履歴書は返却する？しない？履歴書返却時の送付方法・送付状の文例

書類名称は、「選考結果のご連絡」などが一般的です。不採用、不合格ということを名称には書かず、やんわりとしたニュアンスで、しかし明確な内容を書きましょう。他に、日付、会社名、代表者（社長）名、応募者名、丁寧な挨拶文を盛り込みましょう。履歴書を返却する場合は、不採用通知と一緒に同封して送って問題ありません。不採用通知と履歴書を返却する際のポイントが以下になります。 ・名称は、「選考結果のご連絡」とする。 ・日付（平成○○年○月○日） ・会社名を記載 ・代表者（社長）名義とする ・応募者のフルネームを入れる ・挨拶文（添え状）を入れる ・履歴書を同封する 返却を約束している場合は、この通知タイミングで返送すると、二度手間とならずに済みます。一緒に送って問題ありません。

○○○○様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社○○○○　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役社長○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　選考結果のご連絡 拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申しあげます。 さて、先日は当社入社試験にご応募いただき誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、残念ながら採用を見送らせていただきましたことをご通知いたします。ご志望に添うことができませんでしたが、何卒ご理解の程よろしくお願いいたします。 つきましては、ご応募に際し、お預かりいたしました履歴書を返却いたしますのでご査収ください。末筆ではありますが、○○様のより一層のご活躍をお祈りいたしております。 敬具　　　 平成○○年○月○日

メールの場合でも、郵送の場合と基本的には注意点や伝えるべき内容は同じです。メールの場合は、スマホで読まれることが多いので、1行をあまり長くしすぎないように意識して、改行しましょう。

[件名]：選考結果のご連絡 [本文]： ○○○○（応募者名）様　 株式会社○○○○（会社名）採用担当の○○○○（採用担当者名）と申します。 先日は、当社面接にご来社いただき、ありがとうございました。 その後、弊社の採用基準に基づき、厳正な選考をさせていただきました結果、 誠に残念ではございますが、採用を見送らせていただく結果となりましたこと をお伝えさせていただきます。 別途、郵送にてお預かりした履歴書をご返却させていただきますので、ご査収 いただきますようお願いいたします。 なお、今回の弊社の求人募集につきましては、多くの方からご応募いただき、 選考に大変苦慮いたしました結果であることを申し添えます。 末筆ながら、貴殿のご健康ならびに今後のご活躍をお祈り申しあげます。

（応募者へ電話をして、電話にでてから） 「はじめまして、お世話になっております。株式会社○○の採用担当をしております△△と申します。○○様でいらっしゃいますか？」 （相手がはいと答えてから） 「先日は、弊社の採用試験をお受けいただき、ありがとうございました。選考結果をご連絡いたします。厳正な選考をさせていただいた結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添いかねる結果となりました。」 （相手の反応を待って） 「大変恐縮ではありますが、今回の採用予定の方とは非常に僅差ですが、このような結果になりました。また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。また、お送りいただきました履歴書は郵送にてご返送させていただきます。数日内に届くかと思いますので、ご確認をよろしくお願いします。」 不採用通知をメールまたは電話にて行う場合は、履歴書は別途送ることになります。その場合の添え状も上記の不採用通知の送付状と同様のものを添えると良いでしょう。

応募者へ採用試験の不採用通知と共に履歴書を返却する場合の封筒には、特に決まっているサイズというのはありません。 長形3号の場合は、Ａ４サイズ3つ折りのものですので、そのサイズの履歴書であれば3つ折りに折って入れて、B5サイズの履歴書の場合は、それを2つ折りにするようにすれば入ります。そこに、不採用通知、履歴書、職務経歴書の順に入れます。 通常、一旦提出した履歴書などの応募書類を再利用する人はほとんどいないはずですので、履歴書や職務経歴書は折って入れても差し支えないでしょう。 また、個人情報を扱うため、途中でなくなってしまうなどのリスクを避けるためにも書留で送ったほうが安全でしょう。その場合郵便料がかかりますが、もし郵便料金の負担が大きいと感じる場合は、事前に郵送して返却を希望する場合は書留で送る返却封筒を同封してもらうというのも手です。

応募者の履歴書については破棄したり返却したり、と各会社によって対応が違うということがわかりましたが、では採用された社員の履歴書についてはどうなのでしょうか。 社員の方が応募したときの履歴書というのは、保管されています。そもそも、なぜ履歴書を保管しているのでしょうか。 大きな理由としては、将来社員との間にトラブルが発生した際に、事実関係を確認するためです。つまり、社員が入社してから経歴詐称をしていたなどの事実が発覚した場合に、履歴書がその証拠書類として意味を持つものになるということです。履歴書を保管していれば、会社側は、「あなたは入社するときにこう書いていました」と社員に対して主張できるのです。 履歴書の保管は、前述のような社員の虚偽申告を抑止させるためという意味を持っています。また、緊急時連絡先を履歴書で管理しているという会社もあるかもしれませんので、その場合は、そういった意味合いでしっかりと保管しなければならないということになります。

では、企業は採用者の履歴書を保管する義務があるのでしょうか。履歴書の保管義務について調べてみると、義務有りとしているものと義務なしとしているものがあったりします。なぜ、このように違う考え方になるのでしょうか。 労働関係書類の保存期間については、労働基準法109条に記載があります。

労働基準法　第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

出典: :// | 労働基準法　第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

この条文中の「雇入に関する重要な書類」に、履歴書が当てはまるのかの解釈で分かれているからです。では、どちらの見解が正しいのでしょうか。 履歴書の保管をどのようにするかは、企業判断に委ねられています。但し、労働者が会社にいる間の記録として書かれた労働者名簿は、法律通り保管する義務が定められています。