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プレゼンテーションのコツ|資料/構成/発表・おすすめの書籍

ビジネススキル

学校や会社でプレゼンテーションをする機会は増えています。しかし、どのように話したらいいのか、資料がうまく作れない、なぜか相手にうまく伝わらない、コツがわからないなど悩みを抱えている人も多いです。今回はやり手だと思わせるプレゼンテーションのコツを紹介します。

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プレゼンテーションの資料作成のコツ

プレゼンテーションの資料作成のコツ

プレゼンテーションをするにあたって、聞いてもらう人に伝えるためのツールとして資料は絶対に欠かせません。資料の構成によってプレゼンテーションが成功するかどうかが決まると言って良いでしょう。パワーポイントなどの資料作成の際のコツを紹介します。

パワーポイント

構成はシンプルに

プレゼンテーション中に伝えたい内容がたくさんあるせいで、パワーポイントにもギッシリを文章を書いてしまう人がいます。しかし、プレゼンテーションの目的は相手に伝え、納得してもらい行動させることです。 パワーポイントには一番伝えたいことを絞り、簡潔に作るのがコツです。図やグラフで表現できることやデータはどんどん用いるのも重要です。パッと一目見ただけで何を伝えたいのかがわかるパワーポイントを作るのが、上手いプレゼンテーションのコツの1つです。

TED

アメリカを中心として開催されるTEDというイベントでプレゼンテーションのテクニックを学ぶことができます。TEDとは「Technology Entertainment Design」の略で、講演会を主催するグループの名称です。「ideas worth spreading(広める価値のあるアイデアたち)」という副題の方が内容をよく表しています。 なぜかというと、TEDではプレゼンテーションの”デキる風”のコツを学ぶことができるからです。TEDの舞台で「僕には何もない」と語り始めたWill Stephen(ウィル・スティーブン)氏がいます。しかし、彼は話の中身がなくとも、テクニックによってデキる風のプレゼンテーションをこなしています。 YoutubeでTEDと検索すればたくさんの動画がヒットするので、すぐにでもコツを学ぶことができます。さっそくプレゼンテーションに活かしてみましょう。

スライド

多くの場合スライドはパソコンで作り、プロジェクターで映し出すでしょう。パソコンで使えるツールはどんどん活かしましょう。写真を用意する際はアニメーションを使ってインパクトを持たせたり、パワーポイントで動画を載せて再生したり、最後に参考したいサイトのURLを載せたりと工夫できる点はたくさんあります。 相手にインパクトを与えると、内容を覚えてもらえるので、研究してみましょう。

テーマの色を3色決める

プレゼンテーションで使う資料やパワーポイントで、強調したいことや重要なことを際立たせるためにたくさんの色を使ってしまいがちです。しかし、色を使いすぎると何が重要なのかわからなくなってしまいます。 実は、プレゼンテーションで使う色は3色だけで十分です。3色だけだと少ない気がしますが、世の中には3色だけで表せているものがたくさんあります。よく見ればスターバックスのロゴも黒・緑・白の3色だけです。この3色をうまく使うコツは、比率です。ベースカラーは70%、メインカラーを25%、サブカラーを5%ほどにすると、全体のまとまりがすっきりしてうまくいきます。

フォント

昔はプレゼンテーションのパワーポイントで使用するフォントにはゴシック体文字を使うのが暗黙のルールとされてきました。しかし、今ではよっぽど読みづらいフォントでなければ特にこれでなければならない、という決まりはありません。それでも、プレゼンテーションのためには相手に見やすくわかりやすいフォントを選ぶ必要があります。どんなフォントを選べばいいのでしょうか。

太いフォントは使い勝手が良い

プレゼンテーションで用いることのできるフォントの種類はたくさんあります。しかし、同じ文字の大きさでもフォントの種類によって、文字の太さが違うのがわかります。文字の太さのことをウェイトといい、文字が太いことをウェイトが大きいといいます。 細い文字を使うと、プロジェクターで映し出した際にかすれて見づらくなってしまうということがあります。太字にするという手もありますが、映し出した時ににじんで見えてしまうので、プレゼンテーションでは最初からウェイトが大きいフォントを使うのがコツです。

状況を考えて使う

上の画像のフォントはゴシック体の一部です。ゴシック体はプレゼンテーションでも使える書体です。しかし、種類が多様なので、中にはコミカルな印象を持たせてしまうゴシック文字もあり、これをプレゼンテーションの真面目な場面で使うと、「ふざけているのか」と思われてしまいます。同じ内容でもフォントの種類によって受ける印象が変わってしまいます。 しかし、プレゼンテーションの中でもポップな場面や軽いノリの場面がある際には、逆に利用できると便利です。画像の文字でロゴを作れると、さらにインパクトが増します。それでもロゴやタイトルなどに使用を限定するべきです。同じプレゼンテーションの流れの中でも場面によって使用するフォントの種類をよく考えましょう。

