「ご留意」の正しい使い方とは｜言い換え表現や使う時の注意点も紹介

ビジネスの場で「ご留意ください」という言葉を使うときは、相手に気をつけてほしいことや気に留めておいてほしいことがある場合になりますが、具体的にどのように文章中で使用すればよいでしょうか。 ビジネスメール内で表現するときの使い方と、その例文についていくつか紹介するので、実際に使うときには下記にまとめた内容を参考にして使うようにしてみてください。

「ご留意ください」をビジネスメールで使う際に気を付けるのが、目上の人に送る場合です。 「留意ください」ではなく「ご留意ください」と先頭に「ご」だけ付ける表現が一般的とはなっています。 本来であれば「ご～なる（なさる）」と表現することが多いので「ご留意なさる」と言うべきかもしれませんが、あまり自然ではないので「ご留意ください」という表現でも通用はします。

件名：○月〇日の予算会議に向けた報告資料・作成のお願い ○○部　各位 お疲れ様です。 〇月〇日に予定しております予算会議に関しまして、各担当の報告資料を下記の要領で作成いただきたく存じます。 1.資料フォーマット：添付フォーマットに基づき作成ください 2.期日：お忙しいところ大変恐れ入りますが、4月8日までにご提出をお願いいたします。 3.留意事項： 資料作成にあたり以下の点にご留意ください。 ・数字の正確性 ・昨年の予算との変化点を明確に ご多忙のところ大変お手数ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

ここまでは「ご留意」を他者に対して使う際の注意点を中心にご紹介しました。では逆に、「ご留意ください」と相手に言われた際はどうすれば良いでしょう。 ここからはあなたが実際に「ご留意ください」と言われた際の、返事・返信の仕方についてご紹介していきます。

あなたが「ご留意ください」と言われて場合、相手が目上であるか目下であるかによって、返事を使い分けることが重要です。 もし目上から言われた場合は、「承知しました」と言うのが一般的です。 逆に目下の相手だった場合は「了解しました」や、より単純に「わかりました」と返すのが良いでしょう。

「お身体にご留意ください」というように、自身の健康や身体に気遣った言葉をかけられた際には、感謝の言葉で返答するようにしましょう。素直に「ありがとうございます」と返すのが良い例となります。 感謝の言葉を述べたあとに、相手を気遣う言葉をさらに続けるというのが、より良い返答の仕方となるでしょう。

「ご留意ください」はやや広い意味を持つ言葉です。ですので、似た表現の言葉も多く、混同して誤った使い方をしてしまう場合もあります。 ここからはいくつか、「ご留意ください」と間違えやすい表現をご紹介します。予め把握しておけば、いざ使う時になっても、混乱せずに使い分けることができるでしょう。

「ご承知おきください」という言葉の意味は、あらかじめ知っておいてください、または理解しておいてください、となります。 知っておいてくださいという、要望的なニュアンスを含んでいますので、目下の人が使うのは適切ではありません。目下の相手に使うよう、心がけましょう。 また、「ご承知おきください」は別な良い方にすると「予めご留意ください」とすることもできます。

「ご留意」と「ご注意」の差は、「心をとどめる」程度と「集中して気を配る」という、対象に対する距離感、あるいは気を付ける強さに差異があります。 「ご留意」は「なるべく気をつける」よう相手に尊敬を込めて依頼することに対し、「ご注意」は、「ご留意」に比べ、「より注意を向けて気をつける」よう相手に尊敬を込めて依頼するということになります。