社内メールの書き方や注意点｜挨拶/宛名/件名/締め・例文・返信

件名：総務提出用書類へのサインのお願い ○○部長 おはようございます。総務部の○○です。 11/24(金)に、財務部に提出する書類につきまして、 課内全員の分を集めて、部長のデスクの上に置いておきました。 出張からお戻りになりましたら、お目通しのうえ、 サインを入れて、私までお戻しいただけると幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、 11/22(水)中にお願いできませんでしょうか。 では、よろしくお願いいたします。

件名:登録データ変更のお願い システム部　○○様 営業企画部部の××です。 昨日お送りした○○システムの登録データに 下記のとおり、追加変更が発生したのですがご対応願えますか。 ・追加項目　○○ ・変更箇所 「○○」の記述を「××」に変更 以上です。よろしくお願いします。

出典: フリー素材の検索結果 | ぱくたそフリー写真素材

報告は仕事をするうえで欠かせないことです。仕事の状況を社内メールで報告する場合は、箇条書きでシンプルに記述しましょう。伝えるべき情報を整理して、結論から先に記述し、その後に状況報告や意見を記述すると相手に分かりやすく、伝わりやすいです。

件名:【報告】「プレゼン資料」完成 ○○部 ××部長 おはようございます。××です。 先般ご指示いただきました、○○商事へのプレゼン資料が 無事完成しましたので、ご報告いたします。 ファイルを添付しますので、 内容をご確認いただけますでしょうか? 他プロジェクトと並行しての作業でしたので、少々時間がかかりましたが、 みなさんの協力により、無事期限内に完成致しました。 関係各所への確認作業も終え、問題はありません。

件名：9/25営業報告 ○○部長 お疲れ様です。 本日の営業日報を添付いたしましたので、ご覧ください。 ××商事の件ですが、営業部の○○様と面談(13:00～14:30)しました。 面談の中で、秋季商戦の納入品について、変更依頼がありました。 明日のミーティング後、詳細について報告いたします。 よろしくお願いします。

社内メールで質問をするときには、自分で調べれば解決するような質問をして相手に不快感を与えないよう注意しなければなりません。何がどのように分からないのかを明確にし、相手に無駄な時間を使わせないように充分配慮しましょう。

件名：繰り返しエラー表示が出てログインできません。 システム管理部 ○○様 お世話になります。 企画部の××です。 〇〇システムのログインについて質問があります。 今朝から〇〇システムにログインしようとしても 繰り返しエラー表示が出て困っています。 ID、パスワードとも間違いなく入力しているのですが ログインボタンを押してもエラー表示が出ます。 お手数をおかけして恐縮ですが、 ログインできる方法について ご教示願います。

出典: フリー素材の検索結果 | ぱくたそフリー写真素材

仕事のミスは誰にでもありますが、ミスをしてしまったら、なるべく早く社内メールでお詫びや謝罪文を送り、関係修復を図らなければなりません。しかし、謝罪メールの書き方を間違えてしまうと、逆に相手を怒らせてしまうことになるので、謝罪メールは慎重に記述しましょう。

件名：○○商事打合せ遅刻についてのお詫び ○○部長 お疲れ様です。 営業部○○です。 取り急ぎ、ご報告があります。 本日、○時からの○○商事との打ち合わせですが、 遅刻してしまいました。 大事な打ち合わせでしたので、もう少し早く会社を出れば 遅刻することはなかったと反省しています。 ○○商事ご担当の△△さんには、打合せの前後にお詫びし、 お許しはいただきましたが、今後このような不始末がないよう、 早め早めに行動するよう心がけます。 部長には、もしかして先方様からなんらかのご注意があるなどで ご迷惑をおかけする可能性がありますので、取り急ぎ、ご報告申し上げます。 誠に申し訳ございませんでした。