【転職後】好印象を与える、入社承諾書の「添え状」の書き方・手書とパソコンどっちがいい?

入社承諾書が送られてきたけどこのまま返送用封筒に入れて送っていいのか、添え状を付けて返送するべきか迷いますよね。添え状を書いた事が無いと書き方もよくわからないし迷いますね。そこで今回は入社承諾書の添え状の書き方を詳しく解説していきます。

入社承諾書は入社意思を確認するための物

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転職活動をしていると面接先企業に内定が決まると入社承諾書という書類をもらう事になると思いますが、この入社承諾書とは一体どのような書類なのでしょうか。

入社承諾書とは企業に入社するための入社意思を確認するために労働者が記入する書類です。入社承諾書の他にも内定承諾書と言われる物もあります。こちらも同じ意味で使用する書類で、入社の意思を確認するために記入します。

入社承諾書は添え状を付けないと印象が悪い

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入社承諾書を受け取ったら、受け取り次第早めに返送する必要があります。企業によっては期限も短めに設定してあるため、入社承諾書を受け取ったら早めに返送用の封筒に入れ返送したいところですが、慌てて、返送する前に添え状を作成して送付しないと印象があまりよくありません。

そのため添え状を作成する必要があります。後半部分では添え状の作成方法と作成する時のポイント等を詳しく解説していきますので参考にしてください。

内定を辞退する事も可能 内定辞退方法

入社承諾書を受け取ったという事は内定が決まったという事でもあります。そのためほかに第一希望の内定が決まってしまった場合は、第一希望の内定先企業に行きたいですよね。その場合はきちんとお断りをしましょう。

断り方は3つあります。

1つ目は電話で人事の方に電話して内定辞退の意思を伝える方法です。

2つ目は企業に足を運び直接辞退の意思を伝える方法です。

3つ目は後日、内定辞退先の企業に手紙で内定辞退の意思を伝えるです。

この3つの内のどれを選び早めに辞退意思を表明しましょう。

入社承諾書に添え状を同封するのはマナー

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入社承諾書を返送する際に添え状という書類を作成する必要があります。この添え状とは一体なんなのでしょうか。書類選考のために企業に履歴書や職務経歴書を送付した経験のある方はすでにお分かりですよね。

添え状とは送付した内容の書類がどのような物で何枚入れてあるのか一目でわかる書類です。受け取った側も確認しやすく、紛失防止にもなりますので同封して送付します。また送る側も自分で何を何枚入れるべきなのか、再確認に使う事もできます。

このように添え状は何か書類を送る際には必ず入れて送る事がビジネスマナーです。企業で働く事になっても企業間で書類を送る際にも必要な物なので忘れないように覚えておきましょう。

入社承諾書の添え状にはお礼状の役割を兼ねて書く

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入社承諾書の添え状には書類の内容確認の役目とあと一つ役割があります。内定をいただいた事に対してお礼の言葉を込めて送るお礼状の役割も兼ねています。

なぜ添え状とお礼状を同じ書類にまとめてしまうのかと言いますと、添え状とお礼状を1枚ずつに分けてしまうと書類の枚数が1枚増える事になります。

書類の枚数が増えてしまうと、受け取り手の読む書類が増えてしまうので、その手間を減らしてあげるためです。そのため添え状とお礼状を一枚にまとめて送るのが手間にならずに済みますので添え状を書く時はお礼状を兼ねて書きましょう。

入社承諾書の添え状の書き方のポイントと注意点

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それでは入社承諾書の添え状の書き方のポイントと注意点をここでは解説していきます。手書きとパソコンと方法が二つありますが、どちらにしないといけないという決まりは特にありませんので好きな方を選びましょう。

ここではまずは最初に添え状の書き方のポイントと注意点を解説してあります。後半では添え状の書き方を解説していますのでしっかり読んで間違いのないように添え状を作成していきましょう。

①入社承諾書の添え状に使う用紙は入社承諾書と同じか少し小さいサイズの物を使う

パソコンで添え状を作成する場合は入社承諾書と同じか少し小さいサイズでプリントアウトをするといいでしょう。プリントアウトする際は大きさに注意しましょう。

手書きで添え状を作成する場合も便箋は入社承諾書と同じか少し小さめサイズの物を使いましょう。

②ビジネス便箋(罫線入り)を使うと手書きで書きやすい

手書きで入社承諾書の添え状を書くのなら、便箋はビジネス用の便箋を使い、罫線が入っている物を書きましょう。

罫線がある事で書いている途中で文字が曲がったりしなくて済みますし、読みやすいので手書きで書く場合は罫線入りの便箋を買いましょう。

③添え状を書く時は誤字脱字注意 声に出して読み返して再確認する

入社承諾書の添え状を書く時、パソコンでも手書きでも誤字脱字をしてしまう事があります。書き終わった添え状は声に出して読んだり、何度も読み直したりをしておかしな個所はないかをしっかり確認しましょう。

