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就職や転職の面接日程の連絡方法・英語で連絡する場合の例文

転職ノウハウ

外資系企業への就職活動では書類審査を通過したら次は面接が待っています。この記事では面接日程の調整を行う際に英語でどのように返信したらよいか、どのような点に気を付けて返信したらよいかをまとめてあります。あなたが最高の状態で臨める面接日程を組んでみてください。

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メール返信の基本マナーと英語表現

多くの企業でグローバル人材が求められている昨今、外資系企業へ就職・転職される方も増えつつあります。WEB選考や書類選考を通過すると、次はいよいよ面接です。面接日程を決めるために、採用担当者とEメールなどで直接連絡を取り合うことになるでしょう。メールの返信は採用担当者との初めての接点であり、あなたの印象を決定づけるものでもあります。

返信するレスポンスが早かったり、読みやすい文章だと採用担当者は「仕事ぶりに期待できそう」と良い印象を持つでしょう。しかし返信が遅かったり、分かりにくい文章だと採用担当者は「採用して大丈夫かな」と不安を抱きかねません。Eメール一つでもあなたの印象が変わりますので、気を付ける必要があります。

しかし、ビジネスマナーに精通していない人や英語表現に自身のない人もいるでしょう。そんな人のために、今回は面接日程の調整をEメールで行うときに使える表現や基本マナーをご紹介します。あまりビジネス英語に慣れていない方はぜひ参考にしてみてください。

面接日程の調整を行う際の基本マナー

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採用面接は、あなたをアピールする絶好の機会です。十分な準備期間が設けられる面接日程を組むように先方と調整することは、面接を突破する上で非常に重要です。先方から送られてきたメールを見たら、出来るだけすぐに返信するようにしましょう。 もし、スケジュール調整などが必要ですぐに返信できない場合は 「Thank for your email. I will let you know my available date until 6 October.」などのようにいつまでに返答するかを明確に伝えましょう。 また、相手企業の就業時間に返信するほうがベターです。海外企業ですと、時差の関係もありますが、小さいな心遣いが相手に良い印象を与えます。

目的別面接日程のメールによる返信方法

指定された面接日程で了承する場合

指定された面接日程でOKの場合には、調整してもらったお礼の後に了承の旨を明確に返信すると良いでしょう。そして、最後に一言気持ちなどを加えると好印象を持ってもらえます。

英文返信サンプル

Thank you for your email. As for the date specified, that is fine for me. Thank you again and I am looking forward to meeting you.

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。ご指定の日時了解いたしました。 お会いできることを楽しみにしております。

面接日程の希望日時を予め伝えたい場合

面接日程に関する事前の調整メールには細心の注意が必要です。採用担当者が社内で面接日程を調整している途中に希望日時を言われると困ります。また文章に気遣いがないと、相手は不快に感じます。どうしてもNGな日時が決まっていないのであれば、事前メールは避けたほうが良いでしょう。 それでももし、面接日程の希望日時を予め採用担当者に伝えたい場合には、書類審査通過のメールを受け取った時点ですぐに返信メールで送りましょう。

英文返信サンプル

Thank you for your email. I look forward to hearing from you to schedule the interview soon. If possible, it would be very much appreciated if you could arrange the interview schedule except 9 October. I already have another appointment on that date. Thank you again and apology for the inconvenience.

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。面接日程のご連絡を頂けることを楽しみにしております。もし可能であれば、10月9日を避けて面接日程を調整して頂けると幸いです。その日は既に他の予定があるためです。お手数おかけして申し訳ありませんがよろしくお願い致します。

指定された面接日程が都合の悪い場合

面接日程を再調整してもらいたい場合には、お詫びしたうえで新たな候補日を伝えると良いでしょう。また、最後に一言添えて返信すると気遣いが相手に伝わるので、好印象が持たれるでしょう。

英文返信サンプル

Thank you very much for your email. I really appreciate your arrangement but I will not be able to attend the interview on that date. It would be very much appreciated if you could rearrange the interview schedule for me from the following schedule. 1)10th October from 6pm 2)11th October from 6pm 3)12th October from 5pm Could you let me know if you are not available even for these schedules. I will try to arrange another schedule and send you again. Thank you again and apology for the inconvenience.

