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間違いも多い「ご担当者様」の意味と敬語表現・使い方と例文

ビジネスマナー

「ご担当者様とご担当様どっちが正しい使い方?」「ご担当者様各位ってどういう意味?」ビジネスシーンでよくこうしたご担当者様という言葉を使う事がありますが、使い方で悩む事があるんですよね。今回なそんなご担当者様やご担当者様各位の使い方について解説していきます。

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「ご担当者様」の意味

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「ご担当者様」という言葉をビジネスシーンや就活をしている時に良く聞きますが、この「ご担当者様」という言葉には一体どういう意味があるのでしょうか。「ご担当者様」の意味を解説していきます。

ご担当者様とはその団体に所属している従業員の個人を示す言葉

「ご担当者様」とはその団体に所属している従業員の個人を示す言葉です。例えば、会社に所属している従業員やお店に所属している従業員などの一人を指し示しています。ただ特定の誰かではなくいずれの中の一人の事を指しています。

使用時に必ずその団体のどの部署に所属している人なのかを指定する必要がある

「ご担当者様」を使用する時に、団体のどこの部署に所属している人なのかを指定しておく必要があります。団体には所属している部署がそれぞれあります。会社なら経理部や庶務課や営業部などさまざまな種類の部署があります。使用する際は団体のどこに所属している部署の「ご担当者様」に用があるのか指定しておく事が大事です。

ご担当者様を使う場面と使い方

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「ご担当者様」を使う場面と使い方について解説していきます。「ご担当者様」を使う場面は以下の3パターンあります。いずれもビジネスのシーンでは必ず訪れる事がありますので、「ご担当者様」の使い方をしっかりと学んでおくと良いでしょう。

ご担当者様を使う場面

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「ご担当者様」を使う場面について解説していきます。

①訪問時にご担当者様を呼び出す時に使う

「ご担当者様」を使う場面1つ目「訪問時にご担当者様を呼び出す時に使う」です。営業の仕事をしている方は、取引先の企業に直接訪問して営業を行うことがあります。こうした際に、「ご担当者様」を呼び出す事はよくあります。

②電話でご担当者様を呼び出す時に使う

「ご担当者様」を使う場面2つ目「電話でご担当者様を呼び出す時に使う」です。ビジネスでは取引先企業に電話を掛ける事は良くあります。営業の電話を掛けたり取引先企業との打ち合わせの際に、「ご担当者様」宛に電話を掛ける事があります。そうした時に「ご担当者様」を呼び出す時に使います。

③メールや文書を送る時にご担当者様宛に書く時に使う

「ご担当者様」を使う場面3つ目「メールや文書を送る時にご担当者様宛に書く時に使う」です。ビジネスでは取引先の企業にメールを送る事があります。メールによるお問合せや書類の送付の際のやり取りなど様々です。こうした時に「ご担当者様」宛にメールや文章を送る際に使います。

訪問時にご担当者様を呼ぶ時の使い方

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訪問時に「ご担当者様」を呼ぶときにどのように「ご担当者様」を使うと良いのでしょうか。訪問時の「ご担当者様」の使い方について解説していきます。

①訪問時に担当者名がわからない時に使う

訪問先の「ご担当者様」の名前が分からない時に使います。初めて出向く訪問先や担当者の名前を忘れてしまった時に使う事ができます。訪問先の企業の担当者の名前を間違えてしまって失礼な印象を与えるよりは「ご担当者様はいらっしゃいますか?」と呼んだ方が印象は良いのです。ただこのまま担当者を「ご担当者様」と呼ぶわけにはいかないので担当者名が分かり次第担当者の名前で呼ぶようにしましょう。

訪問時にご担当者様を呼ぶ時の注意点

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訪問時に「ご担当者様」を呼ぶ時にどのような事を注意したら良いのでしょうか。ここでは訪問時の「ご担当者様」を呼ぶ時の注意点について解説していきます

①呼び出してもらう時、簡潔に用件を述べる

「ご担当者様」を呼び出してもらう時は必ず用件を簡潔丁寧に述べましょう。どこの誰で何の用事で来たのかを取次でくれた従業員に伝えましょう。そうすれば取次してくれた従業員が誰が何の用で来たのかを伝えてくれます。

電話でご担当者様を呼ぶ時の使い方

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電話で「ご担当者様」を呼ぶ時にはどのように「ご担当者様」を使うと良いのでしょうか。電話で「ご担当者様」を呼ぶ時の使い方について解説していきます。

