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ビジネスの送付状のテンプレートや例文|FAX/手紙・マナーや注意点

初回公開日:2017年11月15日

更新日:2017年11月15日

記載されている内容は2017年11月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスマナー

ビジネスで書類を送る際に添付・同封する送付書。この記事では、ビジネスの送付状を送る際の注意点や例文をご紹介しています。ビジネスで送付状を作成する機会のある人におすすめの記事です。送付形態別にテンプレートもご紹介しているのでぜひ参考にしてください。

送付状とは

送付状とは、FAXや郵送にて書類を送付する際に、送付物の内容を記して添付する書類のことを指します。カバーレターや添え状とも呼ばれており、ビジネスシーンでは送付状を添付するのが基本です。特に決まった形式はありませんが、一般的な送付状は以下のように構成されています。 1.序文(日付・宛名・送付者・件名) 2.主文(挨拶・通知) 3.末文(備考)

ビジネスの送付状を送る時のマナーや注意点

ビジネスシーンで送付状を送る際に気になるのが、送付に関するマナーでしょう。以下では、ビジネスの送付状を送る時のマナーや注意点をご紹介していきます。

宛名

送付状を書く上で必ず必要になる宛名ですが、ビジネスの送付状の宛名を書く際には以下の点に注意しなくてはなりません。 ・会社名の株式会社や有限会社は、(株)や(有)などの略称は使用しない。 ・部署名は(本)や(事)などの略称は使用しない。 ・役職を書く場合、役職名のあとに担当者の氏名を「様」を付けて書く。氏名が不明な場合は、役職名の後に「殿」を付ける。 ・個人でなく団体に宛てる場合は、団体名の後に「御中」を付ける。

挨拶・季語

主文にあたる部分を書く際には、文頭と文末には必ず「拝啓」や「敬具」といった頭語と結語を用いるようにしましょう。また、挨拶部分には、季語を用いた時候の挨拶、ビジネス挨拶を一言添えるのがマナーです。

時候の挨拶の例文

ビジネスの送付状に用いる時候の挨拶の例文は以下のとおりです。 ・「誠にしのぎよい時節となりましたが」 ・「初夏の候」 ・「残暑ようやく衰え」 ・「歳末の候」

ビジネス挨拶の例文

ビジネスの送付状に用いるビジネス挨拶の例文は以下のとおりです。 ・「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」 ・「貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」

お礼

取引先やお客様に対して送付状を送る場合、日頃お世話になっていることへのお礼の一文があるとより丁寧な印象になるので、ビジネスシーンではぜひ取り入れるようにしましょう。お礼の文例としては、以下のような一文が挙げられます。 ・「平素よりご愛顧を賜り、ありがとうございます。」 ・「平素より格別のご高配を賜り、ありがとうございます。」 ・「平素より格別のお引き立てを、ありがとうございます。」

お詫び

手違いにより、取引先やお客様に対して迷惑をかけてしまった場合には、送付状にお詫びの一言を書くのがマナーです。商品や資料を送りなおすだけでは、さらなる苦情に繋がる可能性があるので特にビジネスシーンでは注意しましょう。文例は以下のとおりです。 ・「ご指摘いただきました書類不備の件について、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。」 ・「今後は、このようなことが起きぬよう、細心の注意を払ってまいります。」 ・「甚だ略儀ではございますが、とり急ぎ書面でお詫び申し上げるとともに、書類を改めてお送りいたします。」

ビジネスの送付状のテンプレートと例文

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