履歴書は返却する？しない？履歴書返却時の送付方法・送付状の文例

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採用活動中に応募者から受け取った履歴書や職務経歴書は、返却しなければならないのでしょうか？ 最近では、個人情報保護法の制定などもあって、個人情報を扱う企業側に対する世間の目もかなり厳しくなってきています。応募書類取り扱いにも細心の注意が必要です。それでは、採用活動終了後に不採用のために不要となった履歴書を返却すべきなのかについて見ていきます。

企業が応募の際に取り扱った履歴書については、厚生労働省が「第三者に開示しない」「権限を持ったものが管理する」など、おおまかな指針を示しています。 しかし、明確に法律で定められているわけではありません。この指針については、法的な拘束力はないのです。応募の際に取り扱った履歴書については、破棄するのか、応募者に返却するのか、または会社で一定期間保管するのか、その選択肢は保管する期間も含めて企業判断に委ねられています。

＜雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が 講ずべき措置に関する指針について＞ 委託先が委託を受けた個人データの保護のために講ずべき措置の内容が委託契約において明確化されていること。具体的な措置としては、以下の事項が考えられること。 (1) 委託先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。 事業者は、雇用管理に関する個人データの第三者への提供（法第二十三条第一項第一号から第四号までに該当する場合を除く。）に当たって、次に掲げる事項に留意するものとすること。 （１）提供先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。

出典: :// | ＜雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が 講ずべき措置に関する指針について＞ 委託先が委託を受けた個人データの保護のために講ずべき措置の内容が委託契約において明確化されていること。具体的な措置としては、以下の事項が考えられること。 (1) 委託先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。 事業者は、雇用管理に関する個人データの第三者への提供（法第二十三条第一項第一号から第四号までに該当する場合を除く。）に当たって、次に掲げる事項に留意するものとすること。 （１）提供先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。

法律で定められていないとはいえ、応募により集められた履歴書はれっきとした個人情報です。ぞんざいな扱いは決してしてはいけません。 最近では様々な企業の情報漏えい問題が取り沙汰されています。社会的にも個人情報取り扱いに対する意識が高まっていますので、法律で定められていないから集めた履歴書などの個人情報がどうなってもいいというスタンスでは、企業の信用にも関わってきます。 実際、転職活動で提出した履歴書などの個人情報にも過敏な人も増えており、企業との履歴書返却を巡るトラブルに発展するケースもあると聞きます。採用活動を行う企業は、かつてないほどモラルが求められているのです。

個人情報の取り扱いで応募者とトラブルになる前に、採用活動準備として、個人情報の取り扱いを決めましょう。

募集を開始する前に、不採用者の履歴書などの応募書類の取り扱い方針を明確にしましょう。応募者の個人情報漏えいに関する不安を解消するには、履歴書は返却するのがベストでしょう。 ただし、紛失や誤配など発生すると、かえってトラブルになるリスクもありますので、トラブル防止のためには、書留など記録が残る方法で履歴書を返却するのが最適です。但し、その方法をとる場合は、送料や人件費がかかります。 一方で、破棄する場合はコストを抑えることができます。但し、個人情報の目的外使用を疑われる可能性がありますので注意が必要です。

求人募集する際に、募集要項の中で履歴書などの応募書類取り扱いについて、「返却」「破棄」「一定期間保管した後に破棄」など明記するようにしましょう。その上で、不採用通知者には、「募集要項にあります通り、履歴書等応募書類に関しましては速やかに対処いたします」などのメッセージを添えておけば、トラブルになる率を減らすことができます。 また、最近では、事前に「不採用時に履歴書等の応募書類の返却を希望する方は、応募書類と共に書留用封筒を提出してください」と通知する企業もあるそうです。この方法なら応募者も安心できますし、企業側の費用削減も出来ます。

求人募集をして、採用基準に達しなかった不採用者に履歴書を返却する場合、送付状を添付します。会社にとって、不採用になった人も、今後何かの機会で接することもあるかもしれませんし、別の取引で出会うかもしれません。どんな応募者も決してぞんざいな扱いをしてはいけません。