開所式における式次第の役割と作り方｜挨拶文例と司会の進め方

開所式は内部の人に対しても招待者に対してもスタートでの第一印象に残る重大なイベントです。開所式での進行は式次第のマニュアルにのっとって進行すれば良いと簡単そうに思えますが、進行途中に予期せぬいろいろな落とし穴が仕掛けられており軽い気持ちではできません。しかし落とし穴は事前に十分な対策を検討することで避けることができます。例えば祝辞や乾杯など来賓を紹介する時の正確な企業名や役職、氏名の読み方など確認が不十分だと進行の遅れや、間違って紹介してしまう事につながりかねません。間違ったことに気が付かず進行してしまう事もあり、後で関係者にお詫びをしなければならなくことも出てきます。このようなことがないように念を入れた確認が必要です。また紹介しなければならない来賓の到着が遅れている場合の対応、当日になってからの突然な変更がでた時の対応など司会者として落とし穴を想定しながら対策を考えておくことが必要であると同時に身近にすぐ確認できる人を配置しておくことも必要です。

開所式に出席する来賓など招待者の中には多忙な人もおり、事前に大体の終了時間をお知らせするのが一般的になっています。そのために司会者はタイムスケジュール表を参考にしながら時間経過をチェックし、時には途中で時間配分を調整しなければならないこともあります。そのためには事前に全体のタイムスケジュールの中で時間調整できるところを何か所か作っておくことで、全体の進行に違和感なく対応できるように計画しておくことで余裕ある司会進行ができます。

開所式というと厳粛に行われるものではありますが、司会者が緊張しすぎて堅苦しい雰囲気でも困ります。式次第にのっとりながらも時にはユーモアを交えながら進行することで開所式に参加している人たちの緊張を取り除くことができ、明るいなごやかな雰囲気の中で進行できるよう配慮することが大事です。

開所式を実施する企業に制服があれば、代表者であっても社員であっても開所式に出席する際の服装として制服で出席するのに問題はありません、代表者だからといって特に燕尾服など着なければならないということはありませんし、着ても問題はありません。招待者が開所式に出席する際の服装としても制服でも良いですし、スーツでも構いません。開所式のスケジュールにパーティーなど祝賀会がある場合でも同様ですが平服で出席することをうながすことで招待者も迷わなくて済むこともありますので、事前の案内で服装についてお知らせすることが出席者に対する配慮として必要になります。

開所式は内部の人たちにとっても、また招待者など外部の人たちに対してもスタートに当たりやり直しのできない重要で大事なイベントであり、ミスがないよう入念な計画に基づいた準備が大事です。開所式の日程や規模、予算設定や招待者のリスト作成、招待状の発送と出席確認、記念品の選定と準備、式次第の内容や司会進行の確認、会場設営や雨天の時の対応など内容による担当者の決定と入念な打ち合わせを繰り返し、少しでも疑問があったら事前に解消させ情報を共有しておかなければなりません。またリハーサルなどで十分すぎるチェックと確認を繰り返し入念な準備により余裕を持った開所式を実施することができます。