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社内メールの書き方や注意点|挨拶/宛名/件名/締め・例文・返信

初回公開日:2017年11月21日

更新日:2017年11月21日

記載されている内容は2017年11月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

メールの良さは、手が空いたときに見てもらえることですが、社内の人宛てにメールを送るときにも一定のマナーがあることはご存知ですか。たとえ社内メールであっても、書き方に注意しないと失礼に当たります。社会人なら知っておきたい、社内メールの書き方と注意点を紹介します。

社内メールの書き方や注意点

社内メールは電話と違い、相手が手隙の時間に見てもらえるので大変便利なツールです。最近では、社内での連絡に、内線電話ではなく社内メールを使う会社が増えています。 メールは手軽で便利な伝達手段ですが、社内メールと社外メールではルールやマナーが異なるので、間違った使い方をしないよう注意が必要です。社内メールの正しい書き方や注意点を紹介します。

件名

社内メール・社外メールのどちらの場合でも、件名は読んだだけで本文の内容がわかるような明確なものにしましょう。例えば「○月○日の会議の詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものなのかすぐに分かります。 相手にすぐ見てもらいたい急を要するメールの場合は、「【緊急】○○社からクレーム」などのように【緊急】を頭に付けると、メール受信箱の中で目に付きやすくなります。社内メールの件名は、状況に応じて工夫しましょう。

宛名

社内メールの宛名では、役職付きの上司に対して「様」などの敬称表記は付けないのが基本的マナーです。役職名自体に敬称の意味が込められているので、役職付きの方への社内メールの宛名は「○○課 ○○課長」などのように表記しましょう。 「○○課長様」や「○○課長殿」といった使い方は、社内メールだけでなく、電話をかけるときや、社外からの電話を取り次ぐ場合などにも間違った使い方をしないよう注意が必要です。 役職がない先輩などに対して社内メールを送るときは「○○様」「○○さん」というように敬称を付けます。部署全体に送る同報メールの場合は、「営業部各位」「営業二課各位」など、社内メールが送られている範囲がわかるように宛名を記入するのがマナーです。

挨拶・書き出し

社内メールの冒頭には「お疲れ様です」と書くのが暗黙のルールのようになっていますが、実は「お疲れ様ですは不要」と考えている人も結構多いです。相手や状況に関わらず「お疲れ様です」を使用すると、違和感や不快感を覚える人もいるので、使わない方が無難です。 「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」という挨拶がなくても、決して失礼には当たりません。何十通もメールをチェックしなければならないときに、「お疲れ様です」から始まる社内メールが続くとイライラしてしまう人もいます。 「お疲れ様です。いつもお世話になっています。最近寒くなりましたが風邪などひいていませんか。うちの部では風邪が流行っていて、休む人が多くて大変なんですよ。ところで○○社のクレームの件ですが」というような書き方は、読む人の迷惑になるのでNGです。 「おはようございます。○○課の○○です。○○社のクレームの件ですが」のような挨拶と書き出しで、すぐに本題に入るのが理想的です。社内メールに労いの言葉を入れるのは間違いではありませんが、メールを読み、返信する時間を減らしてあげるのも同僚への思いやりです。

締め

メールの最後に挨拶がないと、中途半端で無愛想な印象を与えてしまいます。よいコミュニケーションを図るため、社内メールの最後には簡単な締めの挨拶を入れましょう。 <締めの挨拶 一般的な例> ・どうぞよろしくお願いいたします。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 <締めの挨拶 不明点があれば連絡が欲しいとき> ・お手数ですが、ご確認いただき、不明な点がございましたらご連絡いただけますでしょうか。 ・ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。 <締めの挨拶 返信不要の場合> ・ご確認いただければ、ご返信は無用です。 ・何か不都合がございましたら、お知らせください。 ・取り急ぎ、ご報告まで。 <締めの挨拶 メールの返事が欲しい場合> ・お手数おかけしますが、ご返答ください。 ・ご返事お待ちしております。 ・早急にご対応いただけますようお願いします。 <締めの挨拶 お詫びや断りを入れる場合> ・お詫び申し上げます。 ・ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。

社内メールでは、締めの言葉もなるべく簡潔にしましょう。メールの本題の中で「よろしくお願いします」を使った場合は、締めにも「よろしくお願いします」を使うと、くどい印象を与えてしまうので他の言葉で締めましょう。

社内メールの例文

社内メールには、状況に応じて、よく使うフレーズがあります。仕事の依頼や報告、質問、謝罪を社内メールでするときに使える例文を紹介します。

依頼

社内メールで業務の依頼をするときは、相手に頼みごとを快く了解してもらえるよう、依頼内容や希望をできるだけ具体的に示し、業務が円滑に進むよう心がけましょう。 依頼のメールは、「○○してください」というような命令口調ではなく、「○○していただけないでしょうか」というように問いかけ型のフレーズを利用すると柔らかな印象になります。

依頼メールの例文①資料確認の依頼

件名:総務提出用書類へのサインのお願い ○○部長 おはようございます。総務部の○○です。 11/24(金)に、財務部に提出する書類につきまして、 課内全員の分を集めて、部長のデスクの上に置いておきました。 出張からお戻りになりましたら、お目通しのうえ、 サインを入れて、私までお戻しいただけると幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、 11/22(水)中にお願いできませんでしょうか。 では、よろしくお願いいたします。

依頼メールの例文②データ修正・変更の依頼

件名:登録データ変更のお願い システム部 ○○様 営業企画部部の××です。 昨日お送りした○○システムの登録データに 下記のとおり、追加変更が発生したのですがご対応願えますか。 ・追加項目 ○○ ・変更箇所 「○○」の記述を「××」に変更 以上です。よろしくお願いします。