①電話で担当者名が不明な場合の呼び出しに使う

電話で「ご担当者様」の名前が判明している場合は呼び出しする時は名前で呼びますが、初めて電話を掛ける企業の場合は相手の名前が全くわかりません。そうした時は「ご担当者様はいらっしゃいますか?」と呼びましょう。そうすることで電話に出た従業員が電話を担当者に取り次いでくれます。

電話でご担当者様を呼び出す時の注意点

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電話で「ご担当者様」を呼び出す時の注意点について解説していきます。

①挨拶はしっかりとする

実際に会って挨拶する場合は大声で挨拶が出来なくても素敵な笑顔で挨拶をすれば印象が良いです。しかし電話では相手の顔が全く見えません。そのため声で挨拶をしっかり行う必要があります。大声で挨拶はする必要はありませんが元気よく挨拶を行うことは大事です。

②相手の状況を確認して呼び出すのがマナー

電話で「ご担当者様」を呼び出す際、相手の状況を確認しましょう。例えば「お時間よろしいでしょうか?」等と確認を行います。こうした確認を行うことで相手への印象が良くなります。また忙しい場合は「ただいま取り込んでおります」のように忙しいと言いやすくなります。相手の状況が電話では把握できないのでそうした気遣いをする事は大事なマナーなのです。

③用件は簡潔に丁寧に述べる

直接訪問する場合もそうでしたが用件は簡潔に述べましょう。長い用件の説明は取り次ぐ人も担当者に伝えるのが難しいです。もしかしたら間違って伝わる事もあります。正確に用件を伝えるためにも簡潔に丁寧に述べましょう。

ご担当者様宛にメールや文書を送る時の使い方

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「ご担当者様」宛にメールや文書を送る時はどのように「ご担当者様」を使うと良いのでしょうか。「ご担当者様」宛にメールや文書を送る時の使い方について解説していきます。

①宛先の担当者名がわからない時に使う

メールや文書を送る時初めての送り先の場合は担当者の名前はわかりません。このように宛先の担当者名が全くわからない時に「ご担当者様」は使うと良いでしょう。

②宛先の名前はわかるが漢字がわからない時に使う

宛先の担当者名は分かっているけど、名前の漢字を忘れたり、名刺をもらったけど名刺をどこかにしまい相手の担当者名の一部または全部忘れてしまった場合に担当者名に「ご担当者様」を使うと良いでしょう。こうする事で相手の名前を忘れてしまった事を知らせることなくメールや文書を送る事ができます。

ご担当者様宛にメールや文書を送る時の注意点

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「ご担当者様」宛にメールや文書を送る時の注意点について解説していきます。

①ご担当者様の語尾に御中は付けない

「ご担当者様」宛にメールや文書を送る時の注意点1つ目「ご担当者様の語尾に御中を付けない」です。よく間違われる方が多いのですが「御中」は人名に付ける物ではありません。「御中」は会社名や部署などの団体の語尾に付ける物ですので気を付けてください。

②宛名の語尾に敬称は一つで良い

「ご担当者様」宛にメールや文書を送る時の注意点2つ目「宛名に敬称は一つで良い」です。ご担当者様の様は敬称です。様は相手を敬う意味の言葉です。「御中」も敬称です。宛名の場合会社名と部署名と担当者名と記入する場合は最後に来る担当者に様を付けます。会社名と部署名にわざわざ御中を付けて送る必要はありません。

株式会社マヨライフ御中 営業部御中 ご担当者様 ×

会社名と部署名の語尾に御中を付けているのでこれは間違いです。

株式会社マヨライフ営業部 ご担当者様〇

この場合はご担当者様の語尾についているので問題ないです。

ご担当者様とご担当様はどっちが正しい?

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「ご担当者様」と「ご担当様」はどちらが正しいのでしょうか。疑問にお答えします。

ご担当者様も御担当様もどちらも正解!

実はどちらも正しいです。どちらも様を付けて敬称にしているのでどちらも問題なく使用する事ができます。

拘りがなければご担当者様を使う

特にこだわりが無ければ「ご担当者様」と使うのが無難です。一般的に見ても「ご担当者様」で送る方の方が多いためです。

ご担当者様と担当各位何が違うの?

