メールの改行マナー・メールで改行がされないときの対処法

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ビジネスシーンで連絡をする際に必須ともいえるメールですが、読みやすい文章にするためには文節の区切りで改行しなければなりません。そのままだらだら書いていってしまうととても読みづらく、意図していない伝わり方をしてしまう、失礼な文章になってしまうなんてこともあります。今回はメールでの改行のマナーをまとめました。

最近使用されているメールソフトでは自動的に改行をしてくれません。自分で文節の区切りごとにしっかりと改行をするように意識しましょう。

メールでの改行は見やすさを左右する重大なポイントです。これをしっかり行うかどうかによって見やすさは大きく変わっていきます。基本的にメールのやりとりはスマートフォンではなく、PC操作で行うものです。モニターをずっと見続けていると目が疲れてしまいますよね。ですので、文節のまとまり事、だいたい２～３行程度からでもいいので、改行していくと読みやすいメールになります。

ただ改行するだけでも各段に見やすくなるのですが、ここからさらに見やすい文章にするためには1行空白を入れた改行を行います。こうすることで文章ごとのまとまりや、転換を示すのに有効で、より見やすいメールを作成することができます。ただし、あまりにも空白を入れすぎた改行を行うと空白が目立ちすぎて稚拙な印象を与えてしまう場合もありますので気を付けましょう。

インターネット上での文章のルールを定めているRequest for Comments(リクエスト　フォー　コメンツ(以下RFC))というものがあります。こちらで定められている改行をするべきタイミングは半角78文字までとされています。あまりにも改行をしない文章は読みづらいですし、適切なのはこのくらいの文字数ということですね。1行が長すぎてしまったり、文節がおかしくなる場合は文章構成を見直して見る必要があります。表現上どうしようもない場合は仕方ありませんが、気を付けるようにしましょう。

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改行することで見やすい文章を作れると同時にマナーとしても大切なことがわかりました。しかし、場合によっては改行しないほうが良いこともあります。ここではメールで改行する場合と、しない場合について説明します。

基本的にはメールで改行をすることはマナーとなっていますし、「読みやすさ」に直結します。ビジネスメールでは読みやすい、意図の伝わりやすいメールが好まれますし、自分がメールを受け取る側でもそちらのほうが好ましいですよね。上記で説明した通り、1行改行や改行を多く使い、見やすいメールを心がけて作成しましょう。PC間でのやり取りをする際に改行を行うことは必須と言えますので、きちんと改行することを覚えておきましょう。

PC間でのメールのやり取りをする際は改行をすることでメールを読みやすくすることができますが、PCとスマートフォンでのやりとりでは少し変わります。スマートフォンとPCでは画面の幅がまったく違いますので、1行で表示できる文字数が変わっています。何気なく改行をすると綺麗に1行の終わりで文章を終わらせていたつもりが2行目に突入していておかしな印象を与えてしまいます。 例えば、 「ご連絡ありがとうございます さっそくお返事をいただき、うれしく思います。 お気持ちの大変こもったメール、うれしく拝読いたしました。 つきましては～」 といったメール文章を作ったとします。この例文では少し短いですが、PCではこのように表示されるように改行したつもりが、以下のように変わってしまうことがあります。「ご連絡ありがとうございますさっそくお返事をいただき、うれしく思います。 お気持ちの大変こもったメール、うれしく拝読いたしました。 つきましては～」 どうでしょうか。「した。」だけが2行目に来てしまい少し違和感を覚えますよね。「つきましては～」からまた綺麗な文章になっていますが、この後も改行を続ければまた違和感のある改行になってしまう部分がでてきてしまいます。ですので、PC間でのメールのように改行を多く入れることは意識せずにメールを作成する方が違和感のない文章を作ることができます。とはいえ、だらだら横につらつらと文章を続けていても違和感がありますので、適切な部分で改行を入れるようにしましょう。