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ビジネスメールに結びの言葉は必要?注意点や例について紹介

更新日:2022年11月08日

メール・手紙

ビジネスメールの結びの言葉の使い分けはできているでしょうか。本記事では、ビジネスメールの結びの言葉について、意味や使い方、注意点などを紹介していきます。ビジネスメールに結びの言葉のバリエーションを増やしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

「ビジネスメールに結びの言葉って、どんな意味必要なの?」 「季節ごとのビジネスメールに結びって?」 「謝罪やお詫びをする時の結びの言葉は何がある?」 このように、ビジネスメールの結びの言葉について、どんなバリエーションがあるのか、何を使ったらいいのか、疑問を持つことはないでしょうか。 本記事では、ビジネスメールに結び言葉が必要な理由や注意点、例文、英語での表現などを幅広く紹介しています。 この記事を読むことで、ビジネスメールに結びの言葉のバリエーションを取り上げているため、さまざまな言い方を知る機会になるでしょう。ビジネスメールに結びの言葉の使い方で語彙を増やしたいと思っている方は、ぜひチェックしてみてください。

ビジネスメールに結びの言葉が必要である理由

一般的にはメールでの結びはあまり大切なところではないかもしれません。またビジネスメールでの結びは相手との年齢差や関係に応じて使い分けます。 単純に綺麗な文章だなという印象をもつだけです。しかし、取引相手または目上の方などが礼儀に厳しい方ならどうでしょうか。 おそらく結びの言葉が使えていないことで、送り主の印象を判断されます。特に日本には財閥があります。財閥のお偉い方々、社員の方々には絶対に正しい結びを使えたほうが良いでしょう。 日本は元々礼儀を重んじる文化ですので、このような細かいところに礼を配るのが大切です。また感情的な文化という側面も持ち合わせているので、些細でも気を遣ってくれていると感情が動くのです。そのため結び等の礼は大変重要です。

ビジネスメールの上手な結びの言葉とは

結びの言葉を知り、活用することで常識ある社会人と見なされるでしょう。また、結びの言葉がしっかりしていると丁寧に連絡してくれる人だという印象も与えられます。 ここでは、ビジネスメールの上手な結びの言葉とはどんなものかを紹介していきます。基本マナーに関することでもあるため、しっかり把握しておきましょう。

クッション言葉を用いる

ビジネスメールでは用件を分かりやすく伝えることも必要なため、クッション言葉をおかないとそっけない文章になり、冷たさを感じさせるものになる可能性があります。 しかし、文章に柔らかい印象を与えるクッション言葉を用いることで、そういったマイナス面が緩和されるでしょう。 たとえば「本日中にご回答をいただけませんでしょうか」の前に、「お手数をおかけいたしますが」「御多忙な中大変恐縮ではございますが」などのクッション言葉を入れる形です。

送る相手に合わせて使い分ける

ビジネスメールでは、上司か同僚か、取引先かなど、送る相手によって適切な結びの言葉も変わってくることがあります。 送る相手に合わせて、使い分けられるようにしておく必要があるでしょう。特に、取引先の場合は、良い印象を与えるためにも丁寧な言い回しにすることが求められます。 たとえば、「よろしくお願いします」を丁寧に言う場合は、「何卒よろしくお願いします」「どうぞよろしくお願いします」という形に変えると良いでしょう。

季節を考慮した言葉を入れる

ビジネスメールでも季節を考慮した言葉を入れることはあります。季節を感じさせる結び言葉を使うと、上品でおしゃれな雰囲気を含むビジネスメールになるでしょう。 ただ、季節を考慮した結び言葉は、季節の変わり目などによって、チョイスが難しくなってしまうこともあるため、難易度が高い面もあります。 その場合は、「時節柄、ご自愛ください」「時節柄、ご自愛のほどお祈りいたします」(このような時季であるため、お体を大切になさってくださいという意味)などを使うと良いでしょう。

ビジネスメールであっても「追伸」を使用できる

「追伸」は、本文の後に追加で書き加えることがある際に用いるものであり、ビジネスメールでも使用できます。 ただ、ビジネスメールでは手短に用件を書くことが基本です。「追伸」は長くなっても2行以内に収まるものが望ましいでしょう。

ビジネスメールにおいて結びの言葉を入れる際の注意点

ビジネスメールにおいて、結び言葉は多用されていますが、使い方を間違えてしまうと、違和感が残る文章になってしまいます。 ここでは、ビジネスメールにおいて結びの言葉を入れる際の注意点について紹介します。相手に悪い印象を与えないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

「返信不要」の使い方に注意する

目上の人や取引先の人などに対しては、「返信不要」を使う場合は、丁寧な言い方に変える必要があります。ビジネスメールでは気遣いがポイントです。「返信不要です」のみ伝えると、冷たく、ぶっきらぼうな印象になってしまいかねません。 たとえば、「ご返信は不要でございます」「ご返信には及びません」「ご返信いただかなくても差し支えありません」などの相手への敬意を感じさせる表現を用いて、悪い印象を与えないように注意してください。

次のページ:ビジネスメールの結びの言葉の例
初回公開日:2016年11月04日

記載されている内容は2022年11月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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