メールの改行マナー・メールで改行がされないときの対処法

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メールを改行する場合としない場合を紹介しましたが、以下は「メールを改行」することを前提にまとめていきます。ここでは、メールで改行されない場合の対処法をまとめました。

文章を作成しているときはしっかりと改行したのに、実際に送った文章では改行はされておらずくっついたメールになってしまった、なんてことがありますよね。これの原因の1つとして使ってるメールツールのオプションによって改行が出来なくなっている可能性があります。 こちらの詳細に関しては使っているメールツールによって設定は異なるので一概にこうすれば直せる、ということは言えませんが、オプションから「テキスト形式メッセージ内の余分な改行を削除する」といったような項目のチェックを外すことで改善できます。

こちらもツールによって変わってきますので一概にこうすれば良い、といった対処法ではないのですがテキスト形式で作成していても、送信時にHTML形式に変換するようになっていると、改行に変換してくれず、改行をされていない状態に戻されてしまいます。これらの対処法としてはHTML変換機能をカットすることで改行を削除されることなく送信することができます。もう1つの対処としてはテキストメール形式で表示をしてもらうことです。しかし、これは送信した相手方に対処してもらう必要がありますので、手間になってしまいます。ですので、HTML形式に変換してしまう機能を解除する方法が良い対処法になります。

SMTP形式でメールを作成している場合は1行あたり78文字以内に収める必要があります。SMTP形式には1行あたりの文字数に制限があります。改行コードを除いた文字数が1行あたり78文字以上を超えてしまうと、長くなってしまった部分が自動的にカットされてしまいます。カットされてしまうと、文章中に不自然な改行を生んでしまいますし、消されてしまっている部分がありますのでおかしな文章になってしまいますので、文字数に注意して作成するようにしましょう。 また、これで起こる原因には改行されないだけではなく、余分な改行が追加されてしまう、メッセージが途中で削除されてしまう、文字化けするなどの原因にもなりますので、これらの問題が発生したらこちらを疑ってみるとよいでしょう。

メールトラブルを見ていると、やはり主な原因になるのはHTML変換機能にあるようです。この機能は基本的に最初から変換するように設定されていますので、改行を消されてしまう場合はメールオプションを見てみるのが対処法になります。また、形式によっては1行の文字数によって勝手に文章が削除されてしまうこともありますので、注意する必要があります。

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改行を行うことはスマートフォンを使用している相手以外には行うということがマナーだとわかりました。1行改行や、複数回改行を行うことで読みやすい文章になる事を説明しましたが、いまいち目安がつかめなかったり、正しい方法がわからない部分もあると思います。ここでは改行する際の文字数の目安や正しい方法をまとめました。

改行を行う際の目安となる文字数は78文字となります。上記でも説明をしましたが、これはRFCで定められているということもあり、メールツール自体にもこれ以上の文字数の文章は削除されるように設定されています。すべてのメールツールに設定されているわけではありませんが、SMTP形式では改行コードを除いた78文字以内に収めなければ削除されてしまうことがわかっています。自身のメールツールの形式を確認し、正しく改行を行いましょう。 また、こちらの形式を扱う場合は、表現上超えてしまうのは仕方ないと思ってそのままにしておくと文字化けなどが発生して相手方にも迷惑が掛かっていしまいますので、必ず意識して78文字以内に収めましょう。

改行は78文字以内で収めつつ、メールツールの形式に気を付けなければいけないということがわかりました。制約が多く見えますが、正しく使えればとてもきれいな文章を作成することができ、良い印象を与えるものになります。ここでは、正しく改行を行えているパターンと、悪いパターン2つの例文を使用し、まとめます。 まずは正しく改行を行えていない悪い例文です。 ○○商社△△様 平素大変お世話になっております、□□の田中です。 このたびは弊社製品にご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。 つきましては、打ち合わせの日時についてご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。 こちらは何時でも問題ありませんので、ご希望の日時を指定していただければ幸いです。勝手申し上げまして大変恐縮ではありますが、これ連絡の程お待ちしております。 こちらが改行をほとんど行っていない文章です。とても読みづらいですよね。 1行改行などをしっかりと行った正しい文章が以下になります。 ○○商社△△様 平素大変お世話になっております、□□の田中です。 このたびは弊社製品にご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。 つきましては、打ち合わせの日時についてご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。 こちらは何時でも問題ありませんので、ご希望の日時を指定していただければ幸いです。 勝手申し上げまして大変恐縮ではありますが、これ連絡の程お待ちしております。 いかがでしょうか。1行改行を行い、適度に改行を行うことでとても読みやすくなったかと思われます。

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改行を入れることでとてもメールが読みやすくなることがわかりました。適度な改行はマナーにもなっていますので、正しく改行できると相手にも良い印象を与えることができますので、正しく使用できるようにしましょう。また、メールツールによっては改行のやり方や設定に問題があるので、まずは設定から見直すのも大切ですよ。