報告

報告は仕事をするうえで欠かせないことです。仕事の状況を社内メールで報告する場合は、箇条書きでシンプルに記述しましょう。伝えるべき情報を整理して、結論から先に記述し、その後に状況報告や意見を記述すると相手に分かりやすく、伝わりやすいです。

報告メールの例文①業務進捗の報告

件名:【報告】「プレゼン資料」完成 ○○部 ××部長 おはようございます。××です。 先般ご指示いただきました、○○商事へのプレゼン資料が 無事完成しましたので、ご報告いたします。 ファイルを添付しますので、 内容をご確認いただけますでしょうか? 他プロジェクトと並行しての作業でしたので、少々時間がかかりましたが、 みなさんの協力により、無事期限内に完成致しました。 関係各所への確認作業も終え、問題はありません。

報告メールの例文②営業結果の報告

件名:9/25営業報告 ○○部長 お疲れ様です。 本日の営業日報を添付いたしましたので、ご覧ください。 ××商事の件ですが、営業部の○○様と面談(13:00~14:30)しました。 面談の中で、秋季商戦の納入品について、変更依頼がありました。 明日のミーティング後、詳細について報告いたします。 よろしくお願いします。

質問

社内メールで質問をするときには、自分で調べれば解決するような質問をして相手に不快感を与えないよう注意しなければなりません。何がどのように分からないのかを明確にし、相手に無駄な時間を使わせないように充分配慮しましょう。

質問メールの例文 システムエラーについての質問

件名:繰り返しエラー表示が出てログインできません。 システム管理部 ○○様 お世話になります。 企画部の××です。 〇〇システムのログインについて質問があります。 今朝から〇〇システムにログインしようとしても 繰り返しエラー表示が出て困っています。 ID、パスワードとも間違いなく入力しているのですが ログインボタンを押してもエラー表示が出ます。 お手数をおかけして恐縮ですが、 ログインできる方法について ご教示願います。

謝罪

仕事のミスは誰にでもありますが、ミスをしてしまったら、なるべく早く社内メールでお詫びや謝罪文を送り、関係修復を図らなければなりません。しかし、謝罪メールの書き方を間違えてしまうと、逆に相手を怒らせてしまうことになるので、謝罪メールは慎重に記述しましょう。

謝罪メールの例文 遅刻についての謝罪

件名:○○商事打合せ遅刻についてのお詫び ○○部長 お疲れ様です。 営業部○○です。 取り急ぎ、ご報告があります。 本日、○時からの○○商事との打ち合わせですが、 遅刻してしまいました。 大事な打ち合わせでしたので、もう少し早く会社を出れば 遅刻することはなかったと反省しています。 ○○商事ご担当の△△さんには、打合せの前後にお詫びし、 お許しはいただきましたが、今後このような不始末がないよう、 早め早めに行動するよう心がけます。 部長には、もしかして先方様からなんらかのご注意があるなどで ご迷惑をおかけする可能性がありますので、取り急ぎ、ご報告申し上げます。 誠に申し訳ございませんでした。

お知らせ

お知らせの社内メールは、正確な情報を社員で共有するための物です。内容を分かりやすく整理して書き、業務に支障をきたさないようしましょう。

お知らせメールの例文 歓送迎会のお知らせ

件名:○○課長の送別会 関係者各位 お疲れ様です。総務部の××です。 ○○課長が、12月1日付けで中央支店へ栄転されます。 これまでお世話になったことへの感謝と 今後のご活躍を祈念して、送別会を開催します。 出欠は、メールにて総務の××までお願いします。 記 1.日時 平成24年11月10(金) 19:00~ 2.場所 串三昧 ○○駅前店 3.会費 4,000円 以上

訃報

訃報メールの多くは、総務や人事部が担当するのが一般的ですが、亡くなられた方が誰なのか、通夜や葬儀の日付などの情報を正確に把握し、急いで社内や取引先に通知しなければなりません。訃報を社内メールで伝える場合の例文を紹介します。

訃報メールの例文

件名:【訃報】営業部○○殿(平成29年11月25日) 営業部 ○○○○殿は、××のため、 11月25日6時30分、享年○○歳にて永眠されました。 通夜および葬儀、告別式は下記により執り行われますので、 故人のご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。 1.通夜 平成29年11月25日 午後4時30分より ○○市××町1-2-3のご自宅にて 2.葬儀・告別式 平成29年11月26日 午後1時00分から午後3時0分まで ○○市1-1の××斎場にて   3.喪主 妻 ○○○○ 様 4.備考 葬儀は、仏式にて執り行われます。

社内メールでの転送のやり方

社内メールを転送するときは、守らなければならないルールがあります。 ●転送する文章は、編集・加工NG ●転送するときは前置きを入れる メールを転送するときは、元々の文章を編集したり加工するのは絶対にやめましょう。意図的に事実を歪めたりすると、辻褄が合わなくなり、メールの元々の差出人に迷惑がかかってしまいます。 また、社内メールを転送するときは、「○○さんから頂いたメールです。○○の参考になるので、転送いたします。」というような前置きをいれると、転送の経緯や意図を相手にスムーズに伝えることができます。

社内メールでの返信の書き方

回答を求められていない報告メールや回覧メールには返信しないのが、社内メールのマナーです。回答を求められているメールには、できるだけ早く返信しましょう。返信が遅れた場合は、書き出しに「返信が遅くなり、大変申し訳ありませんでした」などとお詫びの一文を入れましょう。

社内メールはシンプルで分かりやすく

社内メールを書くときは、件名を読んだだけでメールの内容がわかるようにしましょう。メール本文は、簡潔に分かりやすく記述すると業務がスムーズに回ります。謝罪メールを書くときは、誤字・脱字にも注意し、お詫びの気持ちが相手に伝わるようにしましょう。

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