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ビジネスメールの返信の例文|お礼/日程調整・件名/引用の注意点

メール

なかなか教わるタイミングのないビジネスメールの作成方法について、基本的なことをまとめました。「件名はどう書く?」「『Re:』って消していいの?」「お礼文はどんなふうに作成する?」「日程調整する際の注意点は?」などビジネスメールに関する知識をお伝えしていきます。

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ビジネスメールの基本!返信メールの書き方は?

社会人デビューをした皆さんにとって、ビジネスメールは一つの越えるべき壁といえます。ビジネスメールの基本は、学校ではなかなか教えてもらう機会はありません。「メールなんて簡単じゃないか」と考えがちですが、送信も返信も含め、好印象なメールを送ることはなかなか難関だったりします。 基本的な挨拶はできているか、件名は明確か、一文が長く伝わりにくくなっていないか、署名は漏れていないかなど、ビジネスメールを作成するにあたっての注意点は意外に多くあります。 基本的なビジネスメールを作成することができれば、社会人として必要な「報連相」をメールを活用してスマートに行うことも可能です。そこで今回は、ビジネスメールの基本的な返信方法などを紹介します。

はじめが肝心!件名は本当に重要?

最近は、LINEの普及で日常生活の中でメールを使用する頻度はグンと減りました。LINEでは「件名」にあたる部分がないため、これまであまり連絡手段の中で「件名」を意識してきた人は少ないです。 しかし、社会人デビューをして、仕事の中でメールを使うようになったのであれば「件名」を気にしないわけにはいきません。 例えば、管理職の人の立場に立って考えてみましょう。責任ある立場になればなるほど、社内での連携や、社外とのコミュニケーションも増えてきます。よって、受信するメールの件数も必然的に多くなります。 そのような時、重要なメールは無いかその管理職の人は、まず「件名」に目を向けます。「これは詳細まで確認すべきメール」「これは後から確認してもいいメール」「これは関係ないのでそのまま削除するメール」など、メールの優先順位をつける作業を行います。だからこそ、ビジネスメールにおける「件名」は重要な役割を担っているといえます。

件名は長すぎないように!

先にお伝えしたとおり「件名」は、ビジネスメールにおいてとても重要な部分です。件名を元に優先順位をつけていきますから、書いていればいいというものではありません。では、どのように作成すれば良いのでしょうか。 メールボックスの受信リストでは、大体の場合で件名が一覧で見られるように設定してあります。件名が長すぎると、肝心な部分が見切れて全文を表示することができません。そのため、全文が長くならないように、件名はおおむね20文字以内に収めるようにします。

要件は簡潔に!

文字数ももちろん大切ですが、それ以上に重要なのが件名の内容です。短い文の中で、いかにわかりやすく要件を相手に伝えられるかがポイントといえます。 例えば「本日15時より、来月実施予定の社内イベントに向けてミーティングを行います。出席可否についてご返答ください」というような内容でメールを送るとします。しかし、内容をそのまま件名にしようとすると、文字数が多くなってしまいます。 これを簡潔にするよう意識すると「【本日15時】社内イベントMTG 出席可否について」とすることができます。また、件名の頭に【重要】などをつけると、早く対応が必要なメールである事を相手に伝えることができます。 もしも、最初に件名を考えるのが苦手という人は、本文が完成してから最後に件名を作成すると簡潔な件名を考えやすくなるでしょう。

本文の書き出しはどうしたらいい?

本文の書き出しはどうしたらいい?

次は、メールを作成する際に悩みがちな本文の書き出しについてです。相手に失礼のないよう、どのようなメールを送りたいのかなども考慮して書き出しを考えるようにしましょう。

ビジネスメールの書き出しは挨拶から!

