社内メールの書き方や注意点｜挨拶/宛名/件名/締め・例文・返信

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社内メールは電話と違い、相手が手隙の時間に見てもらえるので大変便利なツールです。最近では、社内での連絡に、内線電話ではなく社内メールを使う会社が増えています。 メールは手軽で便利な伝達手段ですが、社内メールと社外メールではルールやマナーが異なるので、間違った使い方をしないよう注意が必要です。社内メールの正しい書き方や注意点を紹介します。

社内メール・社外メールのどちらの場合でも、件名は読んだだけで本文の内容がわかるような明確なものにしましょう。例えば「○月○日の会議の詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものなのかすぐに分かります。 相手にすぐ見てもらいたい急を要するメールの場合は、「【緊急】○○社からクレーム」などのように【緊急】を頭に付けると、メール受信箱の中で目に付きやすくなります。社内メールの件名は、状況に応じて工夫しましょう。

社内メールの宛名では、役職付きの上司に対して「様」などの敬称表記は付けないのが基本的マナーです。役職名自体に敬称の意味が込められているので、役職付きの方への社内メールの宛名は「○○課　○○課長」などのように表記しましょう。 「○○課長様」や「○○課長殿」といった使い方は、社内メールだけでなく、電話をかけるときや、社外からの電話を取り次ぐ場合などにも間違った使い方をしないよう注意が必要です。 役職がない先輩などに対して社内メールを送るときは「○○様」「○○さん」というように敬称を付けます。部署全体に送る同報メールの場合は、「営業部各位」「営業二課各位」など、社内メールが送られている範囲がわかるように宛名を記入するのがマナーです。

社内メールの冒頭には「お疲れ様です」と書くのが暗黙のルールのようになっていますが、実は「お疲れ様ですは不要」と考えている人も結構多いです。相手や状況に関わらず「お疲れ様です」を使用すると、違和感や不快感を覚える人もいるので、使わない方が無難です。 「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」という挨拶がなくても、決して失礼には当たりません。何十通もメールをチェックしなければならないときに、「お疲れ様です」から始まる社内メールが続くとイライラしてしまう人もいます。 「お疲れ様です。いつもお世話になっています。最近寒くなりましたが風邪などひいていませんか。うちの部では風邪が流行っていて、休む人が多くて大変なんですよ。ところで○○社のクレームの件ですが」というような書き方は、読む人の迷惑になるのでNGです。 「おはようございます。○○課の○○です。○○社のクレームの件ですが」のような挨拶と書き出しで、すぐに本題に入るのが理想的です。社内メールに労いの言葉を入れるのは間違いではありませんが、メールを読み、返信する時間を減らしてあげるのも同僚への思いやりです。

メールの最後に挨拶がないと、中途半端で無愛想な印象を与えてしまいます。よいコミュニケーションを図るため、社内メールの最後には簡単な締めの挨拶を入れましょう。 ＜締めの挨拶　一般的な例＞ ・どうぞよろしくお願いいたします。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 ＜締めの挨拶　不明点があれば連絡が欲しいとき＞ ・お手数ですが、ご確認いただき、不明な点がございましたらご連絡いただけますでしょうか。 ・ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。 ＜締めの挨拶　返信不要の場合＞ ・ご確認いただければ、ご返信は無用です。 ・何か不都合がございましたら、お知らせください。 ・取り急ぎ、ご報告まで。 ＜締めの挨拶　メールの返事が欲しい場合＞ ・お手数おかけしますが、ご返答ください。 ・ご返事お待ちしております。 ・早急にご対応いただけますようお願いします。 ＜締めの挨拶　お詫びや断りを入れる場合＞ ・お詫び申し上げます。 ・ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。

社内メールでは、締めの言葉もなるべく簡潔にしましょう。メールの本題の中で「よろしくお願いします」を使った場合は、締めにも「よろしくお願いします」を使うと、くどい印象を与えてしまうので他の言葉で締めましょう。

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社内メールには、状況に応じて、よく使うフレーズがあります。仕事の依頼や報告、質問、謝罪を社内メールでするときに使える例文を紹介します。

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社内メールで業務の依頼をするときは、相手に頼みごとを快く了解してもらえるよう、依頼内容や希望をできるだけ具体的に示し、業務が円滑に進むよう心がけましょう。 依頼のメールは、「○○してください」というような命令口調ではなく、「○○していただけないでしょうか」というように問いかけ型のフレーズを利用すると柔らかな印象になります。