を伝えよう

先方に感謝の言葉を伝えることは大切なことです。相手に対する感謝の文言を一言添えることで印象も変わります。 時候の挨拶文の後に、得意先への繁栄を喜ぶ文言や担当者と親しい関係であれば元気であることを喜ぶ文言を盛り込みます。その他では普段からお世話になっていることに対してのお礼の文言を付け加えることで感謝の気持ちが伝わります。挨拶文で感謝を伝える際にはこの点に注意してみましょう。 敬語のマナーとしては敬う表現であれば「貴社」や「御社」のように「貴」や「御」をつけましょう。また、相手を立てるという意味で謙譲語を使い敬意を表現する場合は言葉を言い換えて「言う」は「申し上げます」や「行く」は「お伺いする」、「見る」は「拝見する」のようにします。 このように使うことで敬う文言になります。取引先との関係が良好であれば「いつもお世話になっております」のような形の方が自然です。

長文で得意先への挨拶文は

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あくまで挨拶文ですので短めに終わらせます。特に得意先へ対して堅くならないようにすることは大切ではありますが、肝心の内容が分かりづらくなるので簡潔にするのことが必要です。

自分の事ではありますが

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挨拶文の中にこちらの状況であったり自分自身のプライベートな内容を長文にするのは控えて、文章が終わった後に追伸欄に書くようにするとすっきりとしてまとまります。 なにより大切なのは取引先にしっかりと感謝していることを伝えることです。それだけでも印象は変わり今後にも繋がります。

得意先と取引先は大事なパートナーです

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今回は得意先と取引先の違いと挨拶文をご紹介しましたが、共通して言えることはどちらも会社の売上に直結することであり、差別なくともに頑張っていくべきパートナーであるといえます。そういった観点から考えていけば難しいことではありません。今後のビジネスマナーとして参考にして頂ければ幸いです。

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