普段から、誰かに会ったら必ず挨拶をするのが基本です。これは、ビジネスメールにも同じことがいえます。まずは、状況に応じた挨拶から書き出すようにしましょう。ここでは、挨拶の例をご紹介します。 ・最も基本的な挨拶→「お世話になっております。」 ・お礼を伝えたいときの挨拶→「先日はありがとうございました」 ・自分のメールに対してすぐに返信があったときの挨拶→「早速のご連絡ありがとうございました」 ・久しぶりに連絡する相手への挨拶→「ご無沙汰しております。」 このように、挨拶の書き出しだけでもさまざまです。上記は一例ですので、お礼などであれば「先日は遠いところご足労いただき誠にありがとうございました」など、状況に合わせて具体的な言葉を伝えられるとなお良いでしょう。

まずはメールした理由を伝える!

挨拶の後は、いよいよ相手に伝えたいことを書いていきます。この時のポイントは、メールの目的や結論を簡潔に伝えることがポイントです。以下、例文を紹介します。 「新規企画の会議の件で、日程のご相談をしたく、メールいたしました。」 「先日のイベントについてお礼申し上げたく、メールいたしました。」 「先日の会議資料不備についてお詫び申し上げたく、メールいたしました。」 「本日開催の決起集会のご案内で、ご連絡させていただいております。」 メールの書き出しでは、このように「何の件で」「どうしたくて」「メールをしました」というのを伝えると良いでしょう。

メールの引用をマスターしよう!

次は、ビジネスメールで活躍する場面の多い「引用」についてです。ビジネスメールでは、質問に対する回答を行う場面が多々あります。 その際に、例えば「最初の質問については」と書いた場合、「自分は最初どんな質問したか」と相手が自身のメールを読み返さなくてはならなくなります。また「~という質問についてですが」と質問から打ち直した場合、メールの作成に時間がかかり、貴重な仕事の時間を失ってしまいます。 相手のメールを引用することによって、これらの問題を解消することができますので「引用」は、ぜひともマスターしておきたいビジネスメールのスキルといえるでしょう。

引用した内容は書き換えない!

引用をする際は、引用した内容は書き換えないというのが大きなポイントです。相手も人間ですから、誤字や脱字が混じってしまうことがあります。見つけた場合「なおしてあげたい」と思うのは自然なことですが、ビジネスメールにおいては、基本的に修正などは行いません。そのままの内容、そのままの文字を引用するようにしましょう。 また、引用するのはは必要最小限に留め、全文を引用することは避けます。以下、引用の例をご紹介します。 =========================== 〇〇様 お世話になっております。以下、ご質問に回答いたします。 >イベントの開催時間を教えてください。→開催時間は、明日の10時~16時です >イベント会場に駐車場はありますか?→あいにく駐車場のご用意はありません、公共交通機関をご利用ください。 =========================== このように、引用を活用して効率的にビジネスメールを作成できるようにしていきましょう。

返信の返信はどうする?「Re:」の扱い方

ビジネスメールにおいては「返信の返信」は、ごくあたり前にあり、長くやり取りを行うことも珍しくありません。ここからは、返信の基本を紹介します。

返信時の件名から「Re:」は消すべき?

メールのやり取りをしていると、件名に「Re:」という表記がつき、返信をするごと表記は増えていきます。見慣れないとなんだか邪魔に感じてしまいますが、この「Re:」は消してもいいものなのでしょうか。 答えは、「基本的に消してはいけない」です。「Re:」とは、ラテン語由来で「~に関して」という意味を持っており、「この返信は~に関してのものです」というメッセージの役割を果たしています。そのため、すこし邪魔に感じてしまうでしょうが、返信する際にはあえてそのままにしておきましょう。

「Re:」が多くなりすぎないように注意!

前文の中で「Re:」は、基本的に削除しないとお伝えしましたが、これはあくまでも基本的なルールです。何度も何度もメールのやり取りをして「Re:」が多くなってしまうと、肝心な件名が見切れてしまいます。そうなってしまっては本末転倒ですので、「Re:」が多くなる場合には注意が必要といえます。 では、「Re:」が多くなる場合はどのように対応すれば良いのでしょうか。 方法としては、「Re:」の数を数字に置き換えるとよいでしょう。「Re:Re:Re:Re:Re:」の場合であれば、「Re:」が5つですので「Re:⑤」というように置き換えます。こうすることによって、「Re:」が増えても件名をしっかり確認することが可能です。

ビジネスメールで欠かせない署名!

