若い社会人の為のビジネスマナー｜一般常識・言葉遣い・礼儀

出勤途中の電車内でも、同じ会社の方と目が合ったら挨拶をしましょう。もし人が大勢いて声が届かないようなときは、軽く会釈するだけでも良いでしょう。同期や同僚、上司でも朝の挨拶は「おはようございます」が基本です。相手の目を見て笑顔で挨拶するのがマナーです。シフト制の勤務の場合は、午後や深夜からの出勤ということもありますが、一般的には、出勤したらどのような時間であれ、「おはようございます」が基本です。

顔見知りの人でも知らない人でも、同じ会社に勤めているので挨拶をするのがマナーです。上司から「ごくろうさま」と声をかけていただくこともあるかもしれませんが、最初は相手が誰なのかわからないことも多いかと思います。どんな方にも「おつかれさまです」と挨拶しておけば間違いないでしょう。

顔見知りの取引先の方と社内で会ったときは、「いつもお世話になっております」と挨拶するのが社会人の一般的な挨拶です。見学で来られた方や、知らない方であれば、軽く会釈をするのがマナーです。内装工事などで業者が入っているときは、「ごくろうさまです」と労をねぎらうといいでしょう。

社会人になると、同じ時間に出勤しても、帰る時間はまちまちです。自分が先に帰るときは、残っている人に「お先に失礼します」と言って退社します。逆に自分が残業をしていて、ほかの方が先に帰るときは「お先に失礼します」と言われるので、「おつかれさまでした」と返すのがマナーです。最初はなんと言っていいのか戸惑うかもしれませんが、帰るときの「お先に失礼します」「おつかれさまでした」はセットになっている社会人必須の挨拶です。

社会人になると、名刺交換をする機会が多くなります。名刺は自己紹介とともに渡すものですが、同時に相手の名刺をいただくことになるので、正しいマナーで、第一印象が良くなる挨拶をしましょう。また、名刺はいつなんどき必要になるかわからないものです。せっかく相手が名刺をくださったのに、自分の名刺がない、というのは社会人として非常に恥ずかしいものです。名刺はつねに多めに用意するよう心掛けてください。

名刺は初対面の方に渡すものです。社会人になって初めて自分の名刺を持つ方が多いと思いますが、ビジネスマンとしてお付き合いするうえで、相手の顔と名前、会社名を覚えるのに大切なツールです。名刺を渡すときは、自己紹介として「株式会社○○の企画開発部の○○です」と名乗りながら渡してください。このとき、片手で渡すのはマナー違反です。右手に名刺を持って、左手を名刺に添えて出すのが社会人のマナーです。

名刺を受け取るときも、片手で受け取ってしまってはマナー違反です。かならず相手の目を見て「ちょうだいします」と言ってから両手で受け取るのがマナーです。受け取ったあと、そのままテーブルで商談をするときがあります。このようなときは名刺をしまわず、テーブルの上に置いて話すようにすると、相手の名前を間違えることがないので安心です。また、同時に複数の方と名刺交換をすることもありますが、顔と名前が一致するよう、席順に名刺を並べると覚えやすくなります。名刺交換をしただけで商談などをしない場合は、相手の特徴や趣味などをメモしておくとその後のお付き合いに役立ちます。

電話は相手の顔が見えないので、声だけで印象が決まります。正しい言葉遣いや声の調子など、社会人として相手に失礼のない話し方をするようにしてください。 ・電話を受けるとき →いつも取引いただいている方からの電話には「いつもお世話になっております」と挨拶するのが社会人のマナーです。実際には見聞きしたことがない取引先でも、「いつもお世話になっております」と言うのが社会人のマナーです。また、電話を受けるときには必ずメモをとってください。最初は初めて聞く名前が多くてとまどうことが多いものですが、メモをとることで自分も覚えられます。 ・電話をかけるとき →取引先や顧客に電話をかけるときは、最初に「いつもお世話になっております」と挨拶してから、「お忙しいところを申し訳ありません」「今お時間よろしいでしょうか？」などの言葉を添えるのが社会人のマナーです。目的の相手に電話がつながった場合はいいのですが、相手が不在だったときは、用件やいつ頃またかけなおします、という伝言を残します。何も伝言がないと、何の用事だろうと、かえって先方に心配させてしまいます。

お客様がいらっしゃったときには、新人がお茶出しをすることがあります。お茶出しにもマナーがありますので、事前にマナーを覚えておくと心に余裕ができます。お茶を出す順番は、お客様が先です。お客様のなかで、もっとも位が高そうな方からお出しするのがマナーです。迷ったら上座から出してもいいでしょう。お客様に出した後で、自社の人間の地位が高い順から出していきます。 お茶を出すときには、茶菓も一緒に出すことがあります。このような場合は置き場所に迷うものですが、最初に茶菓をお客様の左側に出し、次に茶菓の右側にお茶を置くのが正しいマナーです。

インターネットが普及して、ビジネスでもメールで連絡することが多くなりました。メールはいったん送信してしまうと、取り消すことができないものなので送信前には必ず送り先と内容が合っているかを確認するようにしてください。また、重要機密事項が含まれた文書を添付する場合は、パスワードをかけることが必要です。この場合、添付書類を送ったメールと、パスワードを知らせるメールは別々に分けるのがマナーです。 また、ビジネスにおいては、どんな用件のメールなのかわかるように、件名を書くのがマナーです。忙しい相手にもわかりやすいように、「○月○日の会議について」「○○株式会社　担当者変更のお知らせ」のように書きましょう。 社会人として留意したいのは、メールでは「機種依存文字」は使えないということです。文字が正確に表示されないと相手にも迷惑をかけてしまうので、メールでは機種依存文字は厳禁です。また、時々半角のカタカナを書く方がいますが、半角カタカナも正確に表示されないことがあるので、カタカナは全角で書くのがマナーです。