お詫びの件名・本文・結びの文例【ビジネスメールの書き方】

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ビジネスメールにおけるお詫びの書き方というのは、会社の一員として大変重要な要素をたくさん含みます。とにかくお詫びのメールを送る相手の怒りを鎮める努力を怠らないことです。ビジネスメールのコツやポイントを押さえて書くことも大切ですが、お詫びとなるとそれだけではいけません。同じトラブルやミスでも、丁寧且つ、きちんとお詫びのメールの書き方が出来ているかどうかで、あなたのみならず、所属している部署や延いては会社全体の印象を大きく左右します。落ち度があったのなら、きちんと非を認め謝罪することがビジネスメールでの基本です。 そこからさらに対応策を提示できれば完ぺきなので、書き方をマスターしておきましょう！

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お詫びというのですから、本来は直接会って…もしくは電話が正解なのですが、とにかく急いでお詫びをとメールを書くのもいいでしょう。また、直接のお詫びが済んだ後に、その補佐としてビジネスメールでのお詫びをするのもよくあることです。社会に出ると『一度謝ったのだからもういい』がなかなか通用しない事が多いのです。そんな時に役に立ってくれるのがビジネスメールでのお詫びというわけです。

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お詫びのビジネスメールの中で、相手の方の目に一番最初に留まるのが『件名』です。 どのような書き方をすればよいのでしょう？ ビジネスメールの『件名』の書き方は、いかに簡潔であるかという点がポイントとなります。今回はお詫びのビジネスメールということなので、通常よりもいろいろ書きたいことはあるとは思いますが、出来るだけ短く簡潔に心がけましょう。 しかしやたら短ければいいというわけではありません。ビジネスメールにおける『件名』とは、人でいうところの『顔』であったり『第一印象』となる重要な存在です。 どのような書き方をすればよいか、例を挙げながら見ていきましょう。

・『○○○○(商品名など)』納期遅延のお詫び 納期が遅れた(遅れる)場合の件名の書き方はこのように書きましょう。 簡潔に要件をまとめていますし、『お詫び』の文字も入っているので、書き方としては完ぺきです。 ・『○○○○(商品名など)』破損のお詫び ・商品破損のお詫び 送った商品に破損や不具合があった場合は、商品名を書いてからお詫びの言葉をつづけるのも良いですが、シンプルに『商品破損の』という書き方をしても問題はありません。

ビジネスメールでお詫びをする際の件名のパターンは 『用件』+『お詫び』 これが基本形となります。 ・○○○○についてのお詫び もちろん、『○○○○につきまして』のように、用件によっては『お詫び』の文字を最後につけなくても良い場合もあります。 ・サンプルの仕上がりが遅れています このように件名で謝らずに、まずは件名で用件を手短に伝えるのも、効果的なビジネスメールの件名と言えるでしょう。

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件名で簡潔にまとめたことを、メール本文できちんと丁寧にお詫びしていきます。そのためには言葉選びに慎重になりましょう。誤字脱字誤変換はもってのほか！送信ボタンを押す前に何回か文章を読み返して、推敲と誤字脱字誤変換チェックを抜かりなく行いましょう。

マヨネーズ株式会社 営業部　田中様 いつもお世話になっております。 海野商事の山田一郎でございます。 このたび、ご注文頂いております商品○○○の生産が遅れており、当初の予定よりお届けが遅れてしまい、誠に申し訳ございません。 御社には多大なご迷惑をおかけしておりますことを､ 心よりお詫び申し上げます。 現在、フル稼働で生産にあたっており、御社には遅くとも○月○日までには納品できる予定となっております。 確実な配送スケジュールが分かり次第、速やかにご連絡させていただきます。 本日までご連絡が遅くなりまして、大変申し訳ございません。 メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。