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ビジネスメールの返信の例文|お礼/日程調整・件名/引用の注意点

更新日:2022年06月15日

メール

なかなか教わるタイミングのないビジネスメールの作成方法について、基本的なことをまとめました。「件名はどう書く?」「『Re:』って消していいの?」「お礼文はどんなふうに作成する?」「日程調整する際の注意点は?」などビジネスメールに関する知識をお伝えしていきます。

ビジネスメールの基本!返信メールの書き方は?

社会人デビューをした皆さんにとって、ビジネスメールは一つの越えるべき壁といえます。ビジネスメールの基本は、学校ではなかなか教えてもらう機会はありません。「メールなんて簡単じゃないか」と考えがちですが、送信も返信も含め、好印象なメールを送ることはなかなか難関だったりします。 基本的な挨拶はできているか、件名は明確か、一文が長く伝わりにくくなっていないか、署名は漏れていないかなど、ビジネスメールを作成するにあたっての注意点は意外に多くあります。 基本的なビジネスメールを作成することができれば、社会人として必要な「報連相」をメールを活用してスマートに行うことも可能です。そこで今回は、ビジネスメールの基本的な返信方法などを紹介します。

はじめが肝心!件名は本当に重要?

最近は、LINEの普及で日常生活の中でメールを使用する頻度はグンと減りました。LINEでは「件名」にあたる部分がないため、これまであまり連絡手段の中で「件名」を意識してきた人は少ないです。 しかし、社会人デビューをして、仕事の中でメールを使うようになったのであれば「件名」を気にしないわけにはいきません。 例えば、管理職の人の立場に立って考えてみましょう。責任ある立場になればなるほど、社内での連携や、社外とのコミュニケーションも増えてきます。よって、受信するメールの件数も必然的に多くなります。 そのような時、重要なメールは無いかその管理職の人は、まず「件名」に目を向けます。「これは詳細まで確認すべきメール」「これは後から確認してもいいメール」「これは関係ないのでそのまま削除するメール」など、メールの優先順位をつける作業を行います。だからこそ、ビジネスメールにおける「件名」は重要な役割を担っているといえます。

件名は長すぎないように!

先にお伝えしたとおり「件名」は、ビジネスメールにおいてとても重要な部分です。件名を元に優先順位をつけていきますから、書いていればいいというものではありません。では、どのように作成すれば良いのでしょうか。 メールボックスの受信リストでは、大体の場合で件名が一覧で見られるように設定してあります。件名が長すぎると、肝心な部分が見切れて全文を表示することができません。そのため、全文が長くならないように、件名はおおむね20文字以内に収めるようにします。

要件は簡潔に!

文字数ももちろん大切ですが、それ以上に重要なのが件名の内容です。短い文の中で、いかにわかりやすく要件を相手に伝えられるかがポイントといえます。 例えば「本日15時より、来月実施予定の社内イベントに向けてミーティングを行います。出席可否についてご返答ください」というような内容でメールを送るとします。しかし、内容をそのまま件名にしようとすると、文字数が多くなってしまいます。 これを簡潔にするよう意識すると「【本日15時】社内イベントMTG 出席可否について」とすることができます。また、件名の頭に【重要】などをつけると、早く対応が必要なメールである事を相手に伝えることができます。 もしも、最初に件名を考えるのが苦手という人は、本文が完成してから最後に件名を作成すると簡潔な件名を考えやすくなるでしょう。

本文の書き出しはどうしたらいい?

次は、メールを作成する際に悩みがちな本文の書き出しについてです。相手に失礼のないよう、どのようなメールを送りたいのかなども考慮して書き出しを考えるようにしましょう。

ビジネスメールの書き出しは挨拶から!

普段から、誰かに会ったら必ず挨拶をするのが基本です。これは、ビジネスメールにも同じことがいえます。まずは、状況に応じた挨拶から書き出すようにしましょう。ここでは、挨拶の例をご紹介します。 ・最も基本的な挨拶→「お世話になっております。」 ・お礼を伝えたいときの挨拶→「先日はありがとうございました」 ・自分のメールに対してすぐに返信があったときの挨拶→「早速のご連絡ありがとうございました」 ・久しぶりに連絡する相手への挨拶→「ご無沙汰しております。」 このように、挨拶の書き出しだけでもさまざまです。上記は一例ですので、お礼などであれば「先日は遠いところご足労いただき誠にありがとうございました」など、状況に合わせて具体的な言葉を伝えられるとなお良いでしょう。

まずはメールした理由を伝える!

挨拶の後は、いよいよ相手に伝えたいことを書いていきます。この時のポイントは、メールの目的や結論を簡潔に伝えることがポイントです。以下、例文を紹介します。 「新規企画の会議の件で、日程のご相談をしたく、メールいたしました。」 「先日のイベントについてお礼申し上げたく、メールいたしました。」 「先日の会議資料不備についてお詫び申し上げたく、メールいたしました。」 「本日開催の決起集会のご案内で、ご連絡させていただいております。」 メールの書き出しでは、このように「何の件で」「どうしたくて」「メールをしました」というのを伝えると良いでしょう。

メールの引用をマスターしよう!

次は、ビジネスメールで活躍する場面の多い「引用」についてです。ビジネスメールでは、質問に対する回答を行う場面が多々あります。 その際に、例えば「最初の質問については」と書いた場合、「自分は最初どんな質問したか」と相手が自身のメールを読み返さなくてはならなくなります。また「~という質問についてですが」と質問から打ち直した場合、メールの作成に時間がかかり、貴重な仕事の時間を失ってしまいます。 相手のメールを引用することによって、これらの問題を解消することができますので「引用」は、ぜひともマスターしておきたいビジネスメールのスキルといえるでしょう。

引用した内容は書き換えない!

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初回公開日:2017年12月03日

記載されている内容は2017年12月03日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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