用途別の稟議書の書き方（物品購入・修理）・必要項目・文例集

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稟議書は、会議を開く代わりに書類で決済を仰ぐ書類のことです。会社や官公庁では必ずある書類で、サラリーマンをしていたら、必ず各書類の一つです。会社によっては、起案書と言われることもあります。会議を開く代わりに決済を仰ぐ書類であるための稟議書なので、上司だけでなく案件によっては、役員や他の部署の人も読むこともあります。そのため、書き方などは非常に重要です。

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稟議書は、会社の様々な方が読む書類のため、簡潔にわかりやすい書き方をしなければなりません。 ここでは、稟議書の書き方やポイントについてご紹介いたします。

稟議書は、コンパクトで簡潔に書くことが望ましいです。その理由は、あなたがもし決裁権のある上司で部下からの稟議書がとても長く何が言いたいのかわからないものであれば、決済をしますか？恐らく、決済をしないと思います。それか再び稟議書を書いた部下を呼び出し、確認を行うかのどちらかになるでしょう。そのため、稟議書の書き方のポイントはコンパクトで分かりやすいものということがとても重要になってきます。しかし、稟議書で決済を得るためには、それがいかに必要なのかを盛り込まなければなりません。ここでは、稟議書を書く上で最低限盛り込むべき項目を確認しましょう。 ①件名 まず、この稟議書が何なのかを示すための目的は必ず必要です。 ②理由 なぜあなたがこの稟議書を出そうと思った経緯などを記す必要があります。 ③目的 これを行うことの目的やどういうメリットがあるかについてここで、示し提案がいかに有効なものなのかを示しましょう。 ④予算 いかに、良い提案であっても予算が分からなければ、進めようもありません。そのため、あらかじめ予算を出しておく必要があります。

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稟議書で決裁者の納得を得るためには様々な資料やカタログなどを用意します。それらをまとめて書いてみると、何が言いたいのかわからないそして、とても長くてA4用紙10枚を超えてた稟議書が出来上がってしまったなんて経験をした方もいるでしょう。 経営者は、多忙で時間を割くことはできません。そのため、コンパクトな稟議書を作る必要があります。そのため、決裁を仰ぐために必要な資料でも、稟議書内に盛り込む必要のないもの例えば、カタログや技術資料や実行計画書などは、別添付の書類として出すことがお勧めです。

稟議書の決裁権を持つ人によって書く内容や予算なども大きく変わることもあります。そのため、稟議書を書く際に、誰が読むのかそして読む順番や決裁権は誰にあるのかについて、確認をするのもお勧めです。

稟議書の書き方で一番重要なことは、定性的な表現ではなく、定量的な表現で書くことが大切です。例えば、営業部にタブレットを導入する場合「営業の作業を効率化するために営業部の社員にタブレットを持たせて、タブレットで契約書などを作成してタブレットで契約書などの確認を行う」よりも、「タブレットを持たせて営業を行うことで、従来であれば契約書の書類の準備と送付にかかる日2日間を短縮して1日で契約を取り付けることができる」のような、実際のデータなどを用いることが望ましいでしょう。データや比較表などを添付資料として提示して、決裁者に検討してもらうのが望ましいです。

出典: チェック漏れを笑顔で確認してくる女性社員｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

ここまでで、稟議書とは何かそして、稟議書を書く際のポイントについてご紹介いたしました。 ここからは、稟議書のテンプレートや文章例について確認していきましょう。