④添え状の敬語の使い方に注意

誤字脱字も気を付けなくてはいけないのですが、もっと間違うと恥ずかしいのが敬語の使い方を間違っている事です。

尊敬語と謙譲語を間違っていたり「されておられました~」のような二重敬語等です。こうした敬語の使い方を間違ってしまう事が多いので添え状を書く時は敬語の使い方にも気を付けましょう。

⑤添え状の書き方は横書きで上から下に向かって書く

添え状の書き方は横書きで書き、上から下に向かって書きましょう。

入社承諾書の添え状の項目の書き方

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入社承諾書の添え状の書き方について解説していきます。項目がたくさんあり書き方に迷ってしまうと思いますので、どのような項目があり記載しておくべきなのかを解説しておきます。

今回の添え状はお礼状も兼ねている「添え状兼お礼状」なのでお礼の言葉と何を何通送ったのかを書く必要がありますので、以下に書き方を詳しく解説していきますので参考にして書いて見ましょう。

①日付

書類を発送した年月日を書きましょう。

②宛先名 会社名 送り先部署 担当者名

会社名、部署、担当者名の書き方の注意点は、どんな書類でもそうですが株式会社を(株)等の略して書かない事です。また担当者名の後ろに様を付ける事も忘れないようにしましょう。

書き方例:株式会社田中 営業部 営業課 担当者山下孝様 

③送り主のあなたの名前と住所

あなたの郵便番号・住所・名前・電話番号・メールアドレスなど送り主の情報を書きましょう。

書き方例:
〒123-1234 東京都港区新橋1丁目11番地1号 蕨ハイツ111 田中太郎
090-1234-5678 tanaka.tarou@gmail.com

④題名

書き方例:書類発送のお知らせ

⑤季節の挨拶

拝啓や謹啓等の季節の挨拶を文章の頭に付けましょう。
謹啓だと丁寧な印象で良いでしょう。

⑥本文(お礼)

添え状の本文を書きます。入社承諾書の添え状の本文には内定をいただいた感謝の言葉やお礼の言葉を書きましょう。

書き方例:採用通知をいただき誠にありがとうございました。

⑦締めの言葉

感謝の言葉やお礼の言葉の後は絞めの言葉を書きます。これからの働く意欲を示す内容の文章を書くと良いでしょう。

書き方例:4月からは貴社の社員として一生懸命精進いたします。ご指導ご鞭撻のほどどうぞよろしくお願いいたします。

⑧敬具

文章の終わりに敬具を入れましょう。冒頭が拝啓なら敬具が適切です。謹啓を冒頭に書いたのなら謹白が適切な言葉です。

⑨具体的な書類の内容について記載する

締めの言葉の次は何が送付されているかを記載しておくと良いでしょう。書く時は文章カッコの中の言葉の通りに揃えて書くと見栄えが良くなります。

ここではあえて見栄えを考え左側に揃えて書きましたが、パソコンで入力する際や手書きで書く場合はカッコ内の言葉の通り左端に揃えて書いたり中央に揃えて書くと添え状の見栄えが良くなります。

書き方例:
下記の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いします。             

記(中央揃え)

同封書類(左揃え)          
入社承諾書1部(左揃え)
以上(右揃え)

できるだけ簡潔に1枚に収めるように書く

このように記入する項目が多いですが、長くなってしまうと二枚使ってしまう事になるので、できるだけ簡潔に一枚に収めるように書く事が大事です。

入社承諾書の添え状の本文の書き方の例文

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入社承諾書の添え状の本文の書き方の例文をいくつか載せておきます。添え状を書く時の参考にしてみてください。

①例文

拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠に感謝申し上げます。
つきましては以下の書類を送らせて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導、ご教示の程お願い申し上げます。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。
敬具

②例文

拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 
この度は内定をいただき誠にありがとうございます。 
4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては、ご指示頂きました以下の書類を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具

終わりに

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いかがでしたか。今回は入社承諾書の添え状の書き方について解説してまいりました。入社承諾書の添え状はパソコンでも手書きでも特に問題はなく、添え状が無いと違和感やマナーの無い人という印象に繋がってしまう事が分かりましたね。こうした添え状を書く事はマナーです。

入社する前に入社承諾書に添え状が無い事で入社後のあなたの印象が変わる事もあるので、添え状は必ずつけて送付しましょう。添え状を付ける事はあなたの印象を良い印象の状態で保つために大事な事です。

「面倒だから」で済ませずに、心を込めた感謝の気持ちを込めて早めに送りましょう。それが好印象を与える方法です。添え状を送ったら次は初出勤が待っています。その日まで心を落ち着けてポジティブな気持ちで次の職場へ歩き出しましょう。

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