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選考辞退の電話での伝え方と理由例文・最適なタイミング

転職ノウハウ

より志望度の高い会社に内定が決まったり、条件に不満を感じたり…。就職・転職活動中に選考辞退しなくてはならないケースはいろいろあります。そんな時、選考辞退することを、どのように電話で企業に伝えたらよいのか?知っておきたい選考辞退のマナーと電話連絡の方法をご紹介します。

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選考辞退の意志が固まったら即連絡を!

採用期間中、書類選考や面接のセッティング、時間調整など、企業の採用担当者はあなたのために時間を割いてくれています。ですから、選考を継続しないと決断したらできるだけ早く電話で連絡するのがマナーです。

仮に面接後の合否待ちのタイミングであっても、「合格」の連絡が来てからの辞退では、企業側の選考作業に支障を来してしまうことになります。また「合格」の連絡をもらった後で選考辞退するのでは、心苦しさも増してしまいます。多忙な担当者に迷惑がかからないように、速やかに選考辞退の連絡をすることを心がけましょう。 どうしたらいいかわからず、一人で悩んでいるならエージェントへ相談してみましょう!転職のプロがあらゆる準備と対策をサポートしてくれます。

選考辞退の連絡はメールではダメ?

選考辞退の旨だけを連絡するのであれば本来メールでも構いません。しかし、担当者の確認のタイミングが分からないので、欠勤などで確認が遅れると行き違いが生じる恐れがあります。最悪の場合、見落としというリスクもあります。また、メールだと謝意が伝わりにくくそっけない印象も持たれるので、直接伝えられて確実な電話連絡がベストです。

「どうしても直接言いにくいのでメールで選考辞退の連絡をしたい」「担当者が多忙で、なかなか電話がつながらない」という場合にはメールで連絡しても構いませんが、お礼とお詫びの気持ちがきちんと伝わるメールを送りましょう。

やむをえずメールで選考辞退する場合には

メールでの選考辞退例文

「面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。」 「面接の機会を頂戴してありがとうございました。」などの感謝を伝える文面、 「貴重なお時間を割いていただいたのに、申し訳ありませんでした。」 「ご迷惑をおかけすることを深くお詫びします。」などの謝意を伝える文面は忘れずに入れましょう。

確実で、丁寧な印象の電話がベスト

電話なら行き違いの心配はありませんし、直接お礼とお詫びの気持ちを伝えられるのでより丁寧な印象になります。選考辞退しても、同じ業界であれば一緒に仕事をする機会もあるかもしれないので、より信頼される方法をとるのがベストです。

いきなり電話をするのに抵抗がある方や、担当者になかなか電話がつながらない場合には、取り急ぎメールを送った後に、さらに電話でフォローするとより丁寧です。

選考が進んでしまったときの辞退は

特に、最終面接や役員面接まで進んで選考辞退する場合には、先方により多くの手間と時間を取らせてしまっているので、メール連絡だけの選考辞退は絶対に避けましょう。自分の言葉で、より丁寧にお礼とお詫びの気持ちを伝えたいものです。

無断での辞退・当日キャンセルは絶対NG

採用は、企業にとっても重要な仕事です。会社を盛り上げ、戦力となってくれる人材を真剣に選んでいるわけですから、当日キャンセルはもちろん、無断での選考辞退は絶対にNGです。社会人としてのマナーに欠けていると思われます。遅くとも「前日までには必ず電話連絡」が鉄則です。

どうしても当日キャンセルしなければならない場合は…

急な体調不良や怪我、家庭の事情などでやむをえず当日キャンセルになってしまった場合にも、必ず電話連絡しましょう。その際は、言える限りでよいので正直な理由を伝えたほうが、信用度が増しますし失礼になりません。

電話していい時間帯は?

気を付けたいのが選考辞退の電話をかけるタイミング。始業直後の朝や昼休み前後の時間帯は、バタバタとしていることが多いので避けましょう。落ち着いて話を聞いてもらえそうな時間に電話をして、誠意をもって選考辞退の旨を伝えてください。 携帯電話から連絡する際は、電波の弱い場所や騒がしい場所は避けましょう。

選考辞退の理由を聞かれたら

選考辞退の電話をかける際、もし理由を聞かれたらどう答えようと悩む方も多いと思います。ここでは選考辞退の理由別に回答をご紹介します。

理由例:他社から内定がもらえた

最も多いのが「他社の内定がもらえた」というケースでしょう。これは採用の現場ではよくあることなので、正直に「他社から内定がもらえたので、よく考えた末そちらに入社することを決めました」と伝えましょう。担当者もその辞退のされ方には慣れていますし、正当な理由なので失礼にあたりません。

理由例:採用条件の相違

「収入や休日などの条件が希望とそぐわない」「面談の結果、仕事内容が考えていたものと違った」「求人情報と実際の採用条件に大きな差異があった」。このような場合も正直に伝えて問題ありません。ちょっといいにくい、と感じる方もいるかもしれませんが、採用現場においてはまっとうな辞退理由ですし、企業側の今後の採用活動の参考にもなり得ます。

理由例:社風や面接官の態度が気に入らなかった

「会社に活気がない」「面接官の態度が著しく悪い」などの理由は、そのまま伝えると失礼にあたり、トラブルに発展しかねません。このような場合は「諸藩の事情により」「一身上の都合」などと、ぼかすとよいでしょう。それでも理由を尋ねられた場合には「他社の内定がもらえた」と回答するのが無難です。

選考辞退の電話の手順と例文

手順

1.自分の名前を伝えて担当者につないでもらう 2.約束してある(もしくは済んだ)面接の日時と名前を伝える 3.選考辞退の旨を理由とともに伝える。 4.お礼とお詫びを丁寧に伝える。

選考辞退の電話例文

お忙しいところ失礼致します。 私、御社の採用試験に応募させていただきました〇〇と申します。恐れ入りますが、ご担当の〇〇様いらっしゃいますでしょうか。

(担当者が出たら…) 〇月〇日〇時から面接のお約束をさせていただいている〇〇と申します。 実は昨日、他社から内定をいただき、よく考えた末そちらでお世話になることに決めましたので、選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。 このようなご連絡となり、誠に申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。

ここでは電話の一例として例文を載せましたが、自分の心からの言葉で伝えられるとよいですね。メールで選考辞退の連絡をする場合にもアレンジして使えますので、ご参考ください。

お礼とお詫びを必ず述べよう

選考辞退の電話をした際、必ず伝えたいのがお礼とお詫び。書類選考や面接に時間を割いてもらったことへのお礼と、それを反故にしてしまうお詫びを伝えましょう。特に最終選考や役員面接まで進んでいる場合は、より誠意をもって選考辞退の電話連絡をしましょう。

選考辞退の連絡は正しいマナーで!

就職・転職活動中、複数社の選考が同時に進んでいる場合には、他社の面接や内定の結果の出るタイミングによって、選考辞退の電話連絡をするのが遅くなってしまうこともあると思います。 また、面接に行ってみて気に入らなかった場合「次は行く必要がない」と投げやりな気持ちになって連絡をおろそかにする方もいるかも知れません。

ビジネスシーンにおいても、結局大事なのは人と人との関係性です。ひとつひとつの対応を丁寧に、失礼のないようにすることを心がけたいものです。選考辞退する場合でも、先方も自分も気持ちよく終われる電話連絡方法をマスターして就職・転職活動をすすめていきましょう! どんな社会人になりたいのか、なかなかイメージが浮かばないこともありますよね。そんなときは、就職エージェントに相談するのもおすすめです!転職のプロが就職・転職のマナーや書類の添削から面接対策までサポートしてくれます。

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