件名、本文に続き、ビジネスメールにおいてこれもまた忘れてはいけないのが「署名」です。署名では、自分がその会社のどの部署に所属をしている誰なのかを明らかにしたり、相手が連絡を取るために必要な情報を記載しておいたりします。一般的な署名のスタイルとしては以下のとおりです。 ******************************* 株式会社〇〇 △△部 □□課  山田 太郎(Yamada Taro) 〒111-1111 東京都○○区11-11 ✖✖ビル1階 TEL:03-1111-1111 FAX:03-1111-1112 Mail:Yamada_Taro@xxxx.co.jp *******************************

署名を活用する!

上記のように、自身の連絡先などを明らかにするのに役立つ署名ですが、新商品の案内と一緒にURLを張り付けたり、自身の休暇日(不在日)を記載しておいたりと、情報共有にも役立ちます。署名は、毎回入力せずとも自動的にメール内に挿入できるようになっていますので、あらかじめ設定しておき、必要に応じて定期的にメンテナンスすることをおすすめします。

ビジネスメールの結びは挨拶でおわる!

ビジネスメールの結びは挨拶でおわる!

ビジネスメールは、挨拶にはじまり挨拶におわる、これがなによりの基本です。例えば、何かをお願いする場合、どんなに丁寧に本文を書いたとしても、最後に「お願いいたします」が無いと、どこか上から目線な印象を受けてしまいます。 最後まで好印象を与えられるように、ビジネスメールの結びは必ず挨拶でおわるようにしましょう。以下では、結びの言葉の一例を紹介します。 「今後ともよろしくお願いいたします。」 「ご希望の資料をお送りいたします。ご査収賜りますよう、お願い申し上げます。」 「ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。」 「ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。」 「ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」 初めの挨拶同様、状況に応じて一言添えられるとなおよい結びになります。ぜひ、いろいろなバリエーションを探ってみてください。

メールの件名から結びまで(参考)

件名:企画の見積書をお送りします。 株式会社○○ 田中一郎 様 お世話になっております。先日は、当社の企画に興味を持っていただき、誠にありがとうございました。早速、見積書を作成いたしましたので、このメールに添付してお送りします。ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 ******************************* 株式会社〇〇 △△部 □□課  山田 太郎(Yamada Taro) 〒111-1111 東京都○○区11-11 ✖✖ビル1階 TEL:03-1111-1111 FAX:03-1111-1112 Mail:Yamada_Taro@xxxx.co.jp *******************************

内容別!メール返信時のマナーと注意点は?

内容別!メール返信時のマナーと注意点は?

ここまでは、ビジネスメールの基本的な作成方法を紹介してきました。では、ビジネスメール作成の基本がわかってきたところで、ステップアップして応用編です。ここからは、メールの内容別に、返信時のマナーと注意点を紹介します。

お礼メールは時間帯と状況にあわせた「ありがとう」を!

お礼のメールを返信する際、ただ「ありがとう」と伝えても、どこか心がこもっていない気がしてしまうことがあります。そこで、「本当に感謝しています」ということを伝えるためにも、返信時の「ありがとう」の伝え方を工夫してみましょう。 例えば、相手がメールを送った時間帯にあわせた一言を添えてみたり、相手が素早く対応してくれたことに触れてみたりといったことが挙げられます。返信メールの中で具体的にお礼を伝えることで、あなたの誠意や心からの感謝、そして人柄を伝えることができます。 「遅い時間にも関わらず、ご対応いただきありがとうございました。」 「早い時間から確認していただきありがとうございます。」 「お忙しいところ、早速返信いただきありがとうございます。とても助かりました。」 このように、同じお礼でも「ありがとうございます」のみ返信するのとでは、伝わり方が大きく変わります。

日程調整メールで大切なことはコレ!

