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内定通知書のテンプレート|ワード/エクセル・注意点や対処法

更新日:2020年08月28日

内定後

内定通知書についてどこまで知っていますか。多く経験することではありませんから、知らなくて当たり前です。この記事では、内定通知書のあれこれについてご紹介しています。便利なテンプレートもあるので、そのまま使用することも出来ます。

内定をもらったのに内定通知書が届かない、そんな時どうしたらいいのでしょうか。やはり口頭だけでは不安になりますし、後で送ると言われたのに届かないとなったらそれもやはり不安です。 10日以上経過しても音沙汰が無い場合は、企業側に連絡をしても失礼には当たりませんが、その際の督促の仕方には注意が必要です。「遅いんですけど、どうかしました」などという聞き方では先方が気を悪くしかねません。 「先日、内定をいただいた○○と申します。内定通知書がまだ手元に届かないので、行き違いがあってはと思いご連絡させていただきました」 とやんわり訊ねましょう。送る予定がまだ先だと言うなら、いつ頃なのか聞いておけば無駄な督促をしなくて済みますので、「いつ頃のご予定でしょうか」と訊ねておきましょう。最後に、忙しいところありがとうございましたと感謝の意を伝えるのを忘れずに。

印鑑

内定通知書に印鑑は必要なのでしょうか。結果から言ってしまえば、どちらでも構いません。印鑑が押していないからといって内定通知書の内容が無効になるといったことはありません。 しかし万が一にも偽造などのトラブルを招かないためにも、印鑑を押すことをします。その際の印鑑は実印でなく社印でも認印でも構いません。

再発行

内定通知書は企業が個人に対して発行する書類です。法的に効力のある書類と言うわけではありませんから、内定通知書を紛失したからと言って内定が取り消しになるようなことはありません。 しかし何らかの理由で内定通知書が必要な場合は、なぜ必要なのかを企業側にきちんと説明し再発行をお願いしましょう。正当な理由があれば、再発行もしくはそれに変わる書類を用意してくれるはずです。

期限

内定通知書に期限はあるのでしょうか。入社日がまだ先の場合は、少し不安になるのではないでしょうか。内定通知書の有効期限は「採用する側が指定した入社日まで」とするのが一般的です。つまり、入社日が1ヵ月後なら有効期限は1ヵ月後となり、入社日が半年後なら有効期限は半年後です。 もし重大な理由でこの入社日に入社できないようなことが起きた場合は、速やかに採用側に連絡を入れましょう。

内定通知書の返事はどうしたらいいの?

今までは主に内定通知書を送る側で見てきましたが、今回は受け取る側を見ていきましょう。実際に内定通知書を受け取ったら、どうしたらいいのでしょうか。 お礼や企業側への連絡はどうするのか、見ていきましょう。

お礼状

内定通知書を受け取ったら、できる限り早くお礼状を出すのがマナーです。採用してくれたことへの感謝と意気込みなどを書くのが一般的です。 はがきではなく封書にしましょう。企業に送るものですから、横書きよりも縦書きがです。パソコンで作成するよりも、手書きが望ましいとされています。内容は短くても構わないのでなるべく手書きで心をこめて書きましょう。 例文とテンプレートの分かりやすいサイトをご紹介しておきます。

添え状

内定通知書を受け取ったら、その後企業に提出しなければならないのが内定承諾書です。「採用を内定します」という企業側の内定通知書に対して、「入社します」という意思を明記させるのが内定承諾書です。 内定承諾書に添え状を付けるのはマナーです。添え状とは書類の内容や枚数などを記載し、洩れやミスをなくすためのものです。この添え状はビジネスマナーとも言えるので、新入社員となるのにビジネスの基本がなっていないと思われては致命的です。マナーを守ってきちんと書きましょう。 分かりやすいサイトをご紹介しておきます。

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初回公開日:2017年12月07日

記載されている内容は2017年12月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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