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調査報告書の役割とは?書き方と例文・上手に書くコツ

書き方・例文

皆さんは「調査報告書」についてご存知でしょうか?知っているという方でも書き方や役割をしっかりと理解している方は少ないでしょう。そこで今回は「調査報告書」の役割から書き方のコツまで幅広くご紹介していきます。是非読んでみてください。

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調査報告書をどのように書けばいいかわからない

皆さんの中には「調査報告書をどのように書けばいいかわからない」という方がいらっしゃるのではないでしょうか?また、「そもそも調査報告書がどのようなものかわからない」という方もいらっしゃるでしょう。しかし、調査報告書とは要点を抑えれば誰にでも書くことができます。ここからは調査報告書がどんな役割をしているのか、またどのように書けばいいのかなど、皆さんが疑問に思っていることについて御紹介していきます。一緒にみていきましょう。

調査報告書とは?

調査報告書とはその名の通り「指定のモノゴトに対する調査した結果を報告する」書類のことです。しかし調査報告書の書き方は用途によってさまざまです。どのような書き方があるのか一緒にみていきましょう。

調査報告書の役割とは?

官公庁から中小企業、学校法人に至るまで幅広く活用できる調査報告書。調査対象の環境や問題の「実情」を調査した内容を「解明・解説・報告」する目的で使用される書類ですがその役割は多岐に及んでいます。数々の事件・事故、学術的発見もすべて調査報告書によりこの世に実績として残っています。

調査報告書が必要の事案の例

・技術エンジニア系→精密機械装置の測定値誤作動の検証結果 ・小学校・中学校→当該生徒などによるいじめの聞き取り ・内閣府または官公庁→青少年のインターネット利用環境実態調査 これらは環境の違う三者の例ですが共通項として不明瞭な事態・事案に対し実態を明確にするということが浮き上がってきます。調査報告書に決まったパターンはなく、内容は千差万別で上記においても精密機械の測定書類と小中学校におけるヒアリング内容では同じ書面で作ることは少し難しく、第三者に伝えやすい書面とはいえません。しかし書式を変えればどんな事案にも対応可能の書類が調査報告書の最大の長所です。また書き方のコツを知っていればどんな案件にも対応できる万能テンプレートを作ることも可能です。

調査報告書の書き方

多くのパターンがある調査報告書ですので実際にどういったものがあるのかまずは基本的な項目と簡単な書き方をご紹介します。まず一番簡単でシンプルな書き方として項目別に記載していきます。 例 ①調査の目的 ②調査対象 ③調査内容 ④調査結果 以上の四点でぼんやりとですが調査報告書の形になってきました。内容はいたってシンプルですが調査報告書を作るのは初めてのかたはまずはこの基本の書き方をしっかりと軸にしてください。ここが報告書の骨格となります。このあとはこの骨格にさらに対象や内容に合わせた肉付けをしていきます。

その調査報告書は誰が必要としているのか?

肉付けの一例として一般企業などでは「結果を踏まえての反省」です。エンジニア・技術・学術系の調査報告書においては「考察・分析」などさらに突っ込んだ内容を明記することも必要となってきます。その調査報告書は「誰が」「なぜ」必要なのかを考えてみてください。 ・「誰が」問題の実態を調査したかったのか。 ・「なぜ」その問題を調査したのか。 ・調査した内容・対象をどうしたいのか。 上記の三つはシンプルな調査報告書をさらに充実させるためにより必要な考え方となってきます。詳しい調査報告書を書きたいかたの大前提として意識しておくだけでもまったく違った調査報告書の仕上がりになります。また、調査した結果さらなる問題や事案が浮き彫りになることも多々あります。浮き上がった問題内容に対してどのように取り組むかも調査報告書によって対応は変わってきますので重要な書類と言えるでしょう。