日程調整の際には、候補の日程を複数提示することが大切です。そうすることによって、何度も日程をすり合わせるためにメールを送り合う手間を省くことができます。また、日程調整の際には必ず場所(待ち合わせ場所や会議室の場所)を一緒に送るようにしましょう。 日程調整においては、「この日は対応できません」といった内容を返信しなくてはならないことも十分に考えられますので、言葉遣いは柔らかく、「ご提案いただいた日程はあいにく対応いたしかねます。別の日程での調整は可能でしょうか」など、うかがい口調を意識すると良いでしょう。

催促メールは低姿勢な口調で臨もう!

催促メールは低姿勢な口調で臨もう!

送る方も、送られた方も、申し訳ない気分になる催促メールですが、「申し訳ありませんが」「お忙しいところ大変恐縮ですが」「ご連絡が遅くなり誠に申し訳ございません」など、クッション言葉やお詫びを上手く活用しながら、低姿勢な口調を心掛けてみると良いでしょう。 「返信をいただけないとこまります」「返信期限は明日のはずですが」など、自分本位な態度では、相手にとても失礼で、さらに悪い印象を与えてしまうので注意が必要です。

回答・了解・参加・断りのシーン別返信ポイントはコレ!

ビジネスメールの中でよく登場する「回答・了解・参加・断り」ですが、「わかりました」「参加できません」というように、結論だけ伝えるよりも、それぞれほんの少し手を加えるだけで、グッと好印象な返信メールにすることができます。

回答を返信するときのポイント

質問に関する回答を送るときは、いきなり回答に入るのではなく「ご質問いただきありがとうございました」「説明が不足しており申し訳ございませんでした」など、一言添えてから本題に入るようにしましょう。そうすることで「質問してよかったんだ」と相手に伝えることができます。 また、本題については、前文で紹介したとおり引用を活用することをおすすめします。

「了解」を伝えるときのポイント

まず、この「了解」ですが、ビジネスメールにはあまり適しませんので注意してください。ついつい使ってしまいがちですが「承知いたしました」など、「承知」に置き換えるようにしましょう。 さらに、「承知いたしました」だけを送るのではなく、「来週月曜日の13時から会議の件、承知いたしました。」というように、相手の内容を復唱することで、「ちゃんと理解しました」ということを伝えることができます。

「参加」を伝えるときのポイント

前途してきた内容に同じく、ただ「参加できます」と返信するよりは、「当日お会いできるのを楽しみにしております」「会議の際は何卒よろしくお願い申し上げます」というように、一言添えると好印象なビジネスメールに仕上げることができます。

「断り」を伝えるときのポイント

「断る」ということは、相手の希望に添えないということですから、「申し訳ない」という気持ちをしっかりと伝えられるようにしましょう。 例えば、「あいにく、当日は別件で終日不在にしております。ご挨拶したかったのですが、申し訳ありません」「せっかくのご提案でしたが、ご希望に添えず申し訳ありません」といったように「残念」という気持ちを伝えると、相手気を大きく削ぐことはありません。

挨拶メールに返信するときのポイントはコレ!

「ビジネスメールの書き出しは挨拶から」でもお伝えしたとおり、挨拶は重要な部分です。それは、自分から挨拶のメールを送る場合も、相手からの挨拶メールに返信する場合も同じことがいえます。 可能なかぎり、挨拶のメールは自分から送りたいところですが、もしも相手から先に送ってきた場合は、メールに気付いたらすぐに返信をするようにしてください。そして、状況に応じて具体的に挨拶メールを返信するようにしましょう。 例えば、「わざわざご挨拶いただきありがとうございました。先日の会議では、貴重なお時間を割いていただき感謝しております。」といったように、「単純な挨拶」でおわらせないことがポイントです。

「担当が代りました」引継ぎメールへの返信ポイントは?

大きな企業だと、人事異動はめずらしいことではありません。そのため、「企画の担当を引き継ぐことになりました」といったようなメールを受け取ることがあります。その際は、関わってきた期間の長さに関わらず、一言お礼を添えるようにすると良いでしょう。 また、引継ぎ点や確認事項があれば、メールを通して連携を取るようにしておきます。人事異動が出たとなると相手も忙しいですが、後任との間でトラブルにならないよう確認が必要です。

相手別返信メールの注意点をご紹介!