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「ご担当者様」の表現方法には「担当各位」という表現がありますがこの「担当各位」とはどのような違いがあるのでしょうか。「ご担当者様」と担当各位の違いについて解説していきます。

ご担当者様は1人の担当者に向けて使う場合の宛名

「ご担当者様」は担当部署の中の1人の担当者に向けて使う場合の宛名です。つまり担当部署にいる特定の誰か宛ではなく、担当部署にいる誰か一人に宛てた物なのです

担当各位は複数の人宛に使う場合

担当各位は複数の人宛に使う場合です。「ご担当者様」が担当部署のうちから一人でいいので誰かに見てほしい時に使いますが、担当各位の場合はその担当部署全員宛の場合に表現します。

担当各位を使う時の注意点

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担当各位を使う時の注意点について解説していきます。

各位に様は二重敬語になるので付けない事

各位という言葉自体が敬称です。敬称には様を付けてしまうと二重敬語になってしまうので語尾に様は不要です。各位を付ける場合は様は付けないようにしましょう。ただし、お客様各位やお取引先各位のような表現は表現としては誤りではありますが、既に社会的に浸透してしまっている言葉なので例外として使用可能です。

一例

お得意様各位×

お得意様各位は二重敬語なので良くありません。

担当者様各位×

これも担当者様各位で二重敬語ですので良くないです。

担当各位〇

担当各位は問題ないので〇です。

各位だけでも〇

どうしても迷うなら各位のみでも問題ないです。

お客様各位〇

お客様各位は例外として社会的に浸透してしまっている言葉なので本来は使い方として二重敬語になりますが使用可能です。

お取引先各位〇

取引先各位も本来は誤用ですが、社会的に浸透してしまっている言葉ですので使用可能です。

関係者各位〇

こちらも普通に使えます。

「ご担当者様」は目上の方への敬語として正しい?

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ご担当者様は目上の方に使う敬語として正しい言葉なのでしょうか。疑問にお答えしていきます。

ご担当者様は担当者を敬語にした表現なので目上の方に使っても問題ない

「ご担当者様」は担当者を敬語表現にしたものです。そのため目上の方に使っても特に問題はありません。

ご担当者様の使い方と例文

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「ご担当者様」を使った例文をご紹介していきます。

例文①担当各位

株式会社マヨライフ保険 営業部 担当各位

例文②ご担当者様はいらっしゃいますか

田中太郎「こんにちは、私マヨライフ保険の営業部の田中太郎と申します。ご担当者様はいらっしゃいますか?」 従業員「どのようなご用件でしょうか。申し訳ありませんがただいま担当者は外に出ております。」 田中太郎「かしこまりました。いつ頃お戻りになられますか?」 従業員「14時頃になると思います。」 田中太郎「かしこまりました。それでは14時ころにまたお電話致します。ありがとうございました。」

「ご担当者様」を活用して誰が見ても恥ずかしくない書類やメールを送ろう

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今回は、「ご担当者様」や「ご担当者様各位」などの言葉について解説してきました。「ご担当者様」という言葉は担当者を敬語で表現した言葉です。また、企業などの団体の中の特定の部署にいる個人の事を指します。「ご担当者様」は電話を取引先企業にかける時に担当者を呼び出す時に使ったり、企業に訪問した時やメールや文書を送る時に使います。 いずれもマナーや礼儀を守って「ご担当者様」を呼び出す事が大事である事が分かりました。文書の場合も失礼のないように、宛名の表記を気を付ける事が大事だと分かりました。「ご担当者様」と「ご担当様」のどちらが正しいのかという疑問は、どちらも正しくて特に拘りが無い場合は「ご担当者様」を使った方が良い事が分かりました。 「ご担当者様」と「担当者各位」の違いでは「ご担当者様」は1人の事を指しているのに対して、担当各位は複数の人に向けた宛名であることが分かりました。個人か複数かで使い分ける時に役に立つので便利です。「ご担当者様」と「担当各位」を使う時は二重敬語にならないように気を付けて活用していきましょう。 例文にあるように、例外もあるので例外に関してもしっかりと把握しておくと、今後役に立ちます。「ご担当者様」は、目上の方に使っても良いかという疑問では「ご担当者様」はすでに担当者の敬語表現なので、問題なく目上の方に使っても良いことが分かりました。「ご担当者様」の使い方をしっかり理解して、これからは誰が見ても恥ずかしくない書類やメールを送っていきましょう。

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