見積書のメールの書き方や例文｜お礼/返信/依頼・作成時の注意点

見積書に関するメールを英文で作成する場合も、基本的な形式は日本語と同じです。「name of product（商品名）」「quantity（数量）」「delivery（納期）」という単語は、見積書に関するメールで必須になるので覚えておきましょう。

Thank you for your inquiry for our XX. Please check the quote on the attached file. We would like to hear from you anytime you have a question.

xx（商品名）についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。 見積書を添付いたしましので、ご確認をお願いいたします。 ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

メールの件名は、わかりやすく・簡潔に書くことが基本です。 件名がないメールや「ありがとうございます」「お世話になっております」といった件名のメールは、メールを開くまで内容が分からない上、迷惑メールにも見えてしまうため避けましょう。 見積書に関するメールの件名は「【××(株)】お見積書送付のご案内」「〇〇のお見積もりの件」「【お見積書】〇〇の件」など、メールを受け取る人にひと目で内容が伝わるよう、工夫して書きましょう。

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見積書といえば、会社の角印が押してあるイメージがありますが、実は見積書への角印の押印は義務ではありません。見積書は、あくまで料金などを見積もるための書類なので、印鑑がきちんと押されている見積書でも、印鑑がなにも押されていない見積書でも、その効力は同じです。 しかし、見積書に会社の印鑑が押印してあると、正式な書類であるという印象が増すため、見積書をもらう側としては信頼感や安心感が強まります。そのため、見積書には角印を押印するのが無難です。 角印は、自社名の印字もしくは社判の文字にかかるように押印するのがマナーです。押印の位置は会社によってきまりが異なる場合があるため、上司や先輩に確認してから押印しましょう。

見積もりを依頼してからなかなか見積書が送られてこない場合は、見積書の催促のメールを送ります。 「10月25日にメールにてご依頼いたしました、〇〇のお見積もりの件についてですが、現時点でお見積書をまだ確認できておりません。何か行き違いがあったのではないかと思い、念のためご確認のメールをさせていただきました。お忙しいところ恐れ入りますが、11月2日までに見積書をお送りくださいますよう、よろしくお願いいたします。」 このように、まだ見積書がもらえていないということと、見積書の送付期日を必ず書きましょう。「何かの行き違いがあったのではないかと思い」など、相手の過失ではない可能性も盛り込むと好印象です。 メールを見てもらえているのか気になる場合は、催促のメールを送ったあと、確認の電話を入れるといいでしょう。

見積書は、PDFファイルにしてメールに添付してください。Excelファイルなどで添付すると、見積もり内容や金額といった重要な部分を誰でも簡単に変更できてしまいます。必ずPDFファイルに変換し、内容を編集できない状態にして添付しましょう。 メールの本文には「〇〇の見積書を添付PDFファイルにてお送りいたします。万が一ファイルが開けない場合は、お手数ですがご連絡ください。」と書くとより親切です。

会社によっては、見積書をパスワード付きのzipファイルで添付するよう指示される場合があります。その場合は、送付するメールが2通必要になります。 1通目にはパスワード付きのzipファイルを添付し「〇〇の件の見積書をお送りいたします」と、通常見積もりを送るときと同じように本文を入力します。このメールをもらった時点では添付ファイルが開けないため「パスワードは別途お送りいたします」という文言も忘れずに書いてください。 そして、2通目に「先ほどお送りした資料のパスワードです」と書き、パスワードを記載して送付します。パスワード付きのzipファイルを添付したメールにパスワードを記載すると、パスワード付きにした意味が無くなってしまうため注意しましょう。

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