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ビジネスメールでの例文集|質問・返答の方法・件名の書き方

メール

取引先に質問・問い合わせをしたいときのビジネスメールを書いたことのある人は、どのように書いた方がいいのかなど迷ったことがあると思います。本稿では、質問・問い合わせをしたいときのビジネスメールで相手に好印象を与えられるような書き方や例文などを紹介していきます。

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ビジネスメールの基本

ビジネスメールの基本は、「正確な敬語使い」と「理解しやすさ」、それに「簡潔さ」です。ビジネスメールを書く際に一番重要なポイントは基本のマナーを守れているかです。ついつい忘れがちな点ですので、念のためおさらいしておきましょう。

正確な敬語使い

「正確な敬語使い」による礼儀正しさは、相手に信頼感や好感度を与えるための必要不可欠となります。逆に、この「正確な敬語使い」による礼儀正しさを守れているかいないかでは相手に与える印象がガラリと変わってきます。 「正確な敬語使い」をマスターして相手に信頼感や好感度を与えられるようにしましょう。

理解しやすさ

次に「理解しやすさ」は、すぐに聞き返すことや、相手の反応を把握することができないというメールの性質上、常に注意しなければならない点です。相手がすぐに聞き返したくなるような文章だと、お互いのコミュニケションのスピードが落ちてしまいます。 読み返してみたときに、すらすら内容が頭に入る文章になっているかを、チェックするとよいでしょう。

簡潔さ

忙しいビジネスパーソンに対しては、「簡潔さ」もまた、重要な要素となります。「正確な敬語」や「理解しやすさ」を意識するあまり、文章が長くなってしまっては、相手の貴重な時間を奪うことになり、不快感を与えてしまうかもしれません。 相手が忙しいビジネスパーソンだということを念頭に置いて文章を書くようにしましょう。

不必要な言葉はないか、簡潔に言い換えられるところはないか、確認してからメールを送信する必要があります。ビジネスメールの基本的な構成は、 ①相手の肩書きと名前、自分の肩書きと名前、簡潔なあいさつ、主旨 ②詳細(箇条書きにすると簡潔にまとまります) ③結びのあいさつ です。ビジネスメールの全体の構成を意識しながら文章を書いていくと良いでしょう。

ビジネスメールで取引先に質問・問い合わせをしたいときの注意点

敬語や尊敬語はビジネスメールでは頻繁に使いますが、間違えやすい表現も多いので注意しなければなりません。ここでは特に、よくある間違えを取り上げます。質問・問い合わせをするとうことは、こちらの希望を相手に伝えるということなので、敬語や尊敬語をしっかりと使うことがポイントです。 ぜひ間違えやすい表現を理解して、「正確な敬語使い」ができるようになりましょう。

二重敬語

質問・問い合わせについてのビジネスメールで注意しなければならない、よくある間違えは二重敬語です。二重敬語というのは、ひとつの言葉に、謙譲語や尊敬語を二つも付けてしまうという間違いのことです。たとえば、「お伺いさせていただく」は、「伺う」と「させていただく」という二つの謙譲語を使っているので不適切となります。正しくは、「お伺いします」です。 また、「拝見させていただきました」も、「拝見」と「させていただく」を二重に使用しているため、間違えとなります。正しくは、「拝見しました」です。「お聞きになられましたか?」も同様の誤りがある文章で、正しくは、「お聞きになりましたか?」です。

尊敬語の「お~」、「ご~」

謙譲語と尊敬語の使い分けについても、質問・問い合わせをする際のビジネルメールで間違えやすい言葉使いです。たとえば「ご質問があります」や「ご依頼があります」は間違えです。「お」や「ご」は、そもそも相手の行為に対する尊敬を表す語なので、自分の行為には使いません。正しくは「質問がございます」、「お尋ねします」、「依頼がございます」となります。 ただし、「ご説明します」、「ご連絡します」、「ご報告があります」など、相手のためになる行為については、「お」や「ご」を付けることができます。

