キックオフミーティングの目的と進め方｜必要な資料と挨拶例文

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キックオフミーティング（kickoff meeting）とは、サッカーなどの試合開始を意味する「キックオフ」と「ミーティング」を組み合わせた言葉であり、文字通り、物事をスタートさせる為のミーティングです。キックオフミーティングの同義語では、初回ミーティング、初回会議、決起集会などがあります。

ビジネスでキックオフミーティングが行われる場面としては、新しい業務を始める時、新たなプロジェクトを開始する時、新しい組織やチームを発足した時、新しい年度・期のスタートなどです。

プロジェクトを成功させる為には、それに関わるメンバーの意思統一が欠かせません。キックオフミーティングの目的はそのプロジェクトに関わるメンバーが、その目的や情報、進め方、役割分担などを共有する事です。また、プロジェクトをスムーズに進める上で、メンバー同士の連携、コミュニケーション、どのようなメンバーなのか、お互いを理解する事も大切です。キックオフミーティングはプロジェクトを一致団結して進める為に行う、メンバーのコミュニケーションの機会としても有効です。

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キックオフミーティングの事前準備としては、参加メンバーの選定、日程・開場の調整、ミーティングの内容と当日のスケジュールの決定、メンバーへの開催の案内などがあります。参加メンバーについては、その業務やプロジェクトを実際に行う当事者はもちろん、関係部門など業務やプロジェクトで関わる可能性がある人についても検討します。 また、ミーティング当日のスケジュールについては、進行役や書記などの役割分担も予め決めておく必要があります。当日のスムーズな進行や目的通りの結果に導くなど、キックオフミーティングを成功させる為には、これらの事前準備がとても重要になります。

新たな業務やプロジェクトでは、メンバー同士が初対面の場合もあります。これから一緒に物事を取り組む仲間として、まずは挨拶や自己紹介の時間を作ります。初対面が集まる場やミーティングの序盤は緊張もあり、雰囲気が固くなりやすいものです。そのため、挨拶・自己紹介はキックオフミーティングのできるだけ初めに行ないます。これにより、場の緊張感が解れ、参加者が発言しやすい雰囲気を作る事ができます。

プロジェクトを成功させる、つまり、プロジェクトの目的を達成させる為には、そのプロジェクトや業務の目的をしっかりと理解する事が大切です。キックオフミーティングではプロジェクトの目的を伝える事が非常に大切な事であり、それだけを目的にキックオフミーティングを行う場合もあります。 尚、プロジェクトの目的を説明する場合は、できるだけプロジェクトのリーダー、またはそれを指示した上司や経営層などが行うと良いでしょう。目的を定めた本人の考えや意図を直接聞く事で、内容が正確に伝わると同時に、より説得力が増し、参加者のモチベーションアップにも繋がります。

キックオフミーティングでは、目的に向かって、具体的に何をどのように進めていくのか、その為の課題は何か、など、プロジェクトの進め方の確認・決定を行ないます。期限が決まっているプロジェクトの場合はその期限に合わせた全体のスケジュールの確認、進捗確認のタイミングや方法についても確認・決定が必要です。 また、期限が決まっていないプロジェクトの場合は、目標とする期限を設定します。ゴールを明確にしておく事で、進捗確認や進め方の見直しなど、活動の管理がしやすくなります。