社内メールの書き方や注意点｜挨拶/宛名/件名/締め・例文・返信

お知らせの社内メールは、正確な情報を社員で共有するための物です。内容を分かりやすく整理して書き、業務に支障をきたさないようしましょう。

件名：○○課長の送別会 関係者各位 お疲れ様です。総務部の××です。 ○○課長が、12月1日付けで中央支店へ栄転されます。 これまでお世話になったことへの感謝と 今後のご活躍を祈念して、送別会を開催します。 出欠は、メールにて総務の××までお願いします。 記 1.日時　平成24年11月10(金)　19:00～ 2.場所　串三昧 ○○駅前店 3.会費　4,000円 以上

訃報メールの多くは、総務や人事部が担当するのが一般的ですが、亡くなられた方が誰なのか、通夜や葬儀の日付などの情報を正確に把握し、急いで社内や取引先に通知しなければなりません。訃報を社内メールで伝える場合の例文を紹介します。

件名：【訃報】営業部○○殿(平成29年11月25日) 営業部　○○○○殿は、××のため、 11月25日6時30分、享年○○歳にて永眠されました。 通夜および葬儀、告別式は下記により執り行われますので、 故人のご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。 1.通夜　平成29年11月25日 午後4時30分より ○○市××町1-2-3のご自宅にて 2.葬儀・告別式　平成29年11月26日 午後1時00分から午後3時0分まで ○○市1-1の××斎場にて 　 3.喪主　妻　○○○○　様 4.備考　葬儀は、仏式にて執り行われます。

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社内メールを転送するときは、守らなければならないルールがあります。 ●転送する文章は、編集・加工NG ●転送するときは前置きを入れる メールを転送するときは、元々の文章を編集したり加工するのは絶対にやめましょう。意図的に事実を歪めたりすると、辻褄が合わなくなり、メールの元々の差出人に迷惑がかかってしまいます。 また、社内メールを転送するときは、「○○さんから頂いたメールです。○○の参考になるので、転送いたします。」というような前置きをいれると、転送の経緯や意図を相手にスムーズに伝えることができます。

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回答を求められていない報告メールや回覧メールには返信しないのが、社内メールのマナーです。回答を求められているメールには、できるだけ早く返信しましょう。返信が遅れた場合は、書き出しに「返信が遅くなり、大変申し訳ありませんでした」などとお詫びの一文を入れましょう。

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社内メールを書くときは、件名を読んだだけでメールの内容がわかるようにしましょう。メール本文は、簡潔に分かりやすく記述すると業務がスムーズに回ります。謝罪メールを書くときは、誤字・脱字にも注意し、お詫びの気持ちが相手に伝わるようにしましょう。