社外秘と社内秘の意味・機密情報の4つの分類・守秘のルール

社外秘などの機密情報の保管は、情報の機密ランク毎に保管する場所を設定します。紙媒体の場合は、機密ランク別の判を押し、CDやDVDなどの電子媒体の場合はランク別のラベルを貼ります。 機密資料の閲覧、持ち出しについては就業規則に明記し、社員には誓約書を提出させます。外部業者などに機密情報に関わる業務を委託する場合には、秘密保持契約を交わします。

社外秘に分類される情報の種類や、社外秘の取り扱いについては、就業規則に明記すべきものであり、各社の就業規則には明記されているはずです。 社外秘の取り扱いルールを破った場合の処罰などについても就業規則にあわせて明記しておく必要があります。 逆に、就業規則に明記されていない場合は、社外秘の漏洩が発生して初めて、多くのルールを作り、並行して対処しなければならなくなります。

情報セキュリティの社内ルールが周知されたら、そのルールを遂行することを合意したことを証明するため、誓約書の提出を行います。 多くの場合は、各社員が社長に宛てて、就業規則を遵守する旨の誓約書を提出しますが、会社によっては、直属の部門長宛てに提出する場合もあります。 誓約書は、入職時に提出するだけでなく、一定期間ごとに再提出します。ルール変更があった時に再提出する場合と、毎年再提出する場合があります。

社外秘として外部に持ち出しを禁止していても、同じ社内で働く派遣社員や、グループ子会社などとは情報を共有する必要がある場合もあります。 社外秘を共有しなければならない社外の人間や組織とは、「秘密保持契約書」という形で、社外秘を漏洩しないと約束を交わします。 システム開発の際は、開発を依頼した会社の社員情報などの社外秘とする情報を、社外の開発会社に「秘密保持契約書」を交わした上で開示します。

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就業規則には「社外秘」とすべき情報について記載されています。就業規則をきちんと読むのが面倒だという人は、社内で知り得た情報はすべて「社外秘」だと認識しておけば、間違いないでしょう。 社食のメニュー、社内のサークルなど、一見業務と全く関係ないと考えられる情報であっても、会社の福利厚生面の情報として、社外秘扱いになっている可能性もあります。 自分で「社外秘」の情報範囲を決めつけることはせず、社内情報はすべて社外に漏洩しないよう守るべきものと認識しておきましょう。

社内情報の、何を「極秘」とし、何を「一般」とするか、各社によってルールは異なります。個人が勝手に判断するのは、危険です。 信頼がおける上司に判断を仰ぐか、「すべてが社外秘」という認識のもと、社内で知り得た情報は外に出さないという覚悟をしておきましょう。 社外秘の漏洩は、自身の信頼失墜だけでなく、会社およびその社員全体に影響を及ぼす重大事態であるということを肝に命じておきましょう。