ビジネスでのお断りメールのマナー・断りメールへの返信方法

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お断りのメールとは先方からの申し出、依頼といった要望、要求などに対して、その意に添うことができない、辞退したい由を伝えるためのものです。 電話のほうが丁寧とされメールや文書でのお断りはなるべく避けるといった指南もありますが、忙しい現代社会においては、先方が必ずしもそのための時間を割けるとも考えにくく、メールの方が親切かつ相手を気遣えるという考え方もあります。

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書き方の基本的なポイントとしては I：まず依頼に対するお礼を申し上げる II：次にお断りの旨と理由を提示←必ずしも具体的でなくて良い III：誠意（真剣に取り組んだ旨など）を伝えながら深くお詫びする IV：今後も変わらぬ付き合いを丁重にお願いする 以上の項目で、概ねこの順番でセンテンスを組み立てていきましょう。

頂いた要求を断るには何かと勇気がいりますが、断りの旨の意思表示はあいまいにせず、はっきりと相手側に伝えることが大切です。しかしこれによって相手との関係がギクシャクしては困りもの。言葉遣いには相当の注意が必要です。基本的には先方から要望頂いた旨に対しひとまず感謝の意を伝え、要求に添えないことを詫び、引き続き関係を継続したい由を伝えるようにしましょう。

『平素は格別のご用命を賜り、厚く感謝申し上げます。株式会社〇〇 営業部の〜でございます。この度は〇〇に加え「△△」をご注文頂き、誠にありがとうございます。 しかしながら、△△はご好評につき生産が間に合わず現在品切れとなっており、お客様各位にお待ちいただいている状態でございます。 不本意ながら御社の今月付けでのご注文にはお応えすることは出来かねず、今回はお断りさせて頂く運びとなりました。ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません。どうか今後ともご厚誼のほどお願い申し上げます。 取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡いたします。』

『平素より大変お世話になっております。株式会社○○・企画部の〜です。 ご連絡いただいたプロジェクトご提案依頼の件、誠にありがとうございます。 ぜひお手伝いしたいのですが、あいにく当方も別案件納期が○日後に迫っており作業に追われている状況でございます。 このような状況下では作業を中途半端に終わらせることに繋がりかねず結果的にご迷惑をおかけすることになると考え、今回のお取引の件は大変申し訳ございませんが、お断りさせていただきたいと存じます。 折角のご要望にお応えすることができず誠に心苦しいかぎりですが、事情御賢察の上ご了承頂けますよう何卒お願い申し上げます。』

『日頃より､格別のお引き立てをありがとうございます。この度は弊社「○×」につきましての見積ご依頼をいただき、まことにありがとうございました。 折角のご依頼ですが、ご指示の納期内に弊社の力ではお引き受けすることが難しいと判断しました。 不本意ではありますが、今回の見積りはお断りさせていただきます事を申し上げます。 事情ご賢察のうえ、どうかご了承くださいますようお願い申し上げます。 取り急ぎ、お詫びかたがた､ご返答申し上げます。』

『貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。株式会社〇〇営業部の〜と申します。この度弊社との新規取引のお申し込みをいただき、誠にありがとうございます。お申し入れの件ですが、残念ながら今回はお受けする事が難しく、不本意ながらお断りさせて頂きます。 申し訳ございません。現状弊社では、新しい製品を扱う予定がございません。貴社とのお取引を開始するには、まだ弊社では力が及ばないというのが実情です。 なにとぞ事情ご高察のうえ、ご了承いただきますよう謹んでお願いいたします。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びかたがたご返事まで申し上げます。』

『日頃より､格別のお引き立てをありがとうございます。株式会社〇〇の〜でございます。 さて、この度はお食事会へのご招待を賜りまして、誠にありがとうございます。 しかしながら、弊社業務指針より、特定のお客様にご負担をかけぬ様指示がでており、今回はお断りさせて頂きたく、お心を無にするようなお返事となりますことをお許しください。普段よりお世話になっておりながらも心苦しいのですが、ご理解いただきますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬお付き合いのほど何卒お願い致します。 取り急ぎ、ご返事まで申し上げます。』