実際の調査報告書がどんなものか見てみましょう

では実際の調査報告書の例文をご紹介します。下記は内閣府共生社会政策子ども若者育成支援の一環として行われた「青少年のインターネット利用環境実態調査」のレポート内容と各書面をわかりやすく文字で簡略化しました。調査報告に必要な書類は、 ①青少年のインターネット利用環境実態調査票(青少年用) ②青少年のインターネット利用環境実態調査票(保護者用) ③青少年のインターネット利用環境実態調査結果報告 この三つの書類からなりたっています。

青少年のインターネット利用環境実態調査

①の青少年のインターネット利用環境実態調査票(青少年用)では「どの通信機器(スマートフォン)でインターネットを閲覧しているか?」についてのこまかい設問から「インターネットを使っていて悪口や嫌がらせのメッセージを受け取ったか?または書き込んだか?」から「インターネットで異性と知り合ったか?」など私生活につっこんだ設問まで設けられています。 ②の青少年のインターネット利用環境実態調査票(保護者用)では青少年用と同じく保護者自身のインターネット利用実態の設問を設けるほか、「自分の子どもがどのインターネット機器を使用しているか?」「その通信機器にフィルタリングを施しているか?」「フィルタリングを利用していないならその理由は?」「ネットいじめについて学んでいるか?」などの青少年用とリンクした調査票となっています。 ①と②を踏まえた③の青少年のインターネット利用環境実態調査結果報告では「青少年の通信機器の利用率・利用時間・利用環境」「保護者の通信機器の利用率・利用時間・利用環境」「保護者のインターネット利用に関する啓発」など18項目の内容が詳しいグラフと表で記載されています。実際の調査報告が見たい、読みたいかたは内閣府HPからPDFをダウンロードしてみてください。インターネット環境に対応させているかたなら誰でも閲覧可能です。

内閣府HP:子どもや若者の育成・支援青少年のインターネット利用環境実態調査

調査報告書の注意点とは?

上記で内閣府の調査報告書をご紹介しましたが内容はさすが先進国家主体の報告書といえる細やかで丁寧なものでした。ですが、実際の企業や組織には内閣府並みにお金も時間も労力もある!とはほとんどの場合当てはまりません。そこで重要なのが読む側の立場になることです。調査報告書はあくまで「報告」が目的なので読む側にたいしても「正確な内容」を「読みやすくわかりやすく」が鍵となってきます。 折角苦労してまとめた調査報告書ですので相手に伝わるような書き方にしましょう。また調査対象が「人」であった場合は調査時にあらかじめ内容を公表することと、公表時は調査対象が匿名・非匿名になるかも通達してきましょう。この通達を怠ると後々の重大なトラブルの原因にもなります。

初めて調査報告書を書く際に役立つテンプレート紹介

とりあえず「調査報告書がどんなものかはわかったけれどやはりまだ不安が残る。忙しくてテンプレートを作る時間がない」そんなビジネスマンはインターネットで無料ダウンロードできるテンプレートを活用しましょう。

調査報告書・レポートの見本・サンプル紹介

ワードで簡単に記入項目も記載された非常にシンプル・イズ・ベストなテンプレートです。簡易や初めて調査報告書を作る上でひな形として参考になるテンプレートです。

各報告書のテンプレート紹介

業務報告から事故調査報告まで356件の各報告書に対応した豊富なテンプレート集で、用途が決まっているかたにおすすめです。

調査報告書の書き方のコツを理解しましょう!

いかがでしたでしょうか。今回は調査報告書の役割から書き方まで幅広くご紹介してきました。これまで実際の報告書を参考にご紹介してきましたが初めて書くかたにとって書き方で重要なのはやはり「調査内容」と「結果」だということが理解できたでしょう。 このシンプルな部分をわかりやすく書くことが一番重要です。難しい言い回しや語彙は必要なく、大切なのは「事実」です。過不足なく、齟齬や偽造なく明記される調査報告書が優秀な報告書といえます。調査報告書は地道な作業の集大成です。頑張ってきたあなたの仕事ぶりをいかんなくこの書類に発揮しましょう。今回のき記事が読者の皆様のお役に少しでも立てれば幸いです。

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