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返信封筒の書き方|宛名/表/裏・例文|マイナンバー/ふるさと納税

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ビジネスシーンや教育現場などでよく利用される返信封筒ですが、その書き方にもルールがあることをご存じですか。返信封筒の表面・裏面の書き方や、願書や履歴書を提出する時、送る際の注意点などをまとめました。返信封筒を使う時に困ったら、こちらの記事を参考にしてください。

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返信封筒とは?

返信封筒とは?

返信用封筒とは、差出人へ書類などを送り返してもらうために、発送する封筒の中にあらかじめ入れておく返信用の封筒のことです。ビジネスでは、請求書や領収書などの事務書類を送り返してもらう際に使われたり、就活ではエントリーシートの返送にも使用されています。 返信用封筒は、専用の封筒があるわけではなく、一般的に販売されているシンプルな茶封筒や白封筒を使用するケースが多いです。 返信用封筒には、自身の名前と送付先を書いて、切手を貼ったものを用意するのが一般的です。返信用封筒を利用するメリットとしては、差出人が書類を送付する手間やコストを省き、自身の住所を記載することで誤送を防ぐことができます。また、返送してもらう書類をできるだけ早く、確実に受け取ることもできます。

返信封筒の書き方

返信封筒の書き方

返信封筒を利用するケースには、2パターンあります。返信封筒を自らが作成して、差出人へ送り返してもらうケースと、返信封筒を受け取り、自身が書類を返送するケースがあります。こちらでは、返信用封筒の宛名と表面・裏面の書き方について、状況別にご紹介しましょう。

宛名の書き方

1.返信封筒を自ら作成する場合

返信封筒に自身の名前を書く際は、名前のあとに「宛」か「行」を書きます。どちらを使っても問題はありませんが、「宛」は個人、「行」はビジネスで使用される場合が多いので、返信封筒を企業へ送る際は「行」を使ったほうが無難です。「宛」か「行」を書く位置は、宛名を縦書きにするか横書きにするかによっても異なります。縦書きの場合は宛名の左下に書き、横書きのときは宛名の右下に書きます。

2.返信封筒を受け取り、返送する場合

まず、返信封筒に書かれている宛名の「宛」もしくは「行」に二重線を引き、相手が企業の場合は「御中」、個人のときは「様」と書き直しましょう。御中・様の書く位置ですが、縦書きの場合は二重線の下または左に、横書きのときは二重線の下もしくは右に書きます。宛名に印鑑が押されているときは、印鑑を消さずにその下に書くようにします。 二重線の引き方に明確なルールはありませんが、一般的には縦書きでは縦に二重線を、横書きでは横に二重線を引くことが多いです。

表面の書き方

1.返信封筒を自ら作成する場合 表面には、送付先の住所と、「宛」か「行」を付けた宛名を書きます。忘れずに、必要分の切手を貼りましょう。 2.返信封筒を受け取り、返送する場合 こちらは、先ほど述べたとおり宛名を訂正するだけで良いです。

裏面の書き方

1.返信封筒を自ら作成する場合 裏面には、何も書く必要はありません。返信封筒に相手の氏名や住所を書くことは失礼にあたるため、ビジネスシーンでは特に注意しましょう。 2.返信封筒を受け取り、返送する場合 裏面には、左下に自身の氏名と住所と書きます。このとき気を付けるべきことは数字の表記です。縦書きの場合は、郵便番号は横書きなのでアラビア数字で書き、住所の番地や部屋番号は漢数字で書きます。また、横書きのときは、郵便番号と住所の番地ともにアラビア数字で統一します。

返信封筒の例文

返信封筒の例文

次に、マイナンバーや入学願書など、返信封筒に入れる書類別に書き方や例文をご紹介します。

マイナンバーの返信封筒の例文

マイナンバーの通知は封筒で送付されますが、そこには個人番号カード申請書と返信用封筒が同封されています。これは、マイナンバーカードの交付を申請する際の、個人番号カード交付申請書を送付するための物です。 交付通知書に必要事項を記入し、返信用封筒に入れて郵送して申請します。返信用封筒の表面には、あらかじめ送付先の住所や差出人が書かれているので、郵送する際は、裏面に自身の住所と氏名を書けば良いです。 総務省のHPに、マイナンバーカードの申請方法や、返信封筒の書き方が詳しく掲載されています。

