「できない」を敬語でどう表現する？伝えるときの注意点などを紹介

「クッション言葉」は、相手の要望・指示などを断る際に、敬語的な句を説明の前段に挟んで、「できない」という意思表示の表現を穏やかにする効果があります。 このようなクッション言葉を紹介します。

相手に対し「できない」理由を説明したり代わりの提案を行なったりすることは、先方にとっては不快の極みとも言えます。 少しでも悪くなった印象を抑えるために、敬語表現による相手の気持ちを汲んだ補足の言葉を添えるなどフォローに努めましょう。

説明の最後の結びでは、お詫びの気持ちを一言添えましょう。 お詫びの気持ちの言葉は、くどくどした説明の繰り返しを避け、ごくシンプルで、相手を気遣う思いやりのある敬語表現のフレーズで結語することが大切です。

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ビジネスシーンでお客様やクライアント、上司などからの無理難題を受けても、ダイレクトに「できない」とは言えません。 このような場面では、慌てることなく、冷静沈着な心持ちで相手の言い分を分析して、相手に失礼のないように、「できない」を言い換えた丁寧な敬語表現で対応しましょう。

この敬語表現は、前提として相手からの金品などの提供の申し入れがあり、これを断る際に使う敬語表現となります。 単に「受け取ることはできない」と言ってしまうと、善意からの申し入れの場合もあり、相手に対し失礼に当ります。この際に使うのが「お気持ちだけ頂戴します」となります。 ただ、相手に悪意がある場合は、「気持ちは受け取ってもらえた」となる恐れがあるので、その場合は明確な受け取り拒否の「お断り」をする必要があります。

「お断りをせざるを得ない」とは、「断るしかない」の敬語表現となります。 このような敬語表現は、身分的・職業的に一定の行為をすると法令違反・規則違反などになる立場の人が、第三者からそのような違反行為をするよう求められた場合などに使います。 「お断りをせざるを得ない」は、相手の立場を忖度しながらも、敬語表現を使いつつ「できない」という断固とした姿勢を示すものです。

「ご遠慮申し上げます」は「遠慮する」の謙譲語で、目上の相手に対し敬意を表すとともに、目下である自分の行為を示す敬語となっています。 ここで言う「遠慮」は､「控える・やめる・辞退する､参加しない」のように言語・行動などを控えめにすることを指し、「ご辞退申し上げます」と同じように、誘いを断るときに使われます。 「できない」を湾曲に表現する言葉として、ビジネスに限らずいろいろな場面でよく使われる敬語表現です。

「お断りをせざるを得ない」の「お断り」は「断り」の謙譲語で、目上の相手に対し敬意を表すとともに、目下である自分の行為を示します。 「せざるを得ない」は、「そうしないわけにはいかない」を意味する連語となっています。 ここでは、相手に敬意を表しつつ、「断るしかない」という意思を示しています。この言葉は、「お断りせざるを得ません」のように「できない」を意味する敬語表現として使う場合もあります。