見積書のメールの書き方や例文｜お礼/返信/依頼・作成時の注意点

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見積書をもらったら、見積書の作成と送付に対するお礼のメールを送りましょう。見積書を送ったきり何の反応もないと、見積書を送った側もどう動いて良いのかわからず困惑してしまいます。見積書をもらったら、見積書を確認・検討していることを相手にメールで伝えましょう。

××株式会社 営業部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 お忙しい中、お見積もりをいただきありがとうございました。内容を確認し改めてお返事させていただきます。以上、取り急ぎご連絡申し上げます。

もらった見積書に対して発注するときは、発注書を作成してメールに添付しましょう。見積書に番号が振られていた場合は、見積書番号を発注書に記載すると相手にとっても管理がしやすくなります。

××株式会社 営業部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 先日は、見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。いただいた見積書のとおりに発注いたしますので、よろしくお願いいたします。 発注書をPDFファイルにて添付いたしました。ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

見積もりの依頼をメールで送るときは、商品名や数量を箇条書きにする、もしくは見積もりしてほしい商品の一覧表を別紙で添付するなど、メールを受け取った人に要件が伝わりやすいよう工夫しましょう。 また、至急見積書がほしい場合は、メールを送った後電話をして直接見積もりを依頼するのがベターです。

××株式会社 営業部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 貴社取扱いの以下の商品について、お見積もりをお願いいたします。 品名：×× 型番：xx-xxx-xx 数量：1個 納期：11月10日㈮ お忙しいところ恐れ入りますが、11月3日㈮までに見積書をお送りいただきたく、よろしくお願いいたします。

見積書を作成するために、見積もり担当者は労力を費やしてくれました。そのことを尊重し、見積もりをお断りすることになったときでも、見積書を作ってくれたことに対して必ずお礼の言葉を添えましょう。

××株式会社 営業部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 ××の件で見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。弊社にて内容を検討しました結果、費用の面で折り合いがつかず、大変恐縮ですが今回は見送らせていただくこととなりました。 またご提案をお願いすることがあるかと存しますが、そのときは何卒よろしくお願い申し上げます。