キックオフミーティングの目的と進め方｜必要な資料と挨拶例文

キックオフミーティングの最後には、質疑応答の時間を作ります。キックオフミーティングは物事をスタートさせる為のミーティングですから、ミーティング終了後に参加メンバーが具体的な活動に移せるように、必要事項を明らかにする事が大切です。質問が少ない場合は、重要事項を再確認する時間に当てても良いでしょう。

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キックオフミーティングで必要な資料は、そのミーティング内容によっても異なりますが、当日に資料として配布した方が良い内容としては、次の事項が挙げられます。 １．参加メンバー ２．プロジェクトや業務の目的 ３．全体のスケジュール ４．課題 ５．注意事項や関連情報 ミーティングでは口頭で説明する内容が多くなりますが、内容の漏れやニュアンスが異なる場合もあります。配布資料には必ず伝えたい事を記載しておきましょう。また、プロジェクトや業務の目的、全体のスケジュール、注意事項など、プロジェクトや業務を進める中で繰り返し確認が必要になる事項は、資料として配布しましょう。

キックオフミーティングで必要な資料の作り方は、基本的には通常の社内連絡や会議資料と同じで特別な書式やルールはありません。作り方の要点としては、ミーティング中に目を通す事を想定し、できるだけシンプルに、箇条書きなど、読みやすい資料を心がけます。尚、キックオフミーティングではプロジェクトや業務の目的が重要ですので、その内容については、プロジェクトや業務のリーダーや指示者、キックオフミーティングの主催者などにしっかりとヒアリングを行いましょう。

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キックオフミーティングでは、そのプロジェクトに関わる様々なメンバーが参加しています。初対面のメンバーや、普段あまり関わらない部署のメンバーも参加していますので、キックオフミーティングでは通常、参加者の挨拶・自己紹介を行います。そこでのポイントは、自身の担当業務を明確に伝える事です。既に、プロジェクトでの役割が決まっている場合はその役割を、決まっていない場合は、普段の仕事内容を説明します。 キックオフミーティングで、自分はどのような役割を果たすのか、何ができるのかをメンバーに伝えておく事で、その後のプロジェクトが円滑に進みます。また、プロジェクトの経験についても説明すると良いでしょう。過去に同様のプロジェクトに参加した経験がある場合は、その知識や経験は新しいプロジェクトにも役立ちますし、経験の少ないメンバーにとっては頼れる存在になります。 反対に、初めてプロジェクトに参加する場合でも、経験がない事を明らかにする事で、他のメンバーに協力をお願いしやすくなります。

＜キックオフミーティングでの挨拶文例＞ １．「○○部の○○です。今回のプロジェクトでは○○を担当させていただきます。プロジェクトに参加するのは初めてですので、不慣れな点もあるかと思いますが、一生懸命頑張りますので宜しくお願いします。」 ２．「○○株式会社の○○です。普段は○○という部署で○○の業務を担当しています。以前は○○のプロジェクトに参加し、○○という成果を出しました。今回のプロジェクトでは、その経験を活かしてしっかりと成果を出せるよう取組んでまいりますので、宜しくお願いします。」 プロジェクトの経験がある場合は、「何か困った事があれば、お気軽にご相談下さい。」といったコメントを加えても良いでしょう。キックオフミーティングのメンバーは、これから目的に向かって一緒に取り組む「仲間」です。できるだけリラックスして普段の姿が伝わるように心がけましょう。

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何事もはじめが肝心です。プロジェクトを成功させる為には、しっかりとしたキックオフミーティングが欠かせません。キックオフミーティングはプロジェクトの成功を左右する大切な場である事をしっかりと認識して参加しましょう。また、プロジェクトを成功させる為には、モチベーションや意欲、意気込みなど、メンバーのメンタル面も大切な要素です。チーム全体が前向きな雰囲気になるように、ポジティブな視点で意見を出すように心がけましょう。