マイナンバー制度とマイナンバーカード

ふるさと納税の返信封筒の書き方

ふるさと納税とは、自治体へ寄付金を納入し、その返礼に地方の特産物などがもらえる制度のことです。近年、確定申告を行わなくてもふるさと納税の寄付金控除が受けられる「ワンストップ特例制度」が制定されました。このワンストップ特例制度を利用する際、納税をする自治体に「寄付金税額控除に関わる申告特例申請書」を提出します。 この場合、返信用封筒に自身の氏名と住所を記入し、切手を貼って申請書と共に郵送しなければいけません。ですが、自治体によっては、振込依頼書や領収書と一緒に、切手が貼られた返信用封筒を同封するところもあるそうです。 申請書と返信用封筒の送付先は、ふるさと納税サイトに掲載されていますので、そちらを参考にして各自治体宛に郵送しましょう。

「寄附金税額控除に係る申告特例申請書」とその他の必要書類を自治体に郵送する。

入学願書の返信封筒の書き方

入学願書の返信封筒の書き方

入学願書に返信用封筒を使用するケースは2つあります。一つは入学願書を学校側へ郵送するときです。もう一つは、願書を提出する際に自身宛に返信用封筒を同封する場合です。 1.入学願書を学校側へ郵送で提出するとき 返信用封筒には、あらかじめ「〇〇中学校行」などと印刷されていることがあるので、この「行」を二重線で訂正し、御中と書き直します。裏面には、自身の氏名と住所を書きます。郵送するときは、普通郵便は避け、簡易書留か速達・簡易書留で送ります。 2.自身宛に返信用封筒を同封するとき こちらも、返信用封筒に「〇〇様」と印刷されている場合がありますので、その際は「様」を二重線で消して、「行」へ訂正しましょう。ただし、学校によっては「様を訂正しないでください」と書かれている場合もあるので、そのときは学校側の指示に従いましょう。

履歴書の返信封筒の書き方

企業の募集要項などの書類の中に、履歴書を送付するための返信封筒が同封されている場合があります。こちらでは、履歴書を郵送する際の、返信封筒の書き方についてご紹介します。 表書きのポイントは、基本的に前述した返信封筒の書き方と同じです。あらかじめ宛名に「宛」や「行」が印刷されているときは二重線で消し、会社名は「御中」に、個人名は「様」に修正します。担当者名が書いてある場合は、担当者名を消さずに「行」を「様」へ訂正します。裏面には、自身の氏名と住所を忘れずに書きましょう。

返信用封筒のサイズ

企業の担当者に履歴書を郵送する際、基本的には返信封筒を同封する必要はありません。ですが、企業側から求められた場合は、その指示に従う必要があります。 その際の返信封筒は、大きさが240mm×332mmの角形2号が良いでしょう。返信封筒の表面には自身の氏名、郵便番号、住所を書き、氏名の後には「行」を書きます。そして必要分の切手を貼ります。裏面には何も記載しません。 封筒は角形2号がおすすめです。大きさは、240mm×332mmです。A4サイズやB5サイズがおらずにはいる大きさの封筒です。

表面に書くこと

表面には、自身の郵便番号、住所、氏名を書きます。氏名の後には「行」と書きます。切手代は定形外郵便の料金にあたるので120円~です。返信される書類の重さを考慮した切手を貼りましょう。裏面にはなにも記載しません。返信用封筒を入れた封筒には、表面に赤い文字で「履歴書在中」と書きましょう。

返信封筒のマナーと注意点とは?

就職活動などで返信封筒を使って書類を返送する際、返信封筒の書き方が間違っていると、担当者に悪い印象を与えてしまうでしょう。その後の採用に影響してしまう可能性もあるので、ビジネスマナーを守って返信封筒を書く必要があります。 こちらでは、返信封筒を書くときのマナーや気を付けるべき注意点などをご紹介します。

宛名を訂正する場合

宛名については、既に述べたとおり、「宛」もしくは「行」を、「御中」または「様」へ訂正する必要があります。このときの「宛」や「行」の訂正の仕方ですが、定規を使用してまで丁寧に二重線を引かなくても良いです。 やってはいけないのは、修正液や修正テープなどで「宛」や「行」を消してしまうことです。これは、先方に対して失礼に当たるので、やらないように気を付けましょう。

料金不足

返信封筒を送る際には、必ず必要分の切手を貼って郵送します。このとき、切手の料金不足に注意が必要です。 まずは返信封筒の大きさから、定型内郵便か定型外郵便かを確認します。次に、返送時に入れる書類と封筒の重量を測り、切手の料金を確認します。 予想した重量が、切手の料金が変わるぎりぎりのラインの場合は、一段階高い料金の切手を貼りましょう。返信封筒の切手が料金不足になってしまうと、不足分は受取人が支払うことになるので、先方に迷惑がかかってしまうので、注意が必要です。 また、返信封筒を速達で送ってほしいときは、封筒の上に赤線を引いて「速達」と記載します。このとき、通常の郵送料金とは別に速達料金が発生するので、追加で速達料金の切手を貼りましょう。