日本語訳

ご連絡誠にありがとうございます。面接日程を調整していただいて大変恐縮ですが、ご指定の日時で御社にお伺いすることができません。申し訳ございませんが、次のスケジュールから面接日程を再調整して頂けたら非常に幸いです。 1)10月10日 6時から 2)10月11日 6時から 3)10月12日 5時から これらの日時がもし都合悪いようでしたらご連絡ください。再調整して改めてご連絡差し上げます。お手数おかけして申し訳ありませんがよろしくお願い致します。

面接辞退を申し出る場合

既に他社から内定をもらっていたり、やむを得ない事情で次回面接の辞退を願い出たい場合には、まず、お詫びしたうえで丁重に辞退する旨を返信しましょう。また、先方は面接官と面接日程を調整していますので、できるだけすぐに返信するようにしましょう。

英文返信サンプル

Thank you for your email. I am very pleased to hear the announcement from you but I just receive another job offer elsewhere. After much consideration, however, I have decided to accept the offer. I am afraid that I have to drop this case. Thank you very much for your understanding.

日本語訳

ご連絡誠にありがとうございます。大変うれしいのですが、他社からの内定を頂戴しました。熟考を重ねました結果、その内定をお受けするつもりであります。大変申し訳ありませんが今回辞退させて頂きますようお願い申し上げます。ご理解まことにありがとうございます。

返信における件名の書き方

返信メールは、基本的に件名を自分で書き換えないようにしましょう。件名によってフィルタリングされている場合が多いので、件名が変わっていると面接日程の調整とは別の要件なのかと勘違いされてしまう恐れがあるからです。 もし、どうしても件名を変えて返信する場合には、メールの内容が分かりやすい端的な件名が望ましいです。また、全ての単語の一文字目は大文字にしましょう。ただし、接続詞(and, butなど)、冠詞(a, theなど)、前置詞(at, onなど)の先頭は小文字のままで結構です。 そして状況によっては、件名の最初に書くべきフレーズは決まっていますので参考にしてみてください。 ・Urgent:緊急 ・FYI:参考までに ・Reminder:リマインダー ・Resend:再送

件名に「Re:」はつけてよいか

返信ボタンをクリックすると件名に「Re:」が付きます。これはRegarding(~に関して)という意味です。ただし、返信ボタンで自動的に付くため最近ではReply(返信)という意味で捉えられるケースが多いです。「Re:」を付けて送ると、返信メールだと一目で分かるため問題ありません。 ただし「Re: Re: Re: Re: Re:」のようにあまり長く続くと、件名が見えなくなるため相手は嫌うケースもあります。注意しましょう。

返信に本文は引用した方がよいか

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英文に限らず本文は、全文引用して返信したほうが良いでしょう。これまでのやりとりの経過が分かるためです。また、引用文の一部を削除したり、修正したりすることは絶対にしてはいけません。残すなら全文残す、もし消すなら全文消すようにしましょう。 ただし、面接日程などのような日時が記載された文章は消さないでおきましょう。お互いアポイントメント日時が後になっても確認できるためです。

返信に署名はつけたほうがよいか

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返信メールに署名を付けるのは良いことです。ただし、メールの返信が繰り返されると署名が何度も繰り返し記載されたメールになってしまいます。一つのメールの中に同じ署名が何度も表示されるのは見苦しいですし、本文の内容が短い特には特に見栄えが悪くなります。メールの返信が続く場合には、署名は1回分になるように削除した方が良いでしょう。

英文メールの返信には細心の注意を!

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外資系企業への就職を目指す場合、英文でメールを返信する必要があります。先方へ面接日程を了承することを伝える場合、面接日程の希望日時を予め伝えたい場合、指定された面接日程の都合が悪い場合、面接を辞退したい場合など様々です。 英語には、敬語表現がなく端的でストレートに伝えるほうが大切だと思っている人もいるでしょう。しかしそんなことはありません。日本語同様に敬語表現や心遣いを伝えることは、特にビジネスメールでは大切です。英文メールを返信する際には細心の注意を払って、相手に好印象を持ってもらえるような文章を書くようにしましょう。

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