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不採用のよくある理由|実際不採用理由を聞くことは可能なの?

転職事情

どんなに頑張って受けた選考も、不採用になってしまうことはあります。次の選考に繋げるためには、不採用の理由を知って、解決策を進めることがとても大切です。不採用の理由はどんなものが多いのでしょうか?また、どうすれば理由を知ることが出来るのでしょうか?

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不採用のよくある理由

スキル不足や経験不足

不採用になってしまう理由として、「スキル不足」は多いです。あるいは「経験不足」ですね。求人に応募する最低限のスキルや経験年数は伴っていたとしても、それはあくまで応募のボーダーです。実際に採用してもらうためには、面接官をはじめとして選考にあたった企業サイドが「この人にうちで働いてもらいたい」と思うだけの実力が必要です。 資格やスコアをはじめとして、転職であればこれまで担当して来た案件や働いていた勤務先なども判断材料になります。自己アピールがうまい人は、経験と合わせて自身の魅力を売り込むことが出来ますが、それが不十分であっても、スキル不足やポテンシャル不足とみなされてしまい、不採用となってしまうことが多いのです。

コミュニケーション力不足

どんな仕事においても、勤務先に応じたコミュニケーション力は、採用に踏み切る上でとても重要なポイントです。逆に言うのであれば、不採用になってしまう理由として、コミュニケーション力の不足が挙がることはとても多いです。スキルや経験は十分あったとしても、それぞれの勤務先のスタッフ同士で連携が取れなかったり、職場の雰囲気に馴染めなかったりすると、結局はプラスにならない採用になってしまうことが多いです。現在働いているスタッフとうまくコミュニケーションがとれなそうだと判断されてしまっても、結局は企業としての業績を上げることに繋がらず、採用の労力や教育の手間だけが割かれてしまうので、不採用になってしまうのです。 コミュニケーション力は、特に面接でチェックされることが多いです。面接官とのスムーズなやり取りや、求められた回答が出来ないと、不採用の理由になってしまうことがあります。

考え方や価値観の違い

採用担当者も、企業の価値観や理念に共感して働いてくれる人材ほど採用したい傾向にあります。そのため、人材として優れていても、自社の雰囲気に異なっていたり、考え方や価値観が現在の自社と合っていない人であったりすると、それを理由に不採用に踏み切ってしまうことが少なくないのです。 あなたが選考過程においてアピールしてきたポイントが、自社が求めているものとは異なっているかもしれません。キャリアプランが自社ではなかなか叶いにくいものであったりすると、長く働いてくれる人材を採用したいときは、不採用の理由になってしまうこともあります。 こういった理由からの不採用を回避するためには、企業研究の徹底が重要です。業界や志望企業の求めている人材を考え、必要とされている価値観や考え方、キャリアビジョンなどを模索しておくと良いでしょう。

不採用の理由を伝えるよくある文例

応募者本人宛の不採用文例

(応募者の名前)様 ○○株式会社の採用担当・××と申します。 先日はお忙しいところ、弊社の採用試験にお越し頂き、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせて頂く形になりました。 ご希望に添えず誠に恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 多数の企業の中から弊社にご応募頂きましたお礼を申し上げると共に、(応募者の名前)様の一層のご活躍をお祈り申し上げます。

学校宛の不採用文例

(学校名) 就職課 ○様 拝啓  ○の候、貴学におかれましては益々ご健勝のことお慶び申し上げます。 本年も多数の学生様をご推薦頂き、誠にありがとうございました。 先日実施致しました採用試験の結果をお知らせ致します。 誠に申し訳ありませんが、この度貴校よりご推薦いただいた○様の採用は、このたび見送らせて頂くこととなりました。  何卒ご理解頂きますよう、お願い申し上げます。  本年はご希望に添こうことが出来ませんでしたが、来年もどうぞご推薦を賜りますようお願い致します。 貴学の更なるご発展と、○様のご活躍をお祈り致します。 敬具

不採用の問い合わせの仕方

メールの文例

不採用理由を問い合わせるとき、問い合わせがしやすく、相手も空き時間に手間をかけずに対応しやすいのは「メール」です。不採用通知をもらったあと、その返信として理由の問い合わせをするのがスムーズで良いでしょう。 (会社名) (担当者名)様(採用ご担当者様など) お世話になっております。(応募者の名前)です。 先日はお忙しい中、採用選考のお時間を頂き誠にありがとうございました。 ご丁寧に選考結果もご連絡頂き、重ね重ねありがとうございます。 不採用という結果は大変残念ですが、大変勉強になりました。 御社から頂いたアドバイスを、今後の就職活動にも反映して参ります。 また、今後の就職活動の参考にさせて頂きたいため、差し支えなければ今回不採用となってしまった理由をご教示頂けませんでしょうか。 お忙しいところかと思いますが、ご返信を頂ければ幸いです。 何卒よろしくお願い致します。

電話で問い合わせをする場合

不採用理由の問い合わせをする際、電話を使用する場合は、相手からの通知電話のついでに聞くのがスムーズです。まず、相手から不採用の旨を言い渡されたら、「残念ですが、承知致しました。ご丁寧にありがとうございます」といったお礼を伝えましょう。「貴重な機会を頂き大変勉強になりました」等、プラスでお礼を伝えられると良いですね。 その上で、「もし差支えなければ、不採用の理由をお教え頂けますでしょうか?」といった問い合わせをすると良いでしょう。相手から断られてしまった場合、しつこく食い下がったりせず、「承知致しました。お忙しいところ不躾なお願いを失礼致しました」と一言謝罪を付け加えられるようにしてください。相手が回答をしてくれた場合、お礼をきちんと伝えるのも忘れないようにしましょう。

実際不採用理由を聞くことは可能?

