開所式における式次第の役割と作り方｜挨拶文例と司会の進め方

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開所式とは落成式と同時であっても、別であっても、また招待者の多少にかかわらず、新たな施設を開く為の重要な行事であるので、オープニング・セレモニーとも言われます。開所式は出席者に第一印象を与える大事なセレモニーとなるだけに、事前に十分検討した内容とスケジュールのもとにミスの無いように計画される必要があります。なぜなら、招待者に主催者の意図や目的が十分に伝わるように実行されなければならない必要があるからです。

開所式とは研究所や事務所、また新たな営業所のオープンの時など「所」のつく新しい施設をスタートさせるときに行なわれる式典や催し物の事です。また開所式と落成式との違いは主催者の考え方などの違いでいろいろな実施方法がありこれという決まりがありません。日程や費用の関係などから実施する規模や招待者の数なども違ってきます。個別に行う場合には落成式を建築工事が終了した後で開所式の前に工事にかかわった関係者に感謝を示すために実施し、日を改めて関係者を招待して開所式を実施する方法があります。また来賓や招待客を招いて落成式と開所式を同時に実施する場合もあります。いずれも間違いではなく主とした目的をどこに置くかで変わってきます。また、落成式の進行は建築会社の方が進めたりすることもありますが開所式での進行は主催者側で行います。

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開所式における式次第の役割は、開会から閉会までの進行を示すプログラムに相当するものです。式次第は開所式に出席した主催者や招待者の人たちにも進行状況が把握でき、閉会までの時間や内容を予想することができる大事な周知のための役割を果たすものです。式次第は式場の壁などに掲示する方法や印刷物したものを受付で配布することもあります。式次第があることにより祝辞など述べる人が自分の順番が分かるので準備ができ、進行も順調に進めることができます。

開所式に準備する式次第の作る際に、気を付けるポイントがあります。 例えば、式場内に掲示する場合、出席者全員が式次第を見る事を意識し、遠くからでも読めるようにします。一例だと、文字を大きく見やすく作成する等といった施策が必要になります。 また受付等で、印刷されたプログラムを出席者に配布することがあります。掲示する式次第にはシンプルで分かりやすい表現とし、配布する印刷物などには開所式が始まるまでの催し、代表者のコメントや関係者のお祝いの言葉などを掲載します。ここで重要なのが、出席者が印刷されたプログラムを見て、式典の流れを理解できるかという事です。 さらに配布物の式次第には、出席者が開所式の進行をより具体的に理解できるようにしましょう。例えば、テープカットや鏡開きに参列する人たち、挨拶や祝辞、乾杯などを行う人の氏名、会社名や役職を記載するなどが確認できれば、出席者にとってわかりやすい式次第になります。また寄せられたメッセージや祝電などの送り主を印刷物に掲載し紹介することもあります。

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営業所の新規開設など内部関係者だけで行われる開所式での挨拶文例には、新規開設の目的と決意を明確に示し、その目的達成のための手段として開設できた喜びと激励を含めることが必要です。 新規開設には施設設備や人件費など多くの費用がかかりますが、企業の安定経営と更なる発展のため、また営業戦略の一つとしてこの場所に営業所を新規開設し企業が一丸となって取り組む拠点にすることなどを挨拶文例に盛り込みましょう。さらなる意欲の引き出しと、やりがいを感じさせるような力強い挨拶文例にすることが必要です。

開所式に招待者がいる場合には、招待者を事前に十分にチェックし失礼のないような挨拶にしなければなりません。開設にたずさわった建築関係者、お世話になっている取引関係者や地元関係者など挨拶で紹介しなければならない関係者を事前に漏れのないようにピックアップして盛り組むことが大切です。なので、挨拶の中で紹介できない方々に対する配慮も忘れてはならない文例にしなければなりません。 また、招待者は挨拶の内容や開設して行われる目的と共に挨拶する人に対しても強い関心を持って聞いています。挨拶する人が企業の第一印象として残ることもありますので十分注意した挨拶文例としましょう。企業を代表するリーダーとして強くアピールするチャンスにもなりますので開設する目的や企業として貢献できる内容など招待者に理解できるよう分かりやすく、そして意欲的に力強く挨拶でアピールできる文例にすることが大事です。

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