履歴書は返却する？しない？履歴書返却時の送付方法・送付状の文例

法的に義務を持たない履歴書の保管ですが、実際は、企業ではどのくらいの期間履歴書を保管しているのでしょうか。在職中は、前述にあるとおりずっと保管している企業がほとんどですが、退職した場合の保管期間は企業それぞれです。 退職後は、退職から3～5年間程度は保存しておく企業が多いようです。また、保管期限が経過後は、破棄する企業がほとんどですが、返却を求めれば、場合によっては、退職者本人に返却するというところもあるかもしれません。

転職先が決まり、新たな職場へ行くことが決まったという場合に、前職入社時に提出した履歴書の扱いはどうなるのか気になるという方は多いのではないでしょうか。 履歴書には多くの個人情報が記載されていますので、取扱いが雑だと漏えいしてしまったりしないか、返却してほしいと不安な方もいらっしゃると思います。退職後の履歴書の扱いや個人情報保護についてみていきます。

履歴書は、採用試験の際に書類審査資料として、経歴や資格の確認のために必要な書類です。記載している情報は、氏名、住所、電話番号、生年月日う、メールアドレス、学歴、職歴、保有資格、趣味、特技など、詳細な個人情報が多く含まれています。また、個人情報以外にも、その会社を受けるときの志望動機や自己PRを記入していることも多いので、それらを見て採用担当者は面接に進むか否かを判断したりします。

では、退職時には、履歴書を返却してもらうべきなのでしょうか。まずは労働基準法と個人情報保護法がどのように定められているかを見ていきます。

労働基準法109条によると、企業は社員の退職後も3年間は履歴書を保管しなければなりません。つまり、退職時に履歴書は返却されないのです。 個人情報保護法第16条、第20条では、履歴書は利用目的を越えて使用することは許されないことや、利用目的達成後（退職後3年経過後）は、返却、破棄、または削除を確実に行うということが求められています。仮に保管され続ける場合も、安全に管理されるように義務付けられているのです。 但し、保管義務のある3年を経過後に、履歴書の返却を求めたとしても、前職の会社としては手間がかかりますし、応じない場合がほとんどでしょう。通常は、シュレッダーにかけて破棄するのが一般的です。 個人情報は漏えいすると、その会社の信用にも関わりますし、それが万が一刑事事件や民事事件に繋がった場合には、罰金や懲役、損害賠償の問題に発展していくことも有り得ますので、会社側は退職者の個人情報を厳重に保管して、確実に破棄することになります。

いかがでしたか？ 企業の採用試験に応募して送った履歴書は必ずしも返ってこないということがわかっていただけたでしょうか。飽くまでも、その企業側の規定によるということです。不安な方は、募集要項をよく見たり、企業側に問い合わせをしておいて、必要に応じて返却用封筒も同封するなどすれば、企業側も履歴書返却に応じてくれるかもしれません。 但し、個人情報漏えいに関しては、法律でも厳しく定められていますし、企業側も個人情報漏えいに関しての危機管理をしっかりとしていると思われますので、履歴書が返却されなくても心配には及ばないでしょう。