マナー違反ではない

採用試験を受けた企業に対して、不採用の理由を問い合わせること自体は、決してマナー違反ではありません。今後の就職活動に反映するという意味でも重要であることはもちろんですが、採用に至らなかった理由を知ることは、選考を受ける上でも権利であるという人も少なくありません。

企業もネガティブなことは言いにくい

ただし、不採用理由を問い合わせること自体はマナー違反ではないにしても、企業の対応に包み隠さない本音を求めることは、なかなか難しいことも多いです。これは、企業としても自社のモラルを守らなければいけないですし、自社のネガティブなイメージにまつわる返答は極力しないようにしているからです。 近年はインターネット環境の普及もあり、就職活動で面接者が受けたイメージが、そのまま不特定多数に企業名を出した状態で広まってしまう可能性もあります。包み隠さない本音の不採用理由とは、不採用になった人にダメージを与える可能性は低くありません。相手が理由を真摯に受け止め、対応に感謝をして今後の就職活動に誠実に応えてくれることもありますが、自身の弱点を指摘されたという受け止め方をしてしまい、良くない口コミを拡散してしまうこともあります。 そのため、スキル不足や人柄に対する不信感などが不採用理由になっていた場合でも、採用担当者の回答が、「採用枠の少なさ」や「今回はご縁がなかった」などで終わらせられてしまうことも少なくありません。

連絡担当者が理由を把握していないこともある

不採用になった選考のタイミングによっては、あなたと連絡を取っている採用担当者が、具体的な不採用理由を把握していないこともあります。特に、役員面接や最終面接などのあとに不採用になった場合、具体的な理由を把握しているのは上層部のスタッフだけで、あなたとコンスタントに連絡を取っている担当者には、不採用という結果しか降りて来ていないこともあります。 社内のシステムとして、採用可否以外の情報が降りてこないこと、問い合わせには対応できないようになっていることもあり得ます。

礼儀正しく問い合わせることが大切

不採用の理由を問い合わせること自体はマナー違反ではありませんが、問い合わせの流れや言葉遣いは、丁寧で社会人としてのモラルを守ったものにしましょう。 まず、基本的に不採用の連絡を受け取ってすぐに問い合わせをするようにしてください。不採用通知を受け取ってから、何か月も経過してからの問い合わせは、相手にとって迷惑になってしまうことが多いです。選考に関わる書類は、不採用になった場合はすべて処分するのが一般的ですから、時間が経ちすぎてしまってから問い合わせをしても、理由を教えてもらえなくなってしまうこともあり得ます。 また、不採用理由の問い合わせは、基本的にはメールで行った方が良いでしょう。電話でわざわざ問い合わせをすると、相手の忙しい時間帯に問い合わせをしてしまう可能性もあります。選考過程のやり取りをしていたメールアドレスや、求人サイトなどのメッセージサービスを利用するのがおすすめです。 電話でしかやり取りをしていなかった場合は、踏む得ない場合として電話での問い合わせでも良いでしょう。ただしその場合、相手の繁忙時間帯は極力避けると共に、「選考の結果について理由の問い合わせをさせて頂きたいのですが、いまお時間はよろしいでしょうか?」といった質問をし、相手の返答次第ではかけ直しをするようにしましょう。

クレーマーにならないように

不採用理由の問い合わせの際、しばしばクレーマーのようになってしまう人がいます。 本人の自覚がない状態でも、「どうして駄目だったのか」という趣旨の問い合わせは、しばしばネガティブな雰囲気になりすぎてしまったり、相手を責めるような言い回しになってしまったりしがちです。知らず知らずのうちにクレーマーのような問い合わせになってしまい、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。基本的に忙しいところ、手間と時間を割いてもらっているという自覚を持ち、理由を答えてもらったら、丁寧な対応をしてもらったお礼をしっかり伝えるようにしましょう。長時間の電話や、長文の問い合わせ、しつこい連絡等はNGです。

不採用の理由対策をしよう

いかがでしたか? 不採用の理由を把握しておくことで、今回の結果は残念に終わってしまったとしても、次回以降の就職活動に大いに役立てることが出来るかもしれません。不採用に落ち込んでしまうことは多いですが、ただ下向きになってしまうだけではなく、失敗を少しでも活かせるよう、理由を聞いて対策を立てられるようにしましょう。 ただし、場合によっては不採用理由を教えてもらえないこともあります。一連のやり取りは、丁寧かつマナーを守った行動に出来るよう気を付けましょう。

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