ビジネスメールで取引先に質問・問い合わせをしたいときの例文集

質問・問い合わせについては、「何が」分からないのか、「どこまで」分かって、「どこから」分からないのかを示すようにしましょう。 できるだけ、具体的に説明することが大切です。そうすることで相手に不必要な負担をかけずにすみ、好印象をもってもらえるビジネスメールが作れます。

質問したいときのビジネスメール

質問メールでは、急ぎであれば期日を明記する必要があります。しかし、相手の状況を思いやって、文頭または文末には気遣いを示すかんたんなひと言を忘れないようにしましょう。

質問したいときのビジネスメール例文①

○○株式会社 ○○部 ○○ 様 いつも大変お世話になっております。 株式会社~の○○です。 お忙しいところ申し訳ありませんが、 ~について質問があります。 1.・・・ 2.・・・ お忙しいところお手数をおかけし申し訳ございませんが、 何卒宜しくお願い致します。

質問したいときのビジネスメール例文②

○○株式会社 ○○部 ○○ 様 お世話になっております 弊社では○○の○○を行っていますが、 ○○というお立場でのご意見をお伺いしたいと存じます。 次の質問につきまして、率直なご意見をお聞かせ下さいますようお願い致します。 ・・・詳細・・・ お忙しい中誠に恐縮ですが、○月○日までにご回答頂けましたら幸いです。 何卒ご助力賜りますよう宜しくお願い申し上げます。

問い合わせしたいときのビジネスメール例文①

問い合わせについてのビジネスメールでも、お願いする理由や疑問点、不明点など、具体的な内容、期限を明確に書くことが大切です。 ○○株式会社 ○○部 ○○ 様 いつもお世話になっております。 株式会社○○、○○部の○○です。 先日お送りいただいた・・・、拝受致しました。 ありがとうございます。 さて、・・・について、質問がございますので、ご回答頂ければ幸いです。 ・・・詳細・・・ お返事をお待ちしております。

問い合わせしたいときのビジネスメール例文②

○○株式会社 ○○部 ○○様 平素より大変お世話になっております。 株式会社○○、○○部の○○です。 さて、現在弊社では・・・の注文を検討致しております。 そこで大変お手数でではございますが、下記の条件内容について、 一度ご返答頂けますようお願い申し上げます。 ・・・詳細・・・ お忙しいとは存じますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

質問・問い合わせに対しての返答の仕方

社外からの質問・問い合わせに対しては、感謝の言葉を添えてから回答します。回答についても、質問・問い合わせと同様に、箇条書きで理解しやすく、簡潔にまとめると必要があります。また、質問・問い合わせいただいたことに感謝して、丁寧に答えることを心がけて下さい。なお、即答できない場合は、「確認してから回答致します」と返信しておくようにしましょう。

質問・問い合わせに対しての返答例文

お客様におかれましては、益々ご健勝のことと存じます。 この度は、○○の△△についてご質問いただき、 ありがとうございます。 以下のとおりご回答申し上げます。 ・・・詳細・・・ 以上、ご回答致します。 今後とも、○○をご利用下さいますよう、お願い申し上げます。

件名の書き方

質問・問い合わせに関するビジネスメールの件名では、用件がすぐ分かる件名にすることが大切です。たとえば、「質問があります」、「質問です」というような件名では具体性がなく、どの案件に関することなのかがすぐには分かりません。 「~についての質問がございます」、「~について質問があります」、「~についての問い合わせです」など、ひと目で用件が分かる具体的な内容の件名にしましょう。

ビジネスメールにを正しくかけるようになろう

これまで、ビジネスメールでの「質問」、「問い合わせ」、「質問・問い合わせに対する返答の仕方」、「件名」について確認してきました。 いずれも基本は相手の目線で考え、正しく敬語を使って理解しやすく簡潔な文章にすることです。最初に質問や返答の数を明示したり、箇条書きにすると見やすいメールになります。また、件名には「~についての」と、具体的な用件を入れることが大切です。 実際にビジネスメールを作成する際には、以上の内容を心がけるようにすれば、先方にもきっと誠意が伝わるでしょう。

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