料金受取人払いの場合

本来、郵便物の切手は差出人が負担しますが、この郵便料金を宛名人(受取人)が負担することを「料金受取人払郵便」といいます。通常では、企業などが返信封筒に使うことが多いです。 料金受取人払いを利用するためには、あらかじめ郵便局での申請が必要です。ただし、どこの郵便局でも申請を受け付けているわけではないので、事前に最寄りの郵便局に確認しましょう。申請後、料金受取人払承認申請書が届くので、この用紙に必要事項を記入して提出します。 料金受取人払いを利用する場合は、配布枚数や支払方法などの条件や手数料等が定められています。料金受取人払いの利用を検討する際は、郵便局のHPに掲載されている事項を確認してください。

返信封筒の送り方

返信封筒の送り方

返信封筒は封筒に入れて送ることが一般的ですが、封筒にもさまざまなサイズがあり、どのように封筒に入れたらよいか悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。こちらでは、返信封筒を送る際の注意点についてご紹介します。

正しい折り方

返信用封筒の折り方に、正しいマナーは存在しません。ですが、一般的によく使われているのは三つ折りです。二つ折りにする人もいますが、間違いではありません。 返信用封筒の折り方よりも大事なのは、表面に書いた住所や宛名が見えるように封筒を折ることです。どのような折り方でも、相手が開封したときに一目で内容がわかるように配慮することが重要です。

大きさが合わない場合

また、書類に対して返信封筒の大きさが合わないというケースがあります。もし提出する書類よりも封筒のほうが小さい場合は、折り目を気にせず封筒の大きさに合わせて折って入れれば良いです。どうしても折り目が気になる場合は、書類が入るサイズの封筒を購入して、返送することもできます。 返信用封筒の入れ方に明確なルールはありませんが、あまりに乱雑に入れてはマナー違反となります。返信封筒は、相手が見やすいように、丁寧に封入することを心がけましょう。

速達の場合

返信封筒を速達で送る場合は、封筒の上部に赤い線と「速達」を書きます。速達郵便の発送方法は、窓口で料金を支払う方法と、必要分の切手を貼ってポストの速達の投函口に入れる方法があります。 この場合、注意すべきことは切手料金です。速達で返信封筒を送る場合は、通常の郵便料金に加えて速達料金が発生します。切手料金は封筒の大きさや重量によって異なりますので、ご自身が郵送したい返信封筒にはいくらの切手が必要なのかを十分に確認し、料金の不足がないように気を付けましょう。

簡易書留の場合

簡易書留は、郵便物を窓口で預かったときと配達の記録が残り、5万円までの損害賠償がつく郵送方法のことです。簡易書留には別途料金がかかりますが、重要な書類を確実に先方へ届けたいときによく利用されます。 返信封筒を簡易書留で送る場合は、封筒の表書きには何も書かず、郵便局の窓口へ持っていきましょう。窓口で「簡易書留で郵送してください」と伝えれば、担当の方が封筒に「簡易書留」の印を押し、簡易書留に必要な料金を請求します。簡易書留の料金は、通常料金とは別に310円がかかります。 簡易書留は、追加料金もかかり、また手軽にポストで出すことができないので、多少手間がかかる郵便物です。ですが、履歴書や入学願書などの重要な書類を提出する場合は、簡易書留を利用して、窓口で郵送手続きを行ったほうが安心でしょう。

相手のことを考えて返信封筒を送りましょう

相手のことを考えて返信封筒を送りましょう

返信封筒についてご紹介しました。返信封筒には、履歴書や入学願書などを返送するだけではなく、マイナンバーやふるさと納税の申請時などにも、幅広く使用されています。学生やお子さんをもつ家庭だけでなく、今後返信封筒を利用するケースに出くわす可能性も十分ありますので、返信封筒を使う時のルールを覚えておくと役に立つでしょう。 また、返信封筒には、ただ単に必要事項を書いて送るだけではなく、書き方のルールや注意点があります。マナーを守ることももちろん大事ですが、相手への配慮の気持ちも忘れてはいけません。心を込めて丁寧に書き、受取人が見やすい封筒を作るようにしましょう。

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