相手別返信メールの注意点をご紹介!

ビジネスメールを送る際は、誰に宛ててメールを送るのかによって、対応が異なります。上司なのか、部下なのか、はたまた取引先なのか、シーンはさまざまです。そのような中でも、思わずメールを打つ指が止まってしまうのが、初めてビジネスメールを送る相手(返信する相手)ではないでしょうか。 ここでは、初めてビジネスメールをやり取りする相手に対して、どのようなメールを送るべきか、どんな注意点があるかをお伝えしていきます。知らず知らずに相手に失礼なメールを送ることのないよう、しっかりと確認しておきましょう。

初めての相手へのビジネスメールはどう送る?

初めての相手にビジネスメールを送る場合のポイントは、「件名」「書き出し」の両方で、必ず素性を明かすということです。特に件名は、相手が最初に確認するところですので、素性がわからないと「怪しいメール」として処理されたり、メールの確認を後回しにされる可能性があります。 これは、最初の返信にもいえることですので、初めての相手にビジネスメールを送る際は、必ず素性を明かすようにしましょう。以下、例文を紹介します。 =========================== 件名:【(株)〇〇 山田太郎】見積書を添付いたします。 本文:平素は格別のお引き立てをいただきありがとうございます。 (株)〇〇の山田太郎と申します。 ご希望いただいていた見積書をお送りいたしますので、 ご査収賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 ===========================

返信メールはどこまで出すべき?

返信メールはどこまで出すべき?

ビジネスメールでは、これも悩みがちなポイントです。誰しも「このメールにも返信した方がいいのだろうか」「相手のメールで終わらせるのは失礼か」と考えてしまったことがあるのではないでしょうか。 返信に対する返信をやめるタイミングですが、最近ビジネスパーソンの間で言われているのは「一番最後のお礼だけのメールは不要」という考え方です。 たった一通送るか送らないかの差ではありますが、自身の仕事の時間の捻出することができますし、相手の時間を無駄にさせることもありません。絶対というわけではありませんが、このような考え方があるということを知っておくだけでも良いでしょう。

返信メールが遅れてしまったときの対応は?

返信メールが遅れてしまったときの対応は?

本来であれば、頼まれた業務はしっかりとこなすべきですし、ビジネスメールに対する返信は早くあるべきです。しかし、完璧な人間などいませんから、どうしても「忘れてしまった」「指定の日に間に合わない」といったことが起こってしまいます。 最後は、返信メールが遅れてしまったときの対応方法について、注意点と一緒にお伝えしていきます。

「忘れていた」「聞いていなかった」はNG

基本的なことですが、メールの返信や頼まれていた業務について「忘れていた」や「聞いていなかった」という言い訳はしてはいけません。他にも、「~しそびれる」「うっかり」もビジネスメールにおいてはNGワードです。 このような失敗をしてしまっ他時は、「返信が遅くなり大変申し訳ございません」と正直にお詫びをして、早急に対応する意思を伝えましょう。

ビジネスメールは基本と思いやりが大切!

ビジネスメールは基本と思いやりが大切!

今回は、ビジネスメールの基本を中心にお伝えしてきましたが、参考になったでしょうか。ビジネスメールは、「件名→書き出し→本文→結び→署名」の順に作成していきますが、大事なのは流れだけではありません。 相手のことを考えて、挨拶やお礼は具体的に伝えます。日程調整であれば、あらかじめいくつか候補を出して場所も一緒に案内します。催促についても、相手のことを考えながら、言葉を選びます。 ビジネスメールは、ただ情報をやり取りするだけでなく、相手との人間的な関係を築くためのツールでもあります。基本的なビジネスメールの作成方法をおさえつつ、相手に寄り添った言葉を一言添えることができれば、よりよいビジネスに繋げていくことができるでしょう。

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