プレゼンテーションの構成のコツ

プレゼンテーションの目的は、相手に伝え、相手に行動させることです。そのためには相手に伝えるプレゼンテーションをしなければなりません。どんなにパワーポイントやレジュメにこだわって満足しても、相手にとってわかりづらかったら何の意味もありません。相手に伝わるプレゼンテーションのコツを見ていきましょう。

内容

いきなりパワーポイントやレジュメを作らない

いざプレゼンテーションにむけて準備する際、パワーポイントやレジュメを最初から作ってしまってはいけません。その前に、内容を書き出して整理するのが本番でうまくいくコツの1つです。プレゼンテーションでは伝えたいことがたくさんあり、ついたくさんの情報を詰め込みがちです。しかし、たくさんの情報を盛り込んでも大事な情報が相手に伝わらなかったら意味がありません。 内容を書き出し本当に伝えたい内容や、一番伝えたい内容は何なのか決めましょう。この作業は相手に伝わりやすくするだけでなく、プレゼンテーションをする本人が理解できているかをおさらいするためでもあります。

起承転結

内容を伝えるためには、ただ情報を書き並べればいいのではありません。プレゼンテーションでは一連の流れがとても重要です。しかし、どういった順序で構成すればいいのかわからないという人もいるでしょう。 そこで参考にしたいのは「起承転結」の流れです。漢詩などの文学や、4コマ漫画で有名な構成です。起はもの事の始まり、承は何かが起こり、転で解決、結で結果を述べるという方法です。 プレゼンテーションでの活かし方は「起」にあたる冒頭部分で「プレゼンのテーマ・結論」を提示し、途中の「承」としてテーマの深化(課題における詳細など)と、「転」課題の解決策の提案・聞き手側の不安や問題の解消、最後の「結」で結論の再提示とするといいでしょう。 プレゼンテーションでは抑揚をつけるのもコツです。いったん問題を提示し落としてみて、その後に解決策を挙げ聞き手を安心させるといった方法です。抑揚の差をつけることでインパクトが生まれ、聞き手の印象に残りやすいです。

提案

スライドは起承転結で述べた現状報告と、「提案」を組み合わせることで説得力を増すことができます。現状報告で「現在発生している問題、心配される不安」を述べた後、提案で「現在検討している解決策や、実行した際に期待できること」を述べます。そこで期待できる効果を示すことができますし、新たな発想が聞き手によって生まれることもあります。

商品

会社で作った製品をプレゼンテーションで紹介することになったという機会も多いです。どうやって紹介すれば、相手が使いたいと思わせることができるのでしょうか。それはズバリ、さまざまな観点で実績や根拠を提示することです。「この製品はとにかく効果があるんです」と言われても、ピンと来ません。本当にそうなのか怪しまれてしまいます。 そこで、「メディアで取り上げられた実績」や「科学的な根拠」、「利用者の声」、「著名人の推薦」を盛り込みましょう。より具体的に伝えるコツは、「98%の利用者が満足した」など、数字を用いることです。

プレゼンテーションの発表のコツ

プレゼンテーションの発表のコツ

話し方

プレゼンテーションで相手にうまく伝えるためには、内容だけでなく話し方も大切です。内容に多少の欠点があっても、話し手の印象が良ければ相手も信用しやすくなるからです。プレゼンテーションでは大きな声で話しましょう。本番でいきなり大きな声を出すことはまずできないはずなので、練習の時から同じ声で練習したり、発表の前に声出しをしましょう。 そして、大勢の人の前で発表する際は緊張して速く喋ってしまいがちですが、ゆっくり話すことを心がけましょう。速くまくしたててしまうとわかりづらいだけでなく、話し手の余裕のなさが伝わって、相手に不安感を与えてしまうからです。

英語

英語でプレゼンテーションをする際のコツは、「とにかく簡潔すること」です。「I」や「We」の主語は省略しますし、一文一文も簡素にします。英語は日本語よりも文字数が多いので、パワーポイントでは簡潔にし、口頭で説明しましょう。 専門的な用語を必要とする場面もありますが、それ以外では簡単な表現を使うのもコツです。難しい表現を使おうとせず、誰にでもわかる表現を使うことで、聞き手の反応が良くなります。 そして、ジェスチャーを大げさだと思えるほど取りましょう。欧米諸国の人々は日本人よりもコミュニケーションにジェスチャーを多く使います。海外のドラマを見ると、大げさではないかと感じたこともあるでしょう。そこで表現力を高めるために、わざとらしく表情を大きく変えたり、ジェスチャーも多く使いましょう。

目的別プレゼンテーションのコツ

中学生

中学生を相手にプレゼンテーションをする際、年下で人生経験も浅い彼らにも理解してもらうことが目的です。本人の中では当たり前のことに初めて触れるというケースは珍しくありません。普段から当たり前に使っている言葉の意味を一つ一つかみ砕いて説明したり、中学校の学習と関連付けて説明に入るとわかりやすいです。

高校

中学生も高校生も、まだ人生経験が浅い学生という点は同じです。高校生はおろか中学生でも理解できる言葉を使うことは当たり前です。中学生と違う点は、「本格的に将来の進路を考え始めている時期」です。現代の多くの高校生は進学か就職を検討していますが、さらにその先も見据えている学生も少なくありません。 そこで、高校生に向けたプレゼンテーションでは、人生の先輩としての強みを活かしましょう。「僕が君達の年くらいだった時は〜」「今、君達はこのように考えるだろうが社会では〜」などの切り口から話せる話題があると、聞きやすくなり真剣に耳を傾けてくれます。

理系

専門性が高くなる理系分野でのプレゼンテーションを成功させるコツは、「聞き手が同じ分野の人なのかそうなのか」です。専門外の人や素人に、その分野の専門用語を使ってもわからないのは当然です。相手が同じ分野の人なのかそうでないのか、しっかり考えてプレゼンテーションを構成しましょう。

研究発表

研究した成果を発表する際には、「何をやったのか」を明確にする必要があります。最初に研究内容と研究をした目的を述べ、研究方法を誰が聞いてもわかってもらうように述べましょう。そして、研究結果を発表する際は、パワーポイントにグラフや表などの視覚的に伝わるツールを用いると、一目見ただけでわかりやすくなります。

営業

相手の理解度をたしかめながら

営業での結果は会社の業績にもかかわってきます。とにかくたくさんの情報を伝えたいと頑張るでしょう。しかし、相手に伝わっていなかったり、理解しづらい内容であったらなら本末転倒です。 そもそもプレゼンテーションは「話し手が伝えたい事」を発表するのではなく、「相手に伝わってほしいこと」を発表するのが目的です。そこでプレゼンテーションの途中で何回か、「ここまででわからないことはありますか?」「ご質問はありますか?」と相手の理解度を確認しながら進めましょう。

面接

近年、面接をプレゼンテーション形式にしている企業が増えています。面接官に伝わるプレゼンテーションにするためには、「曖昧な表現を使わない」のがコツです。 まず冒頭で意見やアピールしたいポイントを言い切ります。途中で意見の根拠や理由を説明し、最後に「以上の点から、○○だと考えます」ともう一度断言します。しっかりと根拠が述べられていると、あり得ない話だとわかっていても説得力を持たせることができます。あなたの考えを根拠とともに存分にアピールしましょう。

プレゼンテーションのコツを学ぶ

これらのコツについてもっと詳しく知りたい、プレゼンテーションのコツをより深く学びたい人にオススメの書籍やセミナーを紹介します。プレゼンテーションのコツを学ぶことは、プレゼンテーションだけでなく、コミュニケーションを取るためのスキルを学ぶことにもなります。

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン
スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン

プレゼンテーションのコツを理解するために本を読んで研究したい人にオススメなのが、「スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン」です。人々を魅了してきたApple者のCEO、スティーブ・ジョブズのプレゼンテーションの秘密が詰まった一冊です。 レビューによると、「コミュニケーションとは何なのか再確認させてくれる」「プレゼンテーションだけでなく、誰かを説得させる時、ちょっとした話し合い、面接など活かせる場は多い」と評価が高く挙げられています。プレゼンテーションの方法だけに特化するのではなく、コミュニケーションについての考え方を参考にすることで、プレゼンテーション以外の場面でたくさん活かせるということです。

書籍

さきほど動画でも紹介した、TEDからコツを学べるのが「TEDトーク 世界最高のプレゼン術 」です。

TEDトーク 世界最高のプレゼン術
TEDトーク 世界最高のプレゼン術

「スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン」と違う特徴は、すぐに実行に移しやすい内容が学べることです。簡潔でわかりやすいとされているTEDの特徴を学べる本書も、簡潔で読みやすいと、高く評価が挙げられています。 内容を一部あげると、「小学6年生が理解できる言葉を使う」「キャッチフレーズは3回繰り返そう」などです。これなら今すぐにでも活かせるでしょう。動画と併せて読むとさらに深くコツを学べます。

セミナー

本や動画などの独学ではいまいち飲み込めない、という人はセミナーを受講することをおすすめします。セミナーごとにレベルが分かれていたり、苦手な部分について直接アドバイスをもらったり、今更聞けないような基本的なことも聞くことができます。 以下の共感プレゼンテーション徹底講座では、10人程度の少人数制でプレゼンテーションの基礎を学べます。2日間のプログラムですが、仕事の都合で2日も行けないという人のために、1日コースも用意してあります。プレゼンテーションのコツを学ぶために足を運んでみることをオススメします。

とにかく「簡潔に」「相手に伝わるように」

資料作成や話し方などすべてにおいて共通するコツは、「簡潔に」することです。繰り返し言いますが、プレゼンテーションの一番の目的は自分が言いたいことを発表することではなく、「相手に伝える」ことです。 あなたがどんなにすばらしいプロジェクトや研究を達成しても、プレゼンテーションで相手に難しいと思われてしまったら伝わらないし、もったいない話です。苦手としている点も、コツを掴めば相手に伝わりやすくなるし、発表する側の理解もより深まります。

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