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残業申請とは?理由欄の書き方と例・残業申請の却下理由

更新日:2022年09月06日

書類の書き方

残業は会社によって色々なシステムがとられていますが、従業員が申請して管理職が承認するという手順が多いと思われます。申請は申請書やメール、イントラネットなどが使われていますが、記録に残すということも大切なことです。残業に関わるその他の事項も含めて紹介します。

上司が不在の場合は?メールで申請?

残業を申請する場合、時としてそれを承認する上司が出張などで不在の場合があります。承認者が不在なので残業ができないというようなことがないように、たいていの場合は承認を代行する管理職が任命されているはずですし、その上の上司に承認、許可を求めれば良いことと思えます。 ただ、本来の承認者、直属の上司に対して残業をしなければならないような事態になっていることは伝えなければいけませんので、電話などで連絡することはもちろんですが、メールなど記録に残るかたちで申請、お伺いを立てておいたほうが良いでしょう。もっとも、残業の申請、承認システムをメールや社内のイントラネット、クラウドで行なっている会社が今では多いことと思います。

却下された場合は

残業を申請して、それが却下されるようなことがあった場合は、納得できる理由なのかを確認しましょう。36協定の上限時間に近付いているとか、従業員の健康や家庭環境を案じてのことかもしれません。申請した残業を却下するには代替の考えがあるはずなので、その案も聞いてみましょう。何か貢献できるところがでてくるかもしれません。 申請した残業の業務内容や仕事の出来栄えや効率が期待できないなどの理由で却下された場合は、それぞれの事情によって意見は分かれるところと思います。今、やらなければならない業務かの判断や、人事評価にもつながる判断などが含まれますので、却下の理由を良く聞いてメモなどに残しておくと良いでしょう。

年棒制の人や管理職の残業は?

管理職には残業が付かない、というのはよく言われることですが本当でしょうか。年棒制の人の残業はどのように処遇されるのでしょうか。残業代は労働の対価です。法律上の制度などを含めて調べてみます。

年棒制の人の残業代は?

年棒制の人は会社との契約内容によります。月給制か年棒制の違いは賃金の支払い形態の違いだけで、法律上では法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超えた時間分については残業代の支払い義務が会社に発生します。 会社との契約で「年棒に残業代を含める」としている場合がありますが、これは次の条件を満たしていれば適法とされています。 ・労働契約に、年俸に時間外労働等の割増賃金が含まれていることを明示する。 ・時間外労働等の割増賃金と、通常の労働時間の賃金が区別されている。 ・あらかじめ、年俸に含められた割増賃金は、時間外労働等の何時間分なのかを明示する。 ・区別された割増賃金部分が、法律で決められた割増額以上である。 ・実際の残業が、あらかじめ決められた時間を超えた場合に、その超えた部分の割増賃金を支払うことを明示する。 つまり、残業代には法定の割増賃金がありますが、契約する年棒のなかの残業時間分とそれを割増賃金で計算した賃金、さらにその時間を超えた場合の対処も同様であることなどが契約書に記載されていれば適法ということになります。年棒制の場合の契約書は、各月何時間の時間外労働割増賃金を含む、というようになっているはずなので、その時間を超えた時間外労働、残業については会社に申請などをして支払いを求めることができるのです。

管理職に残業代は出ないのか?

管理職になったんだけど残業が無くなって給料が減ってしまった、という話をよく聞きます。確かに労働基準法でも「管理監督者」という立場の労働者には残業代を支払わなくても良いことになっていますが、この「管理監督者」というのは「管理職」そのものではないのです。 「管理監督者」であるかどうかは、次の点を総合的にみて判断されます。 ・経営者と一体的な立場にある重要な職務と権限が与えられていること ・出退勤について管理を受けないこと ・賃金面で十分に優遇されていること この条件からすると、「課長」といった「管理職」の肩書きであっても、自らの裁量で行使できる権限が少なく、多くの事案について上司に決裁を仰ぐ必要があったり、上司の命令を部下に伝達するに過ぎないよ うな職務と権限の場合は「管理監督者」とは言えないように思えます。数万円の役職手当しか支給されずに、「管理職になったために収入が減った」というようなレベルは問題外ですね。 つまり、法律的にはヒラの「管理職」であれば残業代が支払われることになります。就業規則に管理職には残業を適用しないというようなことが定められていれば、その就業規則の内容の見直しが必要で違法な部分があるかもしれません。管理職の残業や管理監督者の定義については多くの訴訟、判例がありますが、ほとんどは会社側が敗訴している結果になっています。 労働基準法では「管理監督者」に対しては、残業代の支払いは必要ないということになっていますが、深夜勤務については適用除外されていませんので、午後10時から翌朝5時まで働いた場合には、深夜勤務手当の支払いが必要となります。「管理職」の人たちの残業代については、是正の壁は高いかもしれませんが会社との協議などの検討を進めてみてはいかがでしょうか。

残業に関する違法は多岐にわたって

残業上限に「働き方改革」も実行計画

残業の上限時間については、政府も「働き方改革実現会議」で「長時間労働の是正」という分野で実行計画をまとめています。2017年の国会に関連法の改正案を提出し、2019年度からの実現を目指すというロードマップが示されています。 2017年3月には残業時間に上限を設けることで政労使間で合意し、実行計画にその成果を盛り込んでいます。残業を「原則月45時間、年間で360時間」とし、労使で協定を結べば年間720時間まで認めるとしています。また、特に忙しい月は特例として100時間未満の残業を容認するという上限規制を設けています。 限度時間は現行の基準と同じですが、上限規制の1ヵ月100時間は「過労死ライン」と言われる数値で論議を呼びそうです。このような基準が示されても、それをすり抜けるための会社の圧力とか過少申告といった違法な手口を、如何にして撲滅していくかが課題になってきます。

残業時間過少申告にも指針が

適正な残業申請で、残業管理を適格に

残業は労働基準法と会社の就業規則などに定められた労働時間を超えた時に適用されます。残業時間の上限規制は厚生労働省の基準や指針、労使間の36協定などで定められています。残業は多くの場合、従業員が申請して上司、管理職が承認する手順がとられます。申請も申請書という紙ベースのものからメールやイントラネット、クラウドを利用するなど、方法は様々です。記録を残すということも残業の重要な要件です。 年棒制の人の残業や管理職の残業など、ほとんどの場合は支払い対象になる可能性がありますので、会社との協議などが必要でしょう。上限規制を超えた残業や残業時間の過少申告などの違法行為はなかなか根絶しません。政府の「働き方改革」の実行計画や厚生労働省の労働時間のガイドラインなどが発表されていますが、実効的なルールとするには、まだまだ多くの議論や労使の協議などが必要になると思われます。

残業の上限時間や36協定、過少申告など、残業についての違法問題は多岐にわたっています。

給料が上がらない…

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初回公開日:2017年04月04日

記載されている内容は2017年04月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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