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お詫びの件名・本文・結びの文例【ビジネスメールの書き方】

メール

学生のころに比べて、社会人になると『お詫び』をしないといけないシーンが出てきます。そんな時、きちんとビジネスメールでお詫びの文章の書き方を知っているかどうかで、先々の明暗が分かれます。正しいビジネスメールのお詫びの書き方をマスターしておきましょう!

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必ず覚えておきたい、ビジネスメールでのお詫びの書き方

ビジネスメールにおけるお詫びの書き方というのは、会社の一員として大変重要な要素をたくさん含みます。とにかくお詫びのメールを送る相手の怒りを鎮める努力を怠らないことです。ビジネスメールのコツやポイントを押さえて書くことも大切ですが、お詫びとなるとそれだけではいけません。同じトラブルやミスでも、丁寧且つ、きちんとお詫びのメールの書き方が出来ているかどうかで、あなたのみならず、所属している部署や延いては会社全体の印象を大きく左右します。落ち度があったのなら、きちんと非を認め謝罪することがビジネスメールでの基本です。 そこからさらに対応策を提示できれば完ぺきなので、書き方をマスターしておきましょう!

お詫びのビジネスメールは、あくまでも補佐的な立ち位置との認識を

お詫びというのですから、本来は直接会って…もしくは電話でが正解なのですが、とにかく急いでお詫びをとメールを書くのもいいでしょう。また、直接のお詫びが済んだ後に、その補佐としてビジネスメールでのお詫びをするのもよくあることです。社会に出ると『一度謝ったのだからもういい』がなかなか通用しない事が多いのです。そんな時に役に立ってくれるのがビジネスメールでのお詫びというわけです。

ビジネスメールでのお詫び。件名はどのような書き方をする?

お詫びのビジネスメールの中で、相手の方の目に一番最初に留まるのが『件名』です。 どのような書き方をすればよいのでしょう? ビジネスメールの『件名』の書き方は、いかに簡潔であるかという点がポイントとなります。今回はお詫びのビジネスメールということなので、通常よりもいろいろ書きたいことはあるとは思いますが、出来るだけ短く簡潔にを心がけましょう。 しかしやたら短ければいいというわけではありません。ビジネスメールにおける『件名』とは、人でいうところの『顔』であったり『第一印象』となる重要な存在です。 どのような書き方をすればよいか、例を挙げながら見ていきましょう。

トラブル別、お詫びの件名の書き方

・『○○○○(商品名など)』納期遅延のお詫び 納期が遅れた(遅れる)場合の件名の書き方はこのように書きましょう。 最も簡潔に要件をまとめていますし、『お詫び』の文字も入っているので、書き方としては完ぺきです。 ・『○○○○(商品名など)』破損のお詫び ・商品破損のお詫び 送った商品に破損や不具合があった場合は、商品名を書いてからお詫びの言葉をつづけるのも良いですが、シンプルに『商品破損の』という書き方をしても問題はありません。

分かりやすく簡潔なお詫びメールの件名にするには

ビジネスメールでお詫びをする際の件名のパターンは 『用件』+『お詫び』 これが基本形となります。 ・○○○○についてのお詫び もちろん、『○○○○につきまして』のように、用件によっては『お詫び』の文字を最後につけなくても良い場合もあります。 ・サンプルの仕上がりが遅れています このように件名で謝らずに、まずは件名で用件を手短に伝えるのも、効果的なビジネスメールの件名と言えるでしょう。

お詫びのビジネスメールの本文と結びの書き方

件名で簡潔にまとめたことを、メール本文できちんと丁寧にお詫びしていきます。そのためには言葉選びに慎重になりましょう。誤字脱字誤変換はもってのほか!送信ボタンを押す前に何回か文章を読み返して、推敲と誤字脱字誤変換チェックを抜かりなく行いましょう。

商品破損の場合の本文の書き方例

マヨネーズ株式会社 営業部 田中様 いつもお世話になっております。 海野商事の山田一郎でございます。 このたび、ご注文頂いております商品○○○の生産が遅れており、当初の予定よりお届けが遅れてしまい、誠に申し訳ございません。 御社には多大なご迷惑をおかけしておりますことを、 心よりお詫び申し上げます。 現在、フル稼働で生産にあたっており、御社には遅くとも○月○日までには納品できる予定となっております。 確実な配送スケジュールが分かり次第、速やかにご連絡させていただきます。 本日までご連絡が遅くなりまして、大変申し訳ございません。 メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。

結びの文例

・メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。 問い合わせがあったなどで、早急にビジネスメールにてお詫びの連絡をする場合は、「本来なら直接お詫びしたいのですが…」という思いの表れを書き方に込めるように「メールですいません」という文章を入れると良いでしょう。 ・この度は大変申し訳ございませんでした。深くお詫び申し上げます。 ビジネスメールのみでお詫びが完結する際の、結びの書き方です。おそらく文中でもお詫びの言葉がたくさん出てきていると思いますが、最後に改めてお詫びの一言を入れると、丁寧さがより一層際立ちます。 ・ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。 お詫びのビジネスメールは、必ずしもこちら側が100%悪いわけではない場合もあります。そんな時はこのような書き方でも可能です。出来る限り希望をかなえようと尽力したことを表現したい場合はこの書き方で結びましょう。

お詫びのビジネスメールの書き方は。慎重さが重要

ビジネスメールは、基本の文章の構成と正しい敬語を使えれば問題なく書くことが出来ます。 しかし、お詫びのメールとなると慣れで書いてしまうと大変危険です。本来お詫びをするのなら直接お伝えすることが大切なところを、メールで済ませるわけですから最後まで慎重な書き方を心がけましょう。 文章でお詫びをするということは、形として残ってしまうので、うっかりミスが絶対に許されません。素直に非を認め、丁寧に謝罪できるよう、書き方と心構えをきちんと覚えておいてくださいね! ビジネスメールで不安なことがあれば以下の本を買っておけば問題ないでしょう。メールを打つ際に考えることが多ければ一度時間をとってメールの文面を頭に入れておくと日々